新型コロナウイルスで社会の形が大きく変わろうとしている現在、在宅勤務は重要なキーワードとなっています。
しかし、多くのビジネスマン・ビジネスウーマンにとって在宅勤務は初めての経験だったのではないでしょうか。
また、多くの場合、在宅勤務の社員がどのように働いているのかチェックすることは難しく、新たな悩みの種となる可能性も。
そこで、この記事では在宅勤務ならではの悩みや問題、それを解決するツールについて紹介します。
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この記事の内容
在宅勤務の実態
多くの会社で新しく広まった在宅勤務ですが、部下や他人の仕事ぶりがなかなか見えてこないという問題があるのではないでしょうか。
ここでは、在宅勤務の実態について紹介します。
在宅勤務を行っている割合は46.1%
調査によると、在宅勤務を行っている人の割合は4月の時点で22.6%、5月に入ると46.1%となっています。
現在（2020年7月時点）は緊急事態宣言が終了し、在宅勤務の割合は下がっているかもしれませんが依然として高い割合であることが予想されます。
また、職種別に見るとマーケティング・エンジニア・人事を行っている人の在宅勤務率が高く、マーケターに至っては81％もの人が在宅勤務を行っていることが分かります。
（参考：https://dime.jp/genre/912015/）
在宅勤務のメリット・デメリット
在宅勤務には、それぞれメリットとデメリットが存在します。
在宅勤務を導入でどのような影響が現れるのでしょうか。
メリット
・新型コロナウイルス対策が可能
人との接触によって伝染するコロナウイルス対策に、在宅勤務はいうまでもなく有効です。
会社としては自社から感染者を出す可能性を抑えることができ、在宅勤務はリスク管理の１つになるでしょう。
・無駄な時間が少なくなる
従来の勤務形態では、通勤時間や移動時間が多くかかってしまうなどの無駄な時間が存在しました。
しかし、在宅勤務では移動に時間を割く勤務をすることができます。
また、職場でのコミュニケーションの必要性などもなくなり、人間関係に束縛されることもなくなります。
・育児や介護と両立しやすい
会社に通勤する必要性があると、どうしても育児や介護と両立することが難しくなってきます。
ですが、自宅で仕事ができれば目を話すことが難しい育児や介護と両立しやすくなります。
デメリット
・自己管理が難しい
在宅勤務のデメリットとしてあげられるのはまず自己管理の難しさです。
オフィスでは周りの目もあって集中できていたとしても、自宅ではスマホやテレビなどの誘惑が多くだらだらしてしまう可能性があります。
一方で、オンとオフの切り替えができず働きすぎてしまう人もいます。
オフィスにいるときはオンとオフがはっきりし、メリハリを持って仕事をすることができますが、自宅ではなかなか難しいとう人が多いようです。
・コミュニケーションが極端に少なくなる
オフィスでは様々な人と会う機会があります。
そして、ちょっとしたおしゃべりをして気分転換ができることも。
しかし自宅で一人で仕事をしていると人とコミュニケーションを取ることがほとんどなくなり、塞ぎ込みがちになってしまう可能性があります。
オフィスでの人間関係から解放されるという点では在宅勤務はメリットを持っていますが、裏返すとデメリットにもなりうるのです。
実際、在宅勤務に満足？
在宅勤務で気になるところは、在宅勤務にビジネスマンたちはどう反応しているかということ。
実際、在宅勤務にビジネスマン・ビジネスウーマンは満足しているのでしょうか。
実際にアンケートを行った日本生産性本部によると、以下のような結果になっています。
自宅での勤務に満足していると答えた人の割合は18.8%、どちらかといえば満足していると答えた人の割合が38.2%と、「満足している」と感じている人の割合は60%弱のようです。
また、実際にテレワークを行ったことで仕事の効率が上がったのか、という調査では7.2%の人が効率が上がったと回答。やや上がったと答えた人は26.6%の人と合わせるとテレワークで効率が上がったと答えた人の割合は33.8%に止まりました。
テレワークでの仕事を阻害している原因としては、机や照明などの物理的環境やWiFiなどの通信設備、資料・データのネットでの閲覧の難しさがあげられるようです。
また、会社に連絡しなければならない頻度が増え、それが手間になっているという意見も。
在宅勤務には良い面ばかりでないことが分かります。
（参考：https://www.jpc-net.jp/research/assets/pdf/5f4748ac202c5f1d5086b0a8c85dec2b.pdf）
在宅勤務だと「さぼる」のか？
管理職の方々が気になるのはやはり在宅勤務での「サボり」ではないでしょうか。
実際に、サボっている人が堂々と宣言するはずもないので実質的な割合は不明ですが、やはりどうしても（意図的でなくても）勤務時間中にサボってしまうという人はいるようです。
また、ネットで「在宅勤務 サボり」で調べるとバレないサボり方に関するページまで出てくるのが現状です。
個人の裁量に任せられる部分が多い分、監督する立場であれば部下たちになるべくサボらせたくない、と思うのが自然であると思います。
実際、リクルートマネジメントソリューションズの調査によると、管理職の約56％が部下が在宅勤務中にサボらないか、という不安を抱いているようです。
一方で管理職の約71％は在宅勤務を「部下の自己管理の習慣をつける、いい機会だと思う」とも期待しており、在宅勤務に対する相反した思いが伺えます。
（参考：https://www.recruit-ms.co.jp/issue/inquiry_report/0000000846/）
在宅勤務でのさぼりを防ぐために企業ができる取り組み
では、避けることがなかなか難しいサボりを少しでも減らすためにどのような対策が考えられるでしょうか。
ここではサボりを減らすために企業が取るべき方法とツールについて紹介します。
サボりのために企業が取るべき行動
・「ジョブ型」に変更
雇用形態には、「ジョブ型」と「メンバーシップ型」という二種類があります。
現在、多くの日本企業が採用している形態は後者のメンバーシップ型。
メンバーシップ型は先に人を採用してから、仕事を割り振る形態です。
しかし、メンバーシップ型には欠点も。どこからどこまでが自分の仕事なのか不明瞭であり責任の所在が分かりづらいので在宅勤務には向かないのです。
しかし、ジョブ型は先に仕事の範囲を明瞭にしてから人を割り振る形態なので仕事の範囲が明瞭。仕事の責任の所在もはっきりしています。
それゆえに、ジョブ型に変更することで在宅勤務でも緊張感を持って仕事を行うことができます。
・成果物を提出
一日にやるべき仕事を前もって割り振っておき、一日の最後に成果物を提出するようにする方法も在宅勤務には向いています。
管理する側の人間からすれば一日最低やっておいて欲しいことの確認ができますし、実際に勤務している側からすればやるべき仕事がはっきりとわかっているので自分でマネジメントすることが可能です。
双方にメリットがある方法といえるでしょう。
一方、仕事の割り振りが少なすぎたり多すぎたりしないよう確認することも大切に。
・社内コミュニケーションの活発化
在宅勤務で会社や同僚とのコミュニケーションが激減すると会社への帰属感が薄れなんとなく仕事にやる気が出ないということになりがちです。
また、他の人の仕事の風景が見えないと相手に触発されることもなくサボりに繋がります。
そうした懸念を防ぐのが社内コミュニケーションの活発化です。
社内で仕事の進捗や時にはちょっとした雑談の機会を設けることで「働いているのは自分だけではない」という意識ができ仕事に向かいやすくなります。
在宅勤務を効率化するツールとは
ここからは在宅勤務を効率化するツールについて紹介します。
社内での勤務から在宅勤務へと勤務の形態が大きく変われば、当然必要となるツールも変わってきます。
ぜひ自社にあったツールを見つけてみてください。
・WEB会議ツール
Web会議ツールは、インターネット環境を通じて音声や映像を繋ぎコミュニケーションを取ることができるツールです。
なんとなくでWeb会議ツールを選んでいる方も多いかもしれませんが、Web会議ツールの選定にはセキュリティや利便性など様々なことを考える必要があります。
現在、Web会議ツールは発展を遂げており、1000人まで参加可能なツールやリアクションを送ることが可能なツールなど色々なツールが誕生しています。
ぜひ一度Web会議ツールについて最高してみてください。
関連記事：【2024年】オンライン商談ツール比較12選〜導入メリットや選び方のコツを解説！
・チャットツール
社員間のコミュニケーションは在宅勤務でのサボりを防止するために重要です。
そのため、メールよりも気軽にコミュニケーションや連絡を取ることができるチャットツールが便利。
最近はビジネス用に特化して開発されたビジネスチャットツールも流通しているため、テレワークなどの仕事の場面にも最適。
また、そういったチャットツールではタスク管理やファイル管理のツールがついているツールもあるので様々な局面で有効に使えます。
関連記事：ビジネスチャットツールおすすめ比較12選！失敗しない選び方を解説
・営業管理ツール
営業担当者は営業支援ツール（SFA）を有効に使って在宅勤務を行うことがおすすめです。
在宅勤務ではどうしても自分の抱えている案件に関する情報共有が大変になりますが、SFAを使うことで悩みが解決されます。
例えば、弊社の開発・提供しているSFA・Mazrica Salesには案件ボードと呼ばれる画面があります。
関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違いや選び方から成功事例まで解説
このページでは顧客・商材・契約予定日・完了アクションなどの情報が記載された案件情報をカード形式で確認することができ、フェーズ別に案件の進捗を把握できます。
また、しばらく動きのない案件は青→黄→赤と色が変わっていくので案件の見落としがなくなります。
また、アクション管理画面と呼ばれるページでは今まで行ったアクションが確認できるだけでなく、次のアクション予定も設定することができるため、営業担当者のスケジュールや行動予定も把握することが可能です。
案件ごとの進捗の具合が確認でき、スムーズに案件が進んでいるかが分かります。
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蓄積された営業データから分析レポートを自動で出力してくれるページもあり、在宅勤務で営業フェーズのどこで苦労しているか、在宅勤務で何か変わったことがないか、などの分析も容易にできます。
情報共有・分析が一気にできるという点で、SFAは在宅勤務の営業パーソンには外せないものでしょう。
▼SFAの比較のために【SFA（営業支援システム・ツール）比較10選】のページを用意しています
SFA（営業支援ツール）おすすめ比較10選【2024年最新】
終わりに
新型コロナウイルスでビジネスシーンは一変しました。
そんな中、少しでもビジネスの勢いを止めないように在宅勤務でも効率の良い働き方をすることが大事です。
ツールを活用して、在宅勤務を効率化しましょう！
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