「DXの重要性を理解しているが、何から始めたら良いのかわからない」という方も珍しくありません。DXは自社のビジネスモデルを抜本的に変革する取組みのため、ハードルが高いと感じても仕方ないでしょう。
そこで、まずは社内の業務やデータをデジタル化する「社内DX」をおすすめします。社内DXにより、働き方改革やBCPにも対応できるのです。
本記事では、社内DXについて詳しく解説し、社内DXを加速させるおすすめのツールを紹介します。社内DXに興味がある方や、社内DXがうまくいっていない方は、ぜひご参考ください。
この記事の内容
社内DXとは？
社内DXとは、社内のデータをデジタル化したり業務プロセスにデジタルツールを取り入れたりすることで、社内業務や働き方などを変革していく取組みです。
そもそもDX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用してビジネスモデルを変革させることです。企業がDXに取り組むと自社の商品・サービスが大きく変革して新たな価値を生み出すため、企業全体だけでなく市場や顧客にも影響を与えかねない、大きな取組みとなります。
一方、社内DXの場合、影響が及ぶ範囲は社内に限定されます。そのため、大規模なDXよりも取り組みやすくいと言えるでしょう。
しかしながら社内DXがうまくいけば、業務効率化やコスト削減の効果があります。そのぶんの人的リソースやコストを、利益につながるコア業務に投入したり、新たなビジネスモデルの創出に注力したりできるため、企業にとってプラスに働くことは間違いありません。
関連記事：DX(デジタルトランスフォーメーション)とは？意味・定義と成功事例を紹介
社内DXの推進が重要視されている背景
なぜ社内DXに取り組まなければならないのでしょうか。その理由として、企業を取り巻くビジネス環境の変化が挙げられます。以下で詳しく解説します。
関連記事：DX戦略とは？戦略立案・推進の4つのポイントとDX化の成功事例を紹介！
労働人口減少に伴う働き方改革を推進するため
少子高齢化が進む日本では、労働人口が大きく減少しています。企業は、少ない人員で生産性を最大化しなければなりません。
そこで注目されているのが、多様な人材を活用するための「働き方改革」。社内DXを行ってデータのデジタル化やデジタルツールの導入をすると、テレワークや時短勤務などの多様な働き方にも対応できるようになります。
多様な働き方ができれば、地方や海外などに住んでいてオフィスに出社できない人や、育児や介護で仕事ができる時間が限られている人など、今まで採用が難しかった優秀な人材も採用でき、生産性向上につながるでしょう。
関連記事：働き方改革とは？取り組み方や事例をどこよりもわかりやすく解説
「2025年の崖」問題に対応するため
企業の社内DXが求められている背景には「2025年の崖」という問題があります。
「2025年の崖」とは、経済産業省が公表した「DXレポート」にて提言された問題で、2025年を目途に以下のように大きな変化が訪れると言われています。
- 約43万人ものIT人材が不足する
- 基幹システムがレガシー化（時代遅れ）する
- さまざまなアプリケーションのサポートが切れる
これらの問題が起きた末、年間で最大12兆円もの経済損失が生まれるとしたものが「2025年の崖」です。
「2025年の崖」に対応するために、企業は社内DXを進めて、システムの見直しやIT人材の確保などを進める必要があります。
BCP（事業継続計画）対策を強化するため
BCPとは日本語では「事業継続計画」と言い、災害やテロなどの危機的な事態に陥っても、企業の損害を最小限に抑えつつ、中核的な事業を継続できるよう、事前に取り決めておく計画のことです。
社内DXを行って、あらかじめ働く環境を整備しておくことは、BCP対策として有効です。
企業の重要なデータはクラウド上に保存されているため、危機的状況下でもデータを損失しません。また、ビジネスチャットやオンライン会議などを用いることで、テレワークでも問題なく社内コミュニケーションや顧客とのやり取りが可能です。
実際、新型コロナウイルス感染症の流行によりオフィスへの出社や顧客との対面営業などが制限された際、大きな損害を受けた企業も少なくありません。事前に社内DXを行っておくことで、こうした不足の事態にも適切に対処できます。
インボイス制度に対応するため
2023年10月1日から開始されるインボイス制度。「適格請求書」とも言われ、消費税の仕入税額控除の方式です。
インボイス制度が開始することで請求内容が複雑になるため、売り手と買い手の会計処理なども今まで以上に煩雑になる可能性があります。慣れていないうちは、人手による処理ではミスやトラブルも発生しかねません。
あらかじめ社内DXを行って、売り手・買い手双方の請求システムや会計システムを整備しておくことで、取引データを自動で取り込んで処理できるようになります。インボイス制度が開始しても、売り手・買い手どちらも混乱することなくスムーズに請求や処理が可能でしょう。
社内DXが進まない原因
多くの企業で社内DXの重要性は認識されているものの、なかなか思うように進んでいないことも実情です。その理由として、DX人材の不足や経営層の理解不足が挙げられます。それぞれ詳しく解説します。
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DX人材の不足
社内DXを進めるために不可欠なのが、率先して遂行するDX人材の存在です。
DX人材は、自社のビジネスや業務内容について熟知し、さらにデジタル技術やDXについての知見を保有していることが条件となります。
しかし「2025年の崖」でも触れたように、ITの専門知識を持つ人材はどんどん減少しています。DXともなると、IT知識だけではなく、デジタル領域全般の知識が求められるため、さらに高度な人材と言えるでしょう。
そのため、なかなかDX人材を確保できないために社内DXが進まないという企業も少なくないのです。
DX人材不足の課題を効率良く解決するために、まずは少ない人数でも社内のデータの一元管理ができて、誰もが使いやすいツールを導入すると良いでしょう。
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経営層のDXへの理解不足
経営層がDXへの理解が足りないために、社内DXに取り組めないという企業の多く見られます。
DXは昨今のビジネス業界でも注目されているキーワードですが、日本では取り組んでいる企業がまだ多くないことから、経営層は他のビジネス課題を優先しがちになります。
また、社内DXは「これができたらゴール」という、明確な最終地点がありません。中長期的な期間を継続して取り組む必要があるため、コストも時間もかかるという理由から、経営層が難色を示すこともあります。
このように経営層の理解不足によって社内DXが進まず、結果的に競合他社に遅れを取ってしまうことになるでしょう。
社内DXの進め方の6ステップ
社内DXが進まない弊害があるなかで、企業はどのように社内DXを進めていくべきなのでしょうか。ポイントとしては、まずはスモールスタートから始め、徐々に社内に浸透させていくことが重要です。
それでは、社内DXの進め方を具体的に紹介していきます。
関連記事：DXの進め方とは？始め方から推進まで6つのステップに分けて解説
1. プロジェクト目標の明確化<
社内DXの第一歩は、具体的な目標を設定することです。単に「業務のデジタル化を進める」という抽象的な目標ではなく、経営課題や業務上の具体的な問題にフォーカスした数値目標を掲げる必要があります。
たとえば、「製造部門における在庫管理コストを20％削減する」や「人事部門の採用プロセスを1週間短縮する」といった具体的な指標を設定することで、プロジェクトの方向性が明確になり、全社で一丸となって取り組む体制が整いやすくなります。
また、経営層の理解と積極的な支援を受けることで、必要なリソースの迅速な確保と全社的な協力体制の構築が実現され、プロジェクトの成功率が高まります。
2. 実施対象の範囲決定
社内DXの推進においては、全社規模の大規模プロジェクトはリスクが高いため、まずは特定の部門や業務プロセスに絞ることが現実的です。
たとえば、毎日の手動入力や紙ベースの管理が多く、効率化が望まれる物流部門や、複雑な在庫管理を行う製造部門を初期対象とすることで、短期間で効果を実感しやすくなります。
さらに、選定にあたっては、既存システムとの連携が容易な部門や、従業員のデジタルリテラシーが高い領域を優先することで、初期導入の成功事例を積み上げ、後に全社展開への足がかりとすることができます。
3. 現場の声の収集と分析
DXを推進する上で、現場の意見を的確に把握することも重要です。
実際に業務に従事している従業員が感じている「システムの使いにくさ」や「情報共有の不足」といった具体的な課題を、アンケート、インタビュー、ワークショップ、そして実際の業務観察などを通じて収集します。
例えば、オフィスや現場での日常業務の中で、操作手順が煩雑で時間がかかっているといった意見を具体的に集めることで、改善すべきポイントが明確になり、より実効性の高いソリューションの導入が可能となります。
4. 現状把握と目標プロセスの設計
現場の営業ニーズを正確に捉えた上で、現状の営業プロセスを詳細に分析し、理想とする目標プロセスを設計します。
まず、現状の商談フローや顧客管理システムの構成を図式化し、例えば、各担当者間での顧客情報共有の遅れや、重複した商談データの入力、進捗管理のばらつきなど、具体的な問題点を洗い出します。
その上で、統合された営業ダッシュボードの導入や、RPAツールによるアプローチやフォローアップの自動化など、最新のデジタル技術をどのように取り入れて営業活動を改革するか、具体的な理想像を描き出します。
こうして現状と目標プロセスのギャップが明確になれば、実施すべき変革施策や優先順位がはっきりし、効率的な営業改善と生産性の向上が期待できます。
5. 最適なツール選定と施策の決定
目標プロセスの実現に向け、各種ITソリューションの中から自社の業務特性や課題に最も適したツールを選定することが求められます。
たとえば、クラウドベースのERPシステムや専用のワークフロー管理ソフトなど、各ツールの機能が自社の業務プロセスに合致しているかを慎重に評価します。
選定にあたっては、機能面の適合性、将来的な拡張性、他システムとの連携可能性、ユーザーの使いやすさ、導入および運用コスト、セキュリティ対策、そしてベンダーのサポート体制など、多角的な観点から検討することが必要です。
6. 具体的な実行プランの策定
最後に、プロジェクトの実行プランを具体的に策定します。
プロジェクト開始から完了までの全体スケジュールを明確にし、初月に現状分析を完了し、2ヶ月目にパイロットプロジェクトを開始するなど、各工程の所要時間や主要なマイルストーン、最終目標の達成時期を具体的に設定します。
また、プロジェクトメンバーの役割分担や必要なリソース（人員、予算、設備）の配分、さらに予想されるリスクに対する対応策も詳細に検討し、KPI（重要業績評価指標）を設定して進捗と成果を定量的に評価する仕組みを構築します。
社内DX推進を成功させる4つのポイント
社内DXは早急に始めるべき取組みですが、やみくもに始めては成果につながりません。成功させるためのポイントを、4つに絞って紹介します。
1.目的を明確にし、社内で共有する
なぜ社内DXを進めるのか、社内DXを進めた先には何があるのか、といった目的が明確でなければ、現場も経営層も社内DXの必要性を感じてくれません。
現在の課題やボトルネックを洗い出し、社内DXを行うことでどのように解決できるのか、具体的に明示しましょう。
2.業務プロセスを整理する
DXを推進するためには、既存の業務プロセスを見直し、再構築することが不可欠です。
これは単なるデジタルツールの導入に留まらず、業務全体の流れを最適化することを意味し、例えば営業プロセスの自動化や顧客データの一元管理が挙げられます。
現場の意見を積極的に反映しながら柔軟にプロセスを再設計することで、全社的なDX推進がスムーズに進むでしょう。
さらに、SFAシステムの導入やCRMの活用など、先進のデジタル技術を取り入れることで、業務効率が大幅に向上し、組織全体のパフォーマンス改善が期待できます。
3.現場と経営層の連携を強化する
社内DXの成功には、経営層と現場の連携が欠かせません。
経営層は、DXの重要性やシステム導入の必要性を正しく理解し、将来のビジョンを明確に示すリーダーシップを発揮する必要があります。一方、現場の協力があってこそ、DXの取り組みは実効性を持って進むものです。
経営層が主体的にDX推進をリードし、現場との連携を一層強化することは、社内DXを成功に導くための重要な要素です。
たとえば、定期的なミーティングやワークショップを開催し、経営陣が直接現場の声を聞く機会を設けることで、現場で抱える具体的な課題やニーズを把握し、より現実的かつ効果的なDX戦略を策定することができます。
経営層と現場の円滑なコミュニケーションを促進するために、定期的な情報共有会議やワークショップを実施し、現場からのフィードバックを反映させる仕組みを導入することが重要です。
4.スモールスタートから社内DXを進める
社内DXを進めようとするあまり、急にさまざまなツールを導入したり、業務プロセスを大きく変えたりすると、現場に無理を強いることになります。混乱を招くだけでなく、現場の反発にもつながりかねません。
まずはペーパーレス化や脱ハンコなどから始め、徐々に社内DXを浸透させていきましょう。
全社内的にではなく、営業部やマーケティング部など部門別に進めていくやり方もあります。
関連記事：営業DXとは？デジタル化との違いと4つの成功事例を紹介
社内DXに有効なAIエージェントツール
Mazrica Engageは株式会社マツリカが提供するAIエージェントツールです。マーケティング・営業プロセスの各フェーズにおいてAIが営業担当者に代わって業務を担い、自律的に購買プロセスを前に進めるAIエージェントです。
Mazrica Engageを活用することで顧客対応・ナレッジ検索・事前調査・見込み顧客検知などの業務をAIにお任せ人間は「本来集中すべき業務」に集中できるようになります。
マーケティング担当は従来のリード情報の取得だけではなく、顧客ごとの興味関心をデータとして取得し営業へ連携することができるようになります。営業資料の共有においても単にPDFを顧客へ共有するだけではなく、Mazrica Engageを活用すると顧客体験が上がり、より多くのデータを取得できます。
Mazrica Engage活用の利点
・自社で保有する資料や文書などのナレッジをAIに読み込ませることで、ほしい情報をAIに聞いてすぐに引き出すことが可能
・社内の情報検索の業務をAIによって大幅に効率化することが可能です
・自社専用のChatGPTのようなAIチャットを簡単に生成することができる
・AIチャットを顧客接点に設置することで、各見込み顧客それぞれが欲しい情報を対話を通じて届けることができる
・従来のターゲティングを超えた一人ひとりにパーソナライズされた体験を届けることができる
顧客は資料に設置されたAIチャットを活用して、資料を読み込まずともAIとの対話で情報をすぐに取得可能です。営業は顧客のコンテンツ閲覧状況、AIとの対話データをもとに、顧客の興味関心度合いを可視化できます。
分析レポートを活用することで顧客のアクセスデータを分析しAIがホット顧客をリコメンドしてくれます。また、閲覧データから顧客の興味関心テーマ仮説をAIが整理します。さらに興味関心テーマ仮説Web上に存在する顧客の会社・個人のデータを調査して整理します。
公式サイト：https://product-senses.mazrica.com/lp-dealagent-ai
社内DX・営業DXならSFAツールMazrica Salesを活用しよう
社内DXを始めるには、各部門や各業務からスモールスタートすることをおすすめします。
DXに適した部門は複数ありますが、営業部門もその一つ。顧客の情報収集や購買行動が多様化している現代では、顧客の傾向や課題を分析してニーズに合った営業アプローチが求められているからです。
営業の社内DXにおすすめなのが、SFA/CRM「Mazrica Sales」です。現場の使いやすさにこだわった設計なので、今までの営業業務に違和感なく組み込めるでしょう。
社内DXを進めるうえで、Mazrica Salesで特に活用できる機能を紹介します。
●ダッシュボード
Mazrica Salesはダッシュボード機能で社内の様々なデータを可視化でき、直感的な状況把握を可能にします。
ダッシュボードに表示させる表やグラフは、自身で見るべき項目を絞ってカスタマイズできます。
●案件ボード
各案件の進捗を、営業フェーズ別に管理できます。進捗状況を直感的に把握でき、最終対応日数に応じて色別でアラートされるため対応の漏れ・遅れもすぐにリカバリーできます。
●OCR機能
名刺やメモなどの写真から文字を抽出し、テキストデータとして取り込みます。ペーパーレス化やデータの一元管理につながります。
●AI機能
「Mazrica SalesのAI機能は、案件の受注確度をAIが予測する機能です。効果の高いネクストアクションを提案してくれるため、次にやるべきことが明確になります。
●セールスメトリクス機能
セールスメトリクス機能とは、各営業担当者を売上金額や受注率、リードタイムなどの計7項目から分析し、得意・不得意を可視化する機能です。得意分野を伸ばしたり、苦手分野を改善したりする際に役立ちます。
▶︎▶︎営業パーソンの強みや弱みを可視化できるSFA機能【セールスメトリクス】とは？
●外部ツールとの連携
Gmailとの連携によりメール内容を自動で取り込んだり、カレンダーアプリと連携して商談スケジュールを自動同期したりするなど、担当者の入力負荷を軽減します。
▶▶SFAとグループウェアツールの連携メリット・連携イメージを知りたい方はこちら！
さらに、iPaaSツール（Workato）を使うと、国内外1,000以上のアプリケーションと連携構築が可能です。iPaasツールを使ってMazrica Salesと見積書作成ツールや請求書作成ツールと連携することで、営業担当と経理担当の間で行われていた請求、入金に関する確認作業を大幅に削減できます。
これらの機能を活用し、営業データのデジタル化が実現します。またMazrica Salesを確認すると、チームメンバーの動きを把握できるため、社内コミュニケーションも円滑になるでしょう。
Mazrica Salesは、業界や規模を問わず多くの企業様に導入いただいております。
下記の記事では、Mazrica Salesが企業の営業課題を解決し、コスト削減につなげた事例を紹介していますので、併せてご覧ください。
関連記事：【Mazrica Sales 活用事例】なぜMazrica Salesは営業現場で使いやすく運用コストまで削減できるのか？
おわりに｜社内DXはツール導入で体系的にデジタル化を
社内DXは、社内の業務データをデジタル化したり、業務プロセスにツールを活用したりして、業務効率化や生産性向上につなげるための取組みです。これからますますデジタル化の波が加速してDXの重要性が増してくるなかで、社内DXは避けては通れないでしょう。
まずは部門や業務をDX化し、スモールスタートして徐々に社内に広げていくことが重要です。
営業・マーケティング領域のDX化なら、Mazrica製品で実現可能です。
マーケティング・営業に関するデータを一元管理し、AI、BI機能を活用することで、より深い分析と施策の実行が可能になります。
下記の資料では、営業領域、マーケティング領域含め社内DXを促進するMatricaの各種ツールを紹介しています。
無料配布の本資料1つで5種のツールの概要をまとめていますので、ぜひご覧ください。
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