現在、多くの企業で導入が進んでいるSFA。
しかし、まだ導入していない企業や効果を感じていない企業にとっては、本当に必要なものなのかどうか疑問に思っている人もいるはずです。
営業組織として、そして営業担当者個人として、本当にSFAは必要なのか？今回は、その問いに迫ってみようと思います！
ExcelからSFAに移行するタイミングについて詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。
この記事の内容
SFAの必要性
今まで様々な場所で言われ続けているのが、“SFAは、営業担当者が入力するだけでなく、活用しないと意味がない”ということ。
しかし、当事者である営業担当者からは、
「新しいツールを導入すると、使い方を覚えないといけなくて面倒…」
「現状のやり方で自分自身の営業活動を管理できているから、別にSFAを導入する必要性を感じない…」
という声を耳にします。
また、それまで手帳やメモ帳などのアナログな方法で管理していた人にとっては、パソコンの入力作業に時間を取られてしまって、営業活動に費やす時間が減ってしまうというケースもあるようです。
「監視されている」と感じる人も。
ここまで書いていると「SFAって、必要ないの？」と思ってしまいますよね。
しかしそれは、入力作業の手間や行動の管理など、目先のことにばかりに目が行ってしまっているだけ。
SFA導入後には、アナログではなかなか実現が難しいような、便利な世界が待っているのです。
きっと、SFA活用の便利さを知ってしまったら、手放せなくなるでしょう。
関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違いや選び方から成功事例まで解説
SFAの導入目的
それでは、営業組織や営業担当者個人にとってSFAはなぜ必要とされているのでしょうか？
SFAが必要な理由として、主に以下の3点が挙げられます。
- 営業活動を見える化するため
- 営業活動を標準化するため
- 営業活動を効率化するため
関連記事：SFAで解決できる課題とは？導入メリット・デメリットも解説
営業活動を見える化するため
SFAが営業現場に必要な理由としてまず重要なのが、「営業活動を見える化する」ためです。
営業活動を見える化するとは、営業チームの活動状況や成果を可視化し、誰もが一目で理解できるようにすることです。
例えば、営業活動は、「アポイント獲得→初回訪問→ヒアリング・情報収集→提案→クロージング」のような営業プロセスから成り立っています。
営業プロセスを見える化することで、ボトルネックになっているフェーズを特定し、営業戦略で改善すべき点が見えてくるのです。
SFAがどのように営業活動を見える化できるのかを説明していきます。
関連記事：営業プロセスの見える化とは？可視化の3ステップを解説
案件進捗の管理
SFAの案件管理機能では、見込み顧客に初めて営業をしてから、受注に至るまでのプロセスを管理することが可能です。
過去の提案商品の内容、見積り、営業活動の進捗、案件の成約確度、受注予定日、商品金額を細かく管理できます。
上記の画像（Mazrica Sales）のように「誰がどんな案件をどのくらい進めているのか」をボード形式で一覧化できるSFAだと使い勝手が良いでしょう。
営業進捗が芳しくない案件などをチーム内で共有することで、担当者以外でもボトルネックを発見できるとともに、失注防止に寄与します。
関連記事：SFAで案件管理をするメリットとは？Excelや日報では案件を管理しきれない！
行動管理
営業の行動管理とは、「電話やDMによるアプローチ」「アポイントメントの獲得」「商談」などをKPIとして数値化し、目標達成のために過程を管理・分析し、改善させることです。
SFAを活用すると、誰が何をしたのかという、営業メンバー一人一人の行動を記録・蓄積し、一覧化できます。
SFAの行動管理機能によって、行動・営業プロセスの可視化・改善が可能です。
成績の良い営業パーソンと、成績が伸び悩んでいる営業パーソンの行動パターンを比較し、営業手法の改善につなげられるでしょう。
関連記事：SFAを使った行動管理・プロセス管理のメリットと注意点
顧客管理
顧客管理とは、顧客情報や商談情報、契約情報など顧客に関する様々な情報を一元管理してデータ分析・活用に役立てることです。
SFAの中でも、取引先情報と営業活動情報に紐づけて管理できるSFAを利用すると便利です。
上記画像のSFA（Mazrica Sales）では、70万件以上の「国内企業データベース」を活用できるため、取引先名（企業名）を入力するだけで、コーポレートサイトのURLや設立年、従業員数などの企業情報が自動で入力されます。
これによって、取引先情報の入力負荷がぐっと軽減されますね。
また、企業情報だけでなく、プレスリリースや財務状況などの企業情報も自動で収集できるため、訪問前に情報収集をする時間の削減につながります。
関連記事：顧客管理とは？基本やツールを使った管理方法を分かりやすく解説
予実管理
予実管理とは、「予算」と「実績」のそれぞれの数値を管理し、企業経営に活かすことです。
SFAの売上予測機能を活用すると、Excelなどで自力で作成するよりも高精度で見やすい売上予測レポートを作成できます。
レポート機能は専任スタッフが作り込む必要はなく、標準搭載されているため、正しいデータを誰もがタイムリーに把握できます。
なお、上記画像のSFA(Mazrica Sales)はMazrica BIというBI機能を有しているため、様々なデータを統合・分析することも可能です。
BI（Business Interigence）機能があるSFAであれば、SFAに蓄積した情報と、他のツールで蓄積した情報を合わせ、より精度の高い予実管理を実現できます。
関連記事：予実管理とは？進め方5つのステップと営業管理の方法や成功のポイントを紹介
レポート作成機能
SFAのレポート機能は、営業の見える化の実現のために不可欠な機能です。
売上の正確な金額や、AIの分析による売上見込み、営業アクションの状況などをわかりやすいレポートにして自動で集計・表示してくれます。
上記画像のSFA(Mazrica Sales)では、ダッシュボードで表示するレポートを自由にカスタマイズできます。
様々な営業データを可視化でき、直感的に状況を把握できるため、確認コスト削減にもつながります。
営業活動を標準化するため
「営業活動を標準化する」ことも、SFAの重要な役割です。
営業活動の標準化とは、営業プロセスや業務手順を一貫性のある方法で定義し、どの営業担当者でも成果が出るような営業プロセスを整備することです。
営業の標準化によって、属人化を防ぐとともに、教育コストの削減にも役立ちます。
属人化の排除
SFAの大きな利点として、営業フローをデータとして一元管理・共有できる点にあります。
これにより、個人の属人的なノウハウに頼らず、顧客や案件に関する情報伝達が可能になります。
従来の営業スタイルでは、営業マンの人脈や独自のノウハウに過度に依存する傾向がありました。
そのため、担当者が交代する際の引き継ぎが非効率的で、新担当者が顧客への適切な対応ができずに信頼関係を損ねるリスクもありました。
SFAを活用すれば、担当者が代わった場合でも、これまでの顧客とのやり取りの経緯が記録されているので、スムーズな引き継ぎと良好な関係継続が可能になります。
また万が一、引き継ぎ作業がなされないまま担当者が急に退職した際も、SFAのデータを参照することで被害を最小限に抑えられます。
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トップセールスの営業ノウハウ共有
SFAを活用すれば、成果を上げている優秀な営業パーソンのアプローチ手法をデータとして蓄積し、営業チーム全体で共有することが可能になります。
これにより、チーム全体のスキルアップと生産性の向上を図ることができます。
あなたの会社にも、卓越した営業力を持つトップセールスはいるはずです。
トップ人材の営業ノウハウをチーム内で共有できれば、会社全体の売上や利益がさらに伸びる可能性は高いでしょう。
SFAには各営業マンのクライアントへのメール・提案などのアプローチ内容が記録されます。
トップセールスの具体的な営業プロセスをデータから確認し、他のメンバーが学びながらその手法を実践に活かすことで、全体のレベルアップが期待できます。
さらに、SFAのデータを分析すれば、なかなか成果が出ない営業マンの課題や”ボトルネック”を特定し、改善策を立案することもできます。
データに基づいた営業力強化により、組織の収益力向上が期待できます。
関連記事：営業ナレッジマネジメントとは？意味や手法・事例を解説
営業活動を効率化するため
3つ目に紹介するSFAの必要性は、「営業活動を効率化する」点です。
SFAは、導入によって入力作業や資料作成にかかる時間を削減し、営業活動を効率化できるというメリットがあります。
SFAを用いた営業効率化の詳細を説明します。
AI活用
SFAにはAIが搭載されているツールが多く、営業効率化を促進してくれます。
具体例を挙げると、クラウド型SFA/CRMのMazrica Salesでは、搭載AIが登録データをもとにして、案件の優先度を[契約金額/契約確度/契約予定日]を加味して判断してくれます。（上記画像を参照）
各予測に対する影響項目も提示されるため、事前にリスクを把握して対策を取ることができます。
次に取るべきアクションを提案してくれる機能もあり、進行中案件の進め方を具体的にイメージできるでしょう。
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情報共有の活性化
前述の通り、SFAは営業の見える化を実現するため、営業チームの情報共有を漏れなく活性化することができます。
案件の進捗や、担当者が取ったアクションなどの情報が細かくSFA内に記録されるため、特定の人に聞かなければ実態が分からない、ということがありません。
なお、上記画像（Mazrica Sales）のようなのグループウェアやチャットツールと連携できるSFAは、アラートや通知機能によって、案件の進捗情報や営業の活動情報のリアルタイム共有が可能です
外出先での利便性
モバイルフリーのSFAであれば、スマホアプリからもレポートやダッシュボードを閲覧でき、外出先でも簡単に情報の入力・閲覧が可能です。
会議や商談の最中でもすぐに現状を把握できるため、ネクストアクションの立案がスピーディになるでしょう。
面倒と思われがちな業務報告も、SFAのアプリを使えば移動中に完了します。
関連記事：スマホ活用で変わるSFAによる営業生産性｜モバイル対応SFA10選
名刺管理
展示会などで交換した名刺を一つ一つツールに手打ちする作業は大変なものです。
また、名刺情報を管理しているツールと営業案件を管理しているツールが異なる場合では、データの照合や、表記ゆれの修正に骨が折れます。
そのような場合に、名刺管理機能を持つSFAがあれば、上記の苦労も一掃できるでしょう。
名刺情報をスマートフォンのカメラで簡単にデジタル化し、直接システムに取り込めるため、手動での入力作業が不要になります。 名刺情報を営業活動と紐づけられるため、追客の抜け漏れがなくなり、効率的な営業活動が可能になるのです。
SFAを導入しても失敗するケース
SFAは営業の現場にとっても組織にとっても、導入メリットがあることは分かりましたね。
しかし、そんなメリットがあるにも関わらず、導入しても活用しきれなかったり定着しなかったりして、失敗してしまうケースも少なくありません。
それは「SFAを導入すれば、売上が上がる」という、過度な期待を抱いて導入してしまうからです。
ところが、SFAは魔法のツールではありません。導入しただけで営業力が上がるわけではありませんし、入力しただけで売上に繋がるわけでもありません。
SFAには正しい導入手順があるのです。
しかし具体的な失敗のケースは、下記のような事例が挙げられます。
- 自社の課題を把握せずに導入したことで、結局何のためにSFAを取り入れたのか分からない
- 多機能なもののほうがいいかと思って導入したが、機能が複雑すぎて使いこなせない
- 製品選定の際に現場の営業担当者の意見を聞かずに導入したことで、現場で使いにくい仕様だったため、営業担当者にとって使いにくく定着しない
- “SFAに入力すること”が目的となってしまい、活用まで至っていない
逆に言えば、“営業の現場で使いやすく、必要な機能が揃っているものを選ぶ”ことで、SFA導入が成功することにもなるのです。
▶︎▶︎【実は50%以上の企業が課題あり？！】失敗しないSFAの導入手順とは？
営業現場に本当に必要なSFAの機能
では、 “営業の現場で使いやすく、必要な機能が揃っているものを選ぶ”ためには、どのような機能が備わっている製品を選べばいいのでしょうか。
SFAでできることは先述しましたが、より具体的に営業の現場で必要な機能を3選紹介します。
- 類似商談レコメンド機能
- アプローチ漏れアラート機能
- 入力負荷の軽減機能
類似商談レコメンド機能
SFAに登録されている膨大な過去案件の中から、同様のシチュエーション（フェーズや業界など）で行われた効果的なアクションをレコメンドしてくれる機能があります。
他のメンバーが作成した提案書をそのまま使うことができたり、営業トークを真似したりすることができます。
通常は誰がどんな営業をしているのか把握できないものですが、SFAを使うことによって、他のメンバーの成功事例を共有することができるので効率的ですね。
営業活動を一元管理できるSFAならではの機能です。
アプローチ漏れアラート機能
一人でいくつもの案件を掛け持ちしていると、対応漏れが出てしまうこともあります。
例えば「検討結果を回答するのに一カ月の期間がほしい」という顧客など。その場では「分かりました！」と返答しても、本当に一カ月後まで覚えていられるのか…そして、一カ月後に最適なアクションを取ることができるのか…。
そんな時に便利な機能が、アプローチ漏れをアラートしてくれる機能です。
案件のリードタイムや自社で決まっている基準などによって、条件をカスタマイズして設定することができるので、少ない工数で多くの売上を作ることができるようになります。
入力負荷の軽減機能
先述の通り、SFAは営業活動を蓄積していくもの。商談内容だけでなく、メールの内容も蓄積していくことで、顧客とどんなやり取りがあったのかという詳細を記録することができます。
しかし、メールを送ったあとにメール本文をコピーし、SFAで取引先と顧客を選択してメール内容をペーストする…となると、手間も時間もかかってしまいますね。
営業活動を支援してくれるためのツールであるはずなのに、手間ばかり増えて営業活動に時間を割けなくなってしまっては本末転倒です。
そこで、そんな入力負荷を軽減してくれる機能が搭載されている製品を選びましょう。
入力負荷を下げてくれる代表的な機能というのが、Gmailとの連携機能。連携させておくことで、自動的にGmailの内容をSFA内に取り込むことができ、メールでのやり取りの内容も管理することができます。
また、組織内メンバーすべてのメール内容を蓄積しておくことで、他のメンバーが送ったメール本文が参考としてポップアップ表示される機能も。
ビジネスマナーを守ったメールを一から考えずに済むので、メール作成の時間も削減することができるようになります。
▶︎▶︎SFAとメールを連携させ、入力負荷を減らすための詳細はこちら
自社の課題を元にSFAの必要性を検討しよう
SFAは、活用してこそ売上に結びついてきます。営業担当者が自発的にSFAを活用していくためには、営業の現場で使いやすい仕様や機能であることが一番です。
自社の課題を解決するためにはどのような機能があればいいのか、現場で使いやすいインターフェースはどのようなものなのか、など、さまざまな視点から導入する製品を選んでみてくださいね。
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