「営業をもっと効率化したい…！」
と多くの営業組織が考えているのは間違いないでしょう。営業が効率化されることで、今までよりも多くの時間を提案などの活動に費やすことができ、売上が向上するからです。
しかし、営業は会社全体の中でもかなり属人化しがちな領域で、組織として効率化を進めていくことに困難さを感じている方も多いのではないでしょうか？
今回お話しさせていただくのは、組織全体での大掛かりな努力が必要になるような大変な話ではなく、本当に簡単に取り組めることで営業の効率化を実現することができた弊社マツリカでの事例です。
今回は営業の中でも「アポ獲得」の領域での効率化の話となります。弊社では営業をインサイドセールスとフィールドセールスに分けて（それぞれ社内ではSDR、AEと呼ばれています）、見込み顧客に対するアプローチからアポイントの獲得までをインサイドセールスが担当していますが、インサイドセールスという役割が存在していない営業組織でも参考になる話かと思います。
インサイドセールスについてはebookも参考になります。
この記事の内容
マツリカのインサイドセールスが抱えていた課題
追いかけメールの作成作業
問い合わせや展示会などで獲得した見込み顧客に対して、電話もしくはメールでアプローチしていくのが一般的だと思います。電話をして、繋がらなかったらメールを送るというフローで進めている場合がほとんどなのではないでしょうか？
弊社ではこの追いかけのメールでアポイントの候補日も提示しています。候補日なしよりもありの方がアポイントの獲得率が高いからです。ただ実はメール作成で一番時間がかかっていたのがこの候補日の提示でした。これは営業をやっている方なら共感いただけるのではないでしょうか？カレンダーを見て空いている日程を探し、それをメールに一つずつ間違いのないように確認しながら転記していく。月とか日とか曜日とかをいちいち書くのもかなり面倒で時間のかかる作業です。
試しに今この作業でどれくらいの時間がかかっていたのかを確かめてみたのですが、5つ候補日程をメール文面に書き出すのに3分もかかってしまいました。弊社ではインサイドセールスがだいたい一日20件ほどの案件を追いかけているので、なんと3×20=60分の時間を日程調整の書き出しに使っていたことになります。
メールが大量に届くせいで重要なメールが埋もれてしまう
一般的に営業担当のメールボックスはいつもパンクしています。顧客と社内別部署とのやり取りやチーム内のccメール、メールマガジン、会社で使っているツールからの通知メール…などなど。顧客からのメールが営業にとって最も重要で優先度が高いのは言うまでもないですが、その他のメールが大量に届くせいで、顧客からのメールに気づくのか遅れてしまう…なんてことも。
マツリカのインサイドセールスでも例のごとく大量に届くメールフォルダの整理に悩まされていました。パッと思いつく対処法はGmailのフィルタ設定です。しかしccを省いたフィルタを作成してもツールから通知やメールマガジンが入ってきてしまいました。また自分の名前が入っているフィルタを作成しても、やはり上記のようなメールを除外できなかった上に、社内の同姓の人に対するメールも混入してしまうように…。このフィルタ管理の機能自体がわかりにくいこともあり、あまりうまくいきませんでした。
電話での不在率が高い
見込み顧客に対して電話でアプローチするも、全然繋がらない…という経験はありませんか？弊社の場合、提供しているツールは営業向けのツールですので、顧客も当然営業組織の方が多いです。提案活動のために社外に出ることも多い営業マンに対して、適切なタイミングでアプローチするためにはどうすればいいのかという課題を抱えていました。
一般的な対策としては、次の追いかけの際に架電する時間を変えてみるなどがあるかと思います。しかしこれをやってもあまり劇的な効果はありませんでした。
問い合わせがあったら5分以内に対応すべしとよく言われます。これは非常に理にかなっていて、問い合わせをした瞬間こそ顧客が一番製品やサービスに対して関心をもっているタイミングなのであり、また問い合わせをした瞬間は情報収集作業を行なっていたということになるので、当然電話なども繋がりやすいです。
そのため問い合わせに対してすぐに対応するということに関しては徹底しつつも、それでも繋がらなかった際や、イベントや展示会で獲得した見込み顧客の追いかけの不在率改善のための打ち手を探していました。
どのようにして課題を解決したのか
結論から言うといくつかのGmailと連携して使えるツールの機能やGmail自体の機能を利用して、業務を効率化し、問題の解決にあたりました。下記で具体的な機能やツールの話を紹介します。
日程調整機能とテンプレートの利用によりメール作成を効率化
このような課題を感じていた折、ちょうど弊社内でNotiaという新サービスの開発が進んでいたので、こちらを利用させていただきました。（現在は正式にリリースされ無料から使うことが可能です。）
NotiaはGmail上からGoogleカレンダーの空いている日程を選択すると、候補日程として自動でメールに書き出してくれる機能があります。社内のメンバーの日程ももちろん表示できるため、同席者の日程も考慮した候補日を提示することも簡単です。これによって上で説明した候補日程の書き出しにかかっていた3×20=60分の時間を削減することができました。
またメールのよく使うテンプレを保存して、すぐにメールに書き出せれば効率化できるのではないかと思い、Gmailの返信定型文の機能を使うことにしました。この機能はGmailの設定＞詳細設定から設定することができます。
重要メールの通知
Notiaには顧客から返信がきた場合や、返信が来たのに対応していない場合に通知する機能があります。Notiaが対応が漏れているメールを教えてくれるので、対応漏れがないかを確認するためにメールフォルダを確認する必要はなくなりました。
顧客がメールを開封した瞬間に通知を飛ばす
見込み顧客に送信したメールをNotiaでトラッキングすることで、開封した瞬間に通知を飛ばすことができます。メールを開封した瞬間は、相手がお手すきであったり、サービスに関心を抱いている瞬間である場合が多いため、このタイミングで電話でアプローチすることで不在率が下がっただけでなく、スムーズに見込み顧客と会話をすることができるようになったのです。
通知をSlackに集約
弊社ではチャットツールにSlackを利用しています。チャットツールと一口に言うとたくさんのツールがありますが、Slackの特徴の一つは様々なツールと連携できるため、情報を集約できるという点です。
このSlack上にお問い合わせの通知やNotiaからの通知を集約することで、インサイドセールスのチームとして対応すべきことの共有や、誰が何に対応するといったコミュニケーションをスムーズに取ることができるようになりました。
まとめ
今回はGmailやGmailと連携して使えるツールを利用した「アポ獲得」の効率化について弊社での事例をお伝えしました。どの方法もGmailを使っている場合は、簡単に試せる方法ですので参考にしてみてください。
Notiaとは（2021年12月20日サービス終了）
Notiaは外部とのやりとりでEメール利用がまだまだ多い営業パーソンに向けて開発されたツールです。現在はGoogle Chromeの拡張機能として提供されています。Gmail上で送信したメールをトラッキングすることで、相手のメール開封状況、重要顧客に対する返信漏れなどを通知することができます。またメールでの日程調整を簡単にする便利な機能もついています。無料から利用することができます。
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