売れる営業は独自のノウハウを持っています。
逆に成績のあまり良くない営業は売れるポイントがずれていたり、商談の相手をそもそも間違えている可能性があります。
今回は、案件とはなにか？を改めて考え、営業活動における案件管理の重要性とメリットを解説していきます。
案件とは？営業活動の案件を解説
案件とは営業活動において取引先との間で発生した商談のことです。
案件単位で営業活動の管理をしている組織では、現場が案件の進捗や情報を残し、営業マネージャーはその残したデータをもとに営業活動の改善に繋がる分析をします。
いつ、どこで、だれが、どのような、と言った5W1Hの情報に加え、「進捗状況」「受注見込度」「受注予定日」「予想売上額」「案件に対する行動履歴」などといった案件情報を「見える化」して管理する必要があります。
マネージャーは、訪問してからクロージングに至るプロセスを担当任せにするのではなく、自ら管理しなくてはいけません。
つまり、部下がどのようなお客さまに、どのようなソリューションを提供しようとしているのか、受注に向けてどんな進捗なのかということに対してマネジメントが必要なのです。
マネージャーとして時には自分から訪問したり、担当セールスとともに案件を進めていくことが重要になります。
担当セールスの個々の案件は、商談内容を「見える化」して共有します。
目標に対する進捗を数字だけ追いかけるのではなく、契約に至るまでの課題を聞く事も重要です。
商談においてクロージングへのボトルネックは何かということを共有し、具体的に改善策を考えることがポイントとなります。
商談がうまくいかなかった時も、お客さまから「選ばれなかった理由」を徹底的に追及することも必要です。
「これが解決すれば購入に至った」という条件がわかれば、次の案件に活かすことができます。
案件管理をするメリット
まずは案件管理を効果的に行うために満たさなければならない条件からご紹介したいと思います。
１つは案件の進捗や課題を正確に把握しなければいけません。
もう１つは部下のこの案件がいつ、どのタイミングで、誰に話をしているのか、などメンバーの案件を出来る限り共有することが必要です。
例えば、いくら商品が素晴らしいものでも、商談する相手を間違えていたら一向に前には進みません。
システムを提案する場合、会社の窓口である総務部のメンバーだけに商談してもなかなか前に進みません。
そのシステムを必要としている部門のメンバーを同席してもらうか、システム部門などを紹介してもらうなど、具体的なアクションを指示しなくてはならない場面が出てきます。
このように具体的アクションが出来るようになる以外にも得られるメリットがあります。
大きく3つに分けて紹介します。
1．情報が共有されて見える
上記にシステム提案の商談を例とさせていただきましたが、マネージャーはメンバーの案件がどのようなステータスになっているのか把握しなければ適切な指示を出すことはできません。
また、全員で情報を共有することで、どれが悪いのか、どれが良かったのかという情報がチーム全員で共有できるようになりますので、ミスによる失注を防いだり、業務を改善したりすることができます。
2．営業のナレッジを標準化する
優秀なセールスは独自の営業スタイルを身に着けており、豊富な知識や情報、ノウハウを持っています。
しかし、個人だけが優秀であれば良いということはなく、チームで共有して組織としての生産性をあげるべきです。
案件管理をすることで、優秀なセールスのノウハウをチームメンバー全員に共有することができ、若手セールスや成績に伸び悩んでいるセールスが参考にすることで、チームとしての業績向上が期待できます。
3．業務の効率化
もし案件の管理ができていなかった場合、各個人の手帳から必要な情報を探し出したり、過去のメールから探し出さなければならなかったりします。
顧客から問い合わせを受けた場合などでは、即座に回答を求められます。
案件管理をすることで、このような個人の手間を解消し大幅に時間が短縮されるはずです。
案件管理をする方法
Excelでの案件管理
Excelは多くの機能がありとても便利です。
案件管理もExcel上で実現することができます。
案件管理のExcelをファイルサーバーで共有すれば、会社関係者全員が参照や編集ができるシートになります。
あとは必要な項目を記入したり、計算式などを入れたりすれば、すぐに案件管理シートが完成します。
Excelですので、使いにくい場所はカスタマイズして容易に作り直すことも可能です。
ただし、簡単に始められるものの、入力が面倒となり後回しになってしまうことが多いようです。
営業後に帰社した際すぐに入力する、毎週月曜日に先週分の案件管理の情報が全て入力されているか確認する、などのチーム内のルールを整備して運用を定着させることが必要です。
ただし、Excel上の案件管理は次第に限界が生じ始めます。
例えば、運用を始めたあとのExcelによる管理ツールで、当初は無かった「案件先の会社単位で受注履歴を見たい」などといった要望が出た場合、途中で取引先情報を追加するのはとても面倒な作業になります。
また、データ集計や分析の作業にも工数がかかります。
営業担当者ごとに数字をグラフで見たいという場合や、案件に遅れが生じているものだけを抽出したい場合など、Excelの標準機能で表示することになります。
Excelによる案件管理ツールは個人で入力するため、入力ミスやデータの改ざんを防止ことが難しいです。
標準的な状態では入力ミスしても教えてくれるような機能はなく、入力時に強く意識しなければいけません。
エクセルを使った案件管理の方法はこちらの記事内で詳しく解説しています。
関連記事：エクセルでの案件管理・進捗管理のポイント｜営業管理のトレンドとは
SFAでの案件管理
立上げ当初はとても役に立っていたExcel案件管理ツールですが、次第に限界を感じてきたらSFA（営業支援ツール）の導入を検討してみても良いかもしれません。
SFAを導入することでExcel管理ツールよりどうメリットがあるのか、営業支援ツールであるMazrica Salesの機能を例にしてメリットを紹介します。
1．案件の進捗状況が可視化される
案件のフェーズごとに担当者と商品、契約予定日などの基本情報が一覧で表示されます。
1週間案件が全く動かなかったり、1ヶ月動きがなかったりする場合、赤字で表示されるなど視覚的に進捗状況が把握できます。
また、システムによって動きがない案件を通知してもらうことも可能です。
業務改善プロセスの可視化も重要です。
初回訪問からクロージングまで担当者ごとに分析や改善を行うことができます。
同じ商品なのにAさんの方がBさんよりも売上の件数が高い、同じ訪問回数なのにAさんの方が契約に結び付かない、など課題がどこにあるのかを見つけだし、改善提案策を考えることができます。
具体的な見つけ方は以下の記事で紹介していますので、詳しく知りたい方はご一読ください。
データドリブンな指導で営業効率を上げる方法とは？
2．データが全て自動で紐づく
担当者と案件の情報や、取引先の情報が全てデータで繋がります。
さらに訪問した記録やどのような提案内容をしたのか、資料を利用したのかといった情報もすぐに把握できます。
Excelでこれを実現しようと思った場合、資料に毎回自分の名前や送った資料の番号、送付先などを記録したり、日報にも同じような情報を書いたりと入力する手間がかかってしまいます。
データが全て紐づくと過去の成功パターンや失敗パターンがわかり、受注率の向上につなげることができます。
また、案件に関する情報を素早く把握できるので、マネージャーは的確にアドバイスできるというメリットがあります。
3．レポートが簡単に出力できる
SFAでは条件を設定するだけで、データを自動集計してグラフや表にしてくれます。
営業担当者にとっては、ボタンを押すだけでレポートが完成するため、資料の作成やレポート提出の作成時間が大幅に削減できます。
経営者側も業界毎に失注状況を把握したり、市場全体の状況を把握したり、経営判断に必要な情報をタイムリーに手に入ることができます。
SFA以外にも案件管理ができる仕組みがあります。詳細はこちらの記事をご覧ください。
関連記事：案件管理/進捗管理システム・アプリ比較10選｜おすすめツールを紹介
おわりに
案件管理の重要性はよく理解しているが運用が定着しない、という悩みを持つ経営者が多くいらっしゃいます。
営業担当者が上司や経営者に提出する資料やレポート作成に時間を取られて、本来すべき営業活動に支障をきたしてしまったら本末転倒です。
SFAなどツールの導入とともに組織としてのルールの定着も同時に実施し、案件管理導入を考える機会を作ってみてはいかがでしょううか。
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