会議で活躍するファシリテーターは、単なる司会者ではありません。 会議や組織運営においてスムーズに物事をこなすためにいなくてはならない人物なのです。 働き方改革により、少ない時間やコストで高い生産性を実現することが求められるので、ファシリテーターという立場が注目されています。 今回は、会議やミーティングの場面に重点をおいて、ファシリテーターの重要性を解説しまoす。 また、会議のためのツールもご紹介！
ファシリテーターとは？
ファシリテーターは、簡潔に言うと「ファシリテーションをする人」を指します。
「ファシリテーション」とは物事をスムーズに進めるためにメンバーの発言を促したりプロセスを整理したりすることなので、「ファシリテーター」とは物事が円滑に進むように舵取りをしていく人のことを言うのです。
主に、会議やブレストミーティングなどの場面でファシリテーターという役割を配置する場合が多く、この場合は効率的かつ円滑に会議を導く進行役として使われます。
ファシリテーターの役割
主に会議の場で活躍するファシリテーターですが、その具体的な役割について確認してみましょう。
・会議の場をコントロールする
進行役がいない会議では、各自が好き勝手に発言してしまったり、議題と違うことで討論が始まったりしてしまいます。
そのようなことがないよう、ファシリテーターが参加者全員に会議のルールや目的（ゴール）を明確に周知し、限られた時間内でうまく段取りをして会議を進めていく必要があります。
・参加者全員が積極的に参加するよう促す
会議の場では、参加者全員が積極的に発言できるわけではありません。
アイデアや意見があるのになかなか発言できない人、考えるために少し時間がほしい人、ただ傍聴しているだけの人。
そのような人たちに対して発言しやすい環境を作ることもファシリテーターの重要な役割です。
傾聴したり相槌を打ったりすることによる発言しやすい雰囲気作りだけでなく、うまく表現できない人の意見を全員が理解できるように説明したり、発言者の論点がズレたら軌道修正してあげたりする工夫も必要となります。
・出てきたアイデアや意見を整理する
各自のアイデアや意見が集まったら整理することで、参加者全員の認識のズレを補正することができます。
誰か一人でも認識がズレたまま進んでしまうとその後の進行を妨げかねないので、適所で意見をまとめ、他の意見がないか聞き出したりアイデアを膨らませるサポートをしたりして、また意見が集まったらまとめて…と続けていきます。
・ゴールへ導き、今後のアクションを提示する
最終的には、会議をゴールへ導くこともファシリテーターに求められます。
会議の目的が、より多くのアイデアを出すことなのか、一つの意見に絞るのかなどによって、締め方が異なるのでファシリテーターは注意が必要です。
会議がゴールへ到着したら、参加者たちが今後どのようなアクションを取るべきなのかも提示しましょう。
生産性が低い会議の例
ファシリテーターが不在の場合や、活躍できていない場合、会議はとても生産性の低いものになってしまいます。
例えば、
・誰も発言しないで沈黙ばかりが続く。
・全員が一方的・好き勝手に発言する。
・時間を管理せずにダラダラと進んでしまって、討論の途中で会議時間が終了してしまう。
・報告や連絡に時間を取られて、討論の時間を確保できない。
「生産性」とは産出/投入で計算されますが、時間や労力をかけて会議を行っても何も生み出されなければ、生産性が低い会議となります。
このような生産性が低い会議は、会議の時間だけでなくそのための準備の時間も無駄になってしまいますし、参加者のモチベーションも下がってしまいますよね。
本来、会議とは意見やアイデアを出し合って経営や事業の方針を決めたりするなど、意思決定の場であるべきなのですが、上記のような会議の場合は何も決まらずに終わってしまい、生産性の低い無駄な会議となってしまうのです。
関連記事：生産性指標とは？算出手法や種類・向上のための取り組みを解説
生産性が低くなる理由
なぜ上記のような生産性が低い会議が行われてしまうのでしょうか。
それには「時間制限」と「事前準備」が関わってきます。
まずは「時間制限」についてです。
会議時間を1時間設けている場合と30分しか設けていない場合を考えてみると、どちらが密度の濃い会議をすることができると思いますか？
「より多くの会議時間がある1時間会議のほうが討論できそう」と思う人が多いかもしれません。
しかし、実際には「まだ1時間もあるから」という理由からダラダラと会議を進めてしまい、結局1時間で終わらないということが多いのです。
また、1時間も会議時間があると、本来の目的にたどり着く前に参加者たちの集中力が途切れてしまうことも。
一方で、30分会議であれば、限られた時間の中で討論から結論まで進めないといけないため、参加者たちの意識も高まり積極的に会議に関わるようになるのです。
そして生産性の低い会議の理由2つ目が「事前準備」です。
これは、「時間制限」にも関わってきます。
本来の会議では意見交換やアイデア出しをして未来の事柄について決めることが主な目的となりますが、報告や連絡などの情報共有に会議時間を取られてしまうと、討論の時間を確保できなくなってしまいます。
配布した会議資料やレポートの説明だけで会議が終わってしまうこともあります。
そのため、事前に情報共有しておくことで、会議の時間すべてを討論の時間とすることができるのです。
事前に資料を読み込む時間がない場合は、案件の進捗管理ツールやスケジュール管理ツールなどを活用して各自の進捗を把握しておく、情報共有のための資料を簡素化する、事前に議題を共有して考えてきてもらうなどの工夫が必要となります。
ファシリテーションスキルと向いている人とは
円滑な会議の実行に不可欠な存在であるファシリテーターですが、ファシリテーターとなる人はどのようなスキルを持っていると良いでしょうか。
大きく分けて3つ紹介させていただきますが、まずは、会議の場を円滑に進めるスキルです。
会議前にグランドルールを設定する、時間を管理する、適切なツールを利用するなどのスキルがこれにあたります。
次に、積極的に意見を出し合うよう促すスキルです。
参加者の発言に傾聴する、アイデアが生まれるような質問や注意喚起をする、参加者の意見を否定しないなどのスキルですね。
そして最後が、まとめるスキルです。
具体的には、出た意見をまとめる、重要な意見に絞り込む、会議のゴールに導くというスキルとなります。
これらのスキルを兼ね備えている人がファシリテーターとして最適ですが、最も大事なポイントが、参加者たちの意思決定をサポートすることです。
進行役であるからと言って、ファシリテーターが結論までを決めなければいけないのではありません。
ファシリテーターはあくまでも第三者の立場でスムーズに進行させることが役割なので、参加者たちが意思決定をするのをサポートすることに努めましょう。
営業生産性の高い会議の例
営業生産性とは、どれだけの時間やコストを投入して売上を生み出すことができたかを計る指標ですが、会議のシーンでも営業生産性が重視されます。営業生産性の向上は以下のように表現することができます。営業会議を効率的に進めることで営業コストの削減だけでなく売上の向上にもつながるのです。
もちろん、会議の場だけでは売上を作ることはできません。
会議をすることによって売上を高めることができれば、営業生産性が高い会議となるのです。
それでは、営業生産性が高い会議とはどのような会議を指すのかと言うと、簡潔に表すと「もっと売上や受注を高めるためには、どのような営業をしなければいけないのか」を意見し合うことです。
そのためには会議の場で、チーム全体や各自の目標を決めたり、ベテランや成績のいい営業メンバーのノウハウやナレッジを共有したり、成功事例を紹介したりすることが必要です。
会議の場を営業生産性の高いものにするためには、会議の時間を営業戦略の話し合いの時間にすることがポイントのため、事前にSFAなどのツールを活用して案件進捗や成功事例を共有しておくのも良いですね。
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例えば上記のようなダッシュボードを活用することで、事前にそれぞれの営業が資料を準備する必要はありません。フォーマットの統一にもなるので同じ目線で会議を進めることができます。ファシリテーターが会議を円滑に進める手助けにもなります。
SFAを導入することで営業に関わるコストが30％削減したという実績もあります。
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終わりに
生産性向上に欠かせないファシリテーターという存在。
どの企業でも、会議の簡素化や廃止などが行われていますが、本来の会議の目的を効率的に達成するためにはファシリテーターを配置することも一つの方法ですね。
ファシリテーターの役割やポイントに注意して、組織運営に活かしてみてくださいね。
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