東京貿易メカニクス株式会社 左からサービス部工事管理センターセンター長 小林 幹生 氏、サービス部札幌事務所課長代理 沼田 友志 氏、管理部営業管理課 山田 菜々 氏
この記事の内容
現場と事務の情報共有が課題、業務改善効率の向上が急務
１）企業紹介
東京貿易グループの一員である東京貿易メカニクス株式会社は、ガス関連機械・サービスの提供を通じて、ガスの安定供給を目指すお客様の支援事業に携わってきました。
近年は、環境に配慮した「低・脱炭素化」への取り組みに対しても真摯に向き合い、真心を込めた製品やサービス提供での貢献を目指している企業です。
２）Mazrica Sales導入前の営業組織の状況と課題
東京貿易メカニクス株式会社 サービス部では、サービス担当者と営業事務担当者間でのコミュニケーションに課題を感じていたという。今回Mazrica Sales導入をリードした小林氏、サービス部の沼田氏、営業事務の山田氏は当時の状況をこう振り返る。
「弊社のサービス部のスタッフは、春先から年末にかけてメンテナンスの仕事が多く、毎日現場に赴いています。今日の現場が終われば明日の現場、明後日の現場…と、連日現場作業が続くため、翌日の準備は現場作業と並行して行わざるを得ない状況です。そのため、現場の仕事に追われて社内に伝えるべき情報共有ができず、忘れてしまうことが多々あります。
必要な情報がなければ業務を進められない営業事務担当者は、サービス担当者からの連絡がないことに不安を感じ、業務の遅延や残業時間の増加にもつながっていました。口頭やメールなどで個別にやり取りをしても、結局うまくいかないことが多く、十分なコミュニケーションが取れないことが慢性的な課題だと感じていました。」（小林氏）
「営業事務担当としては、念入りに連絡を取ったり、Excelで進捗管理を行うなど対策をしてきましたが、双方で情報共有が徹底されないケースも見受けられました。」（山田氏）
「営業事務担当の方が丁寧に業務を進めても、ミスや処理漏れが発生してしまうこともありました。情報共有不足が明確であったため、『果たしてこのままで良いのだろうか…』という思いがありました。」（沼田氏）
部署間の連携強化が期待できる“進捗の可視化”と“情報集約”が決め手
３）SFA/CRMの選定プロセスと決め手
グループ会社からの紹介でMazrica Salesを知った後、サービス部で活用できるか、マネジメントクラスのメンバーが中心になってMazrica Salesの検討を推進していった。ツール選定を進める中で大きな決め手となったのは、“進捗状況の可視化” だったという。
「Mazrica Salesの役割や長所から、弊社の業務に非常にマッチする印象を受けました。課題であった部署間のコミュニケーション不足の解消はもとより、案件ごとの進捗状況を可視化できる点が非常に優れていると感じました。
なぜなら、“自分が次に何をすべきか”が明確になり、気づきも得られるからです。可視化により、コミュニケーションツールとしての活用だけでなく、売上向上にも貢献すると感じました。
また、Mazrica Salesにはさまざまな機能が搭載されています。案件情報を把握するために必要な書類や見積書を登録できる機能、チャット形式のコメント機能はとても便利だと感じました。」（小林氏）
４）Mazrica Salesを定着させるための工夫と導入後の変化
Mazrica Salesの活用・定着に向け、社内の仕様にフィットさせる取り組みに注力してきた。導入後の取り組みを、小林氏、沼田氏、山田氏はこう振り返る。
「各案件の進め方に合わせた詳細なフェーズ設定が必要だったため、推進メンバーで検証を重ねながら徐々に構築していきました。Mazrica Salesの担当者の方とも協議し、その都度適切なアドバイスをいただいたことで円滑に進めることができました。
Mazrica Salesの素晴らしさを十分に感じたため、社内浸透を図るべく全国7拠点にあるすべての支店で説明会を開催。その後段階的にMazrica Salesの利用を開始しました。」（小林氏）
Mazrica Salesを使いこなす成長速度は支店や個人によって異なるため、うまく活用できていない場合、どうアプローチしていくかが課題でもあるという。
「社内にMazrica Salesを浸透させる活動の一つとして、サービス部の責任者が集う月例ミーティングを開催しています。各拠点の課題や成功事例を共有することで、学び合いながらコミュニケーションを図っています。
その結果、Mazrica Salesが根付き、スムーズな情報共有ができるようになったという事例もありました。」（小林氏）
また、数か月かけてMazrica Salesを使ってみると、業務効率化とスムーズなコミュニケーションを実感したという。
「以前は資料をまとめて営業事務の方にメール送信していたため、見返したいと思ったときになかなか見つからないことがありました。しかしMazrica Sales導入後は、案件ごとに資料が整理されているため、検索の手間が省けて大変助かっています。
また、案件の進捗状況がリアルタイムに共有されるため、営業事務の方へ連絡をしなくても処理を進めていただけるようになり、業務効率が向上しました。スマートフォンでも案件登録ができるので、出先でも情報共有しやすくなり、スピーディに業務ができるようになったのもメリットの一つです。Mazrica Salesの利便性を数か月かけて実感しました。」（沼田氏）
「社内のみなさんが慣れてきたころにMazrica Salesをイチから触り始めましたが、使い始めてすぐに情報共有ツールとしての使い勝手の良さを実感しました。遠隔地の支店間でのメールや電話のやり取りも減ったので、業務負担の軽減を感じています。」（山田氏）
情報共有の可視化やデータの集約が進むことで“チームとしての一体感”や“ペーパーレス化の推進”にも貢献している。
「以前は自分だけが管理する資料があり、誰かに共有することはあまりありませんでした。しかしMazrica Salesだと作業がフェーズごとに可視化・共有化されるため、担当者同士が“協力し合っている一体感”を感じます。「自分だけで仕事をしている」という感覚はなくなりました。
また、紙での書類印刷からデータでのやり取りに移行し、ペーパーレス化が推進されたことも大きなメリットです。データで保存できるようになったことは非常に便利だと感じています。」（山田氏）
MazricaSalesで業務改善を実感、さらなる取り組みでDX推進へ
５）今後の活用に向けて
Mazrica Salesを導入して1年ほど経つが、簡単にレポート作成やデータ分析ができる「Mazrica BI」の導入を検討し、新たに取り組みの幅が広がっているという。
「Mazrica Salesを導入した結果、まだ課題はありますが業務改善できている部分も多々あります。弊社ではさらに定着を進めて情報共有のスピードアップを目指していきます。
また、Mazrica Salesを活用する中で、見やすく集計したり、必要な情報をピックアップして表示したりできることに気づき「Mazrica BI」も取り組みたい意識が芽生えました。
現在トライアル導入をしているので、帳票や数字管理、会議資料作成にかかる時間を短縮できるDX化の推進を期待しています。
Mazrica Salesの担当者の方には、いつも親身に情報提供していただき、非常に感謝しています。社内のより多くの方が便利にMazrica Salesを活用できる体制を築いていきたいと思いますので、今後ともご協力よろしくお願いいたします。」（小林氏）
