プロジェクトやタスクを効率的に進めるためには、管理の仕組みを整える必要があります。
しかし「プロジェクト管理」と「タスク管理」の違いを理解し、最適な進め方を実践できている人はまだ少ないのではないでしょうか。
本記事では、プロジェクト管理とタスク管理の違いを明確にし、メリットや進め方を具体的に解説します。
この記事の内容
プロジェクト管理とタスク管理の違い
タスクは、小さな単位の作業・課題です。
そしてタスクが複数集まったものを「プロジェクト」と考えるとわかりやすいでしょう。
ここでは「プロジェクト管理」と「タスク管理」の違いについて詳しく解説します。
プロジェクト管理とは
「プロジェクト」とは、「特定の目標を達成するためのチームまたは計画内容そのものを意味する言葉」です。
そして「プロジェクト管理」とは、特定の目標を達成するために計画し、進行状況を管理することを指します。
タスクの割り振りやスケジュールの進捗確認、リスク管理などが含まれます。
プロジェクト管理の目的は、プロジェクト全体の統括です。
プロジェクトマネージャーが中心となり、プロジェクトを成功に導くために、チーム全体のリソースを最適化します。
例えば、新製品の開発プロジェクトであれば、技術者が製品の設計を担当し、マーケティングチームが市場分析を行い、プロジェクトマネージャーが進捗状況を管理するといったイメージです。
タスク管理とは
「タスク」は、個々の作業や課題を意味します。
つまり「タスク管理」は、タスクを整理し、優先順位やスケジュールに基づいて実行することを指します。
タスクの例として「〇時に顧客に連絡」「資料作成」などの具体的なアクションが挙げられます。タスク管理においては、作業を見える化したうえで、納期や業務効率化を意識して取り組むことが必要です。
さらにタスク管理は、個々の作業レベルにフォーカスしています。この点は、プロジェクト管理との大きな違いです。
関連記事：タスク管理が上手い人とは？特徴や成功するタスク管理の方法を解説
プロジェクト管理のメリット
適切なプロジェクト管理を行うことで、以下の3つのメリットが得られます。
プロジェクトマネージャーはもちろん、チームメンバーにとってもメリットが得られる仕組みです。
プロジェクトの全体像が把握しやすくなる
プロジェクト管理を適切に行うことで、タスクの量や進捗状況、必要な工数が一目で分かります。
例えば、プロジェクト管理ツールの活用は、ひとつの方法です。各メンバーの進捗状況がリアルタイムでわかることに加え情報共有がスムーズになるため、進捗会議の頻度が減らせます。報告業務にかかる時間を削減し、その分のリソースを他の作業に回すことが可能です。
プロジェクトメンバーにとっても、全体像が把握でき、スムーズに作業に取り組めることで、ストレス軽減となり、やりがいが生まれやすくなります。
自分のタスクに余裕があることがわかれば、遅れている作業のサポートにも動けます。プロジェクトの成功確率が高まることで、チームの士気も高まるでしょう。
効率的なマネジメントが実現する
タスクの優先順位を明確にし各メンバーの状況を確認しながらプロジェクトを進めることで、業務量が可視化できます。特定のメンバーに負担が偏り、不満が出ることも避けられます。
適切な業務量の調整は、労働環境の改善にもつながるでしょう。
また、今、誰が何のタスクに取り組んでいるかが明確になり、状況に合わせた指示を行えます。仮に進捗に遅れが生じた場合も、プロジェクトリーダーはすぐに必要な応援を要請できるため、プロジェクト全体がスムーズに進行するでしょう。
マネジメントについては、次の記事でも詳しく解説しています。
関連記事：マネジメントとは？意味や業務に必要な4つのスキル・事例まで解説
業務量が明確になる
プロジェクトやタスクを整理することで、必要な業務量を明確化できます。
一部社員の記憶に頼り、これまでは曖昧なまま進めていた作業も、可視化することで漏れや重複が防止でき効率化が進むでしょう。タスクを進める本人では気づきにくいミスも、他者の視点が入ることで早期発見が可能です。
また、業務量が明確になれば、突発的な作業が発生しても対応が可能です。既存のスケジュールの見直しや工程を調整することによる負担の軽減も期待できます。
無駄な残業がなくなれば、会社としてもコストダウンのメリットが得られるため、プロジェクトの評価も高まりやすいでしょう。
業務効率化については、次の記事でも詳しく解説しています。
関連記事：業務効率化とは？進め方や6つのアイデア・おすすめツールを紹介
プロジェクト管理の進め方
メリットを得ながらプロジェクト管理を進めるにあたっては、プロセスが重要です。
ここでは具体的な進め方について紹介します。
抱えている作業をすべて洗い出す
プロジェクトを始める際には、まず現状のタスクをすべてリストアップします。
頭の中だけで管理しようとすると、漏れが発生しやすいためおすすめしません。
必要かどうかわからないタスクも含め、一旦すべてをノートやデジタルルールに書き出しましょう。
不要なタスクがあったとしてものちに精査し、削除すれば良いだけです。
【タスク例】
- 企画書作成
- クライアント訪問のスケジュール調整
- クライアント提出資料作成
- 予算案の検討
- 進捗状況共有会議
プロジェクト始動後にタスクが増えた場合、メンバーの負担が増え、納期調整などが発生するリスクがあります。
リスクを減らすためにも、最初の段階でできる限り作業内容を洗い出すことをおすすめします。管理精度を高めることが、スムーズなプロジェクトマネジメントにつながります。
作業を細分化し具体的な手順を明確にする
洗い出したタスクをさらに細分化し、具体的な手順に落とし込みます。
例えば、「会議資料を作成する」というタスクであれば「会議参加メンバーの確認」「必要なデータの収集」「資料フォーマットの確認」「内容の作成」「作成後資料の確認依頼」などに分解することで、今、どの段階で次に何をすべきかが明確になります。
細分化の際のポイントは、「どれだけ長くても半日程度で終了する」「完了時点が明確」の2点です。
例えば「アイデア出し」では、あまりに漠然としており、このままではタスクには向いていません。この場合は「10個のアイデア出し」「アイデア出し30分間」など、数字を入れてみましょう。
細分化には手間や時間がかかるため、最初はためらったり戸惑ったりするかもしれません。
しかし、一度作成するとそのあとはコツが掴みやすく応用が効きます。また、進捗状況が把握しやすくなるため、納期の短縮希望、追加作業発生などの際にも速やかに対応できるでしょう。
タスクに優先順位をつけスケジュールに落とし込む
細分化した各タスクの優先順位を「重要度」と「緊急性」に基づいて分類します。下記は、4分類とそれぞれの対応ルールをまとめた表です。
| 優先順位 | 対応ルール |
|---|---|
| 重要度・緊急性ともに高い | 即対応する |
| 緊急だが重要度が低い | 短時間で終わる作業が多いため、迅速に対応する |
| 重要だが緊急ではない | 時間をかけて丁寧に進める |
| 重要度・緊急性ともに低い | 後回しにしても問題ない |
対応ルールは、チーム内にて共有しておきます。プロセスに基づいてスケジュールを組むことで、効率的にタスクを進めることができるでしょう。
スケジュールを組む際には、タスクの作業時間だけでなく、確認に必要な時間も考慮します。
特に外部の確認・差し戻しが発生するタスクの場合は、余裕を持たせておくことが必要です。
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まとめ
プロジェクト管理とタスク管理は、仕事を効率よく進めるうえで重要な役割を果たします。適切な運用方法を理解することで、業務の効率化に大いに役立つでしょう。
また、適切なマネジメントは、プロジェクトメンバーの士気を高めることにもつながります。プロジェクトマネジメントについてお悩みの方は、本記事で紹介したポイントを実践してみてください。
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