業績管理とは、売上金額や受注数などの業績を分析し、結果を基に改善策を実行する取組みです。
業績管理ができていないと、現状を把握できずに経営難に陥ったり、リソースが偏ってしまったりする可能性があります。
本記事では業績管理の基本について紹介するので、業績管理について理解し自社の現状を把握しましょう。
業績管理が可能なクラウドツールについて、こちらの資料内で詳しく解説しています。
この記事の内容
業績管理とは？
業績管理とは、企業の業績を正確に理解した上で分析し、目標達成度やボトルネックを明確にして対策を講じていく取組みのことを指します。
業績管理は最終的に、企業の業績向上を目的としており、業績管理によって最短ルートで業績を高めることが可能です。
身近な例で言うと、企業の月次決算や週次決算が業績管理と言えます。
月次や週次など短期的に決算を行うことで、年度決算の売上目標への進捗度を把握し、必要に応じて対策を打ち、適正に軌道修正ができるのです。
「業績」と聞くと、前述の通り企業の売上高や利益などをイメージする人も多いかもしれません。
しかし仕事の成果という意味でも「業績」が使われるため、社員一人ひとりにも業績管理が必要です。
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業績管理と経営管理の関係性
業績管理は、先述の通り、企業の業績を正確に理解した上で分析し、目標達成度やボトルネックを明確にして対策を講じていく取組みを指します。
一方で、企業運営そのものの舵取りを行うのが経営管理です。 企業の存在意義やミッションを明確にし、全社戦略を描き、経営資源の適切な配分を行うことで、組織全体の管理を行うことを指します。
つまり、経営管理で定めた全社戦略に基づいて、業績管理で定めた具体的なアクションを実行し、改善を繰り返すという関係性にあります。
経営管理と業績管理が有機的につながることで、持続的な企業価値の向上が可能となります。
関連記事：経営管理とは？その目的とKPI管理・データ管理の改善方法
業績管理と予算管理の関係性
予算管理とは、組織が特定の期間（通常は年度）における収益と支出を計画し、管理するプロセスのことです。
予算は組織の財務計画を示し、収益目標や支出目標を明確に定義したもので、一般的に収益予算と費用予算を組み合わせて作成されます。
一方、業績管理は、組織が設定した目標やKPIに対する進捗を監視・評価するプロセスです。
予算管理で設定した売上予算は、業績管理においてKPIとして活用され、最終的にKGI（重要目標達成指標）の達成を目指します。
業績管理と予算管理は相互に連動しており、組織の目標達成に向けた重要な基盤となっています。
業績管理が重要な理由
細かな業績管理をせずに経営をしている企業も少なくありません。
しかし、適正な業務管理は以下のようなメリットにもつながるため、業務管理は企業において必要であると言えます。
適切なリソース分配のため
業務管理を通じて、リソース分配の最適化が可能になります。
人材、コスト、時間などのリソースは無限ではありません。
そのため、限られたリソースを適切に配分し、効率よく生産性を向上させる必要があります。
ところが、やみくもにリソースを分配してしまったせいで「人材が不足しており生産が追い付かない」「需要が増えているのに機器が足りない。しかし設備投資できる予算もない」といったトラブルにつながってしまう例も珍しくありません。
そこで業務管理をすることで、利益を出している部署やニーズが高まっている商材などを把握できます。
そして、必要なところに人材やコストなどのリソースを適切に分配できるようになるため、生産性向上につながるのです。
人事評価を適切に行うため
適切な業務管理によって、正当な人事評価も実現します。
業務管理ができていないと、どの部署が目標を達成しているのか、誰が成果を出しているのかを把握できません。
それゆえに社員の頑張りを適切に評価できず、不当な人事評価につながってしまいます。
いい加減な人事評価が続くと、社員の愛社精神が薄れてしまい離職率を高めてしまうリスクもあります。
一方、業績管理ができていると社員の努力や成果が可視化できるため、正当な人事評価を行えます。
経営状況を分析するため
業績管理は経営状況を可視化できるため、経営上の課題発見や予算目標への達成度分析が可能になります。
業績管理ができておらず経営状況が見えていないと、赤字の原因がコストを圧迫している要素などを把握できません。
また、予算目標への達成度もわからないため、年度決算の際に目標額と大きな差異が生まれてしまう可能性もあります。
そのため、業績管理によって自社の経営状況を明らかにし、問題点やボトルネックなどさまざまな経営課題を分析することで、柔軟に軌道修正をして進めることができるのです。
関連記事：予算管理とは？目的・管理方法・ポイントや役立つツールを解説
業績管理の重要指標｜KPIとKGI
業績管理を行う際に、業績目標がどの程度達成できているか、経営戦略はスムーズに進んでいるか、を判断するために指標を活用します。
業績管理における重要な指標がKGIとKPIです。
KGI（Key Goal Indicator）は「最終目標達成指標」、KPI（Key Performance Indicator）は「重要業績評価指標」です。
端的に言うと、最終的な目標であるKGIを達成するための中間目標がKPIとなります。
たとえば、飲食店で「年間売上を1.5倍にする」というKGIを立てたとします。
目標（KGI）を達成するためには、年間売上目標金額を細分化して各月の売上金額目標を設定する必要があります。
さらに毎月の来客数や新メニュー開発数、口コミ数などの目標数値も取り込まなければいけません。以上全てがKPIとなります。
KGIやKPIの指標を検証することで、業績の現状や進捗度を把握できます。
KPIとは
KPI（Key Performance Indicator）は日本語で「重要業績評価指標」と言い、最終的な目標を達成するための中間目標です。
最終的な業績目標だけを設定していても、そこに至るまでのプロセスが適切でなければ目標は達成できません。
そのため、KPIを設定して目標達成度を検証しながら進めることで、最終的な目標を達成しやすくするのです。
KPIは定量的に測定できる指標を使います。たとえば「頑張り度」「努力」などは定性的なので数値で評価できず、個人個人で評価も異なってしまいます。
ですので、「売上金額」「アポイント獲得数」「受注数」など数値で測定可能な指標を用いましょう。
関連記事：営業のKPIとは？設定方法や指標例・KGIとの違いを簡単に解説
KGIとは
KGI（Key Goal Indicator）は日本語で「最終目標達成指標」と訳され、最終的に達成すべきゴールとなる目標です。
日々の企業経営やあらゆる業務には、ゴールとなる目標が設定されています。
具体的には、「年間売上金額〇万円」「一カ月の新規開拓数〇件」「業界シェア1位」などのゴールとなる数値がKGIに該当します。
KGIがなければ何のために仕事をしているのかがわからず、モチベーションの維持が難しくなるでしょう。また企業としての成長も期待できません。
ちなみにKPIはKGIを達成するための指標なので、KGIがなければ成立しないものです。KGIとKPIの関係性も理解しておきましょう。
業績管理によくある課題
業績管理が重要な理由はすでにご紹介しましたが、業績管理を行う上で、課題を抱えている企業も多くあるでしょう。
業績管理を行う際、課題となるのは以下のようなことが挙げられます。
- 数値の集計に時間がかかる
- 情報にタイムラグがある
- 情報のアクセス方法が複雑
業績管理を行う際、Excelを使って行っている場合、情報の鮮度やアクセシビリティに問題が発生しやすくなります。 各々がローカルで業績管理を行うため、無駄な入力作業が増えたり、情報ごとに数値のズレが生じたりすることもあります。
新鮮で正確な情報を元に業績管理を行うことで、業績管理の真価を発揮できるため、管理方法の見直しが必要です。
Excelに変わる、弊社おすすめの管理方法とツールは後ほどご紹介いたします。
業績管理のを行うための4ステップ
次に、ここでは実際に業績管理を行う際のやり方について4ステップで紹介します。
①指標設定
まずは、前章で説明したKGIとKPIの設定を行います。戦略や目的に基づいて、達成したい目的(KGI)を明確にしたのち、具体的に計測可能なKPIを設定しましょう。
例えば、KGIを「年間で営業での新規獲得件数を120%増加」に設定した場合、月間のアポイント数や商談数、成約率をKPIに設定し、達成を目指します。
指標設定を綿密に行うことで、効果的に業績改善に繋げることができるので、なるべく正確な数値目標を示すことが重要です。
②進捗管理
定めたKPIが実際に達成できているのか、定期的に進捗管理を行う必要があります。
もし目標数値に達さない可能性がある場合、その時点で新たな施策を考える必要があります。また、大きく目標数値を上回っている場合、指標を上方修正し、さらなる売上拡大を目指しましょう。
進捗管理の際にもっとも重要なポイントは、正確かつ新鮮な情報が手元にあることです。例えば、営業成績の進捗管理を行う際、成約していても入力が遅れていたり、実際の数字とズレて入力が行われていた場合、それをもとに判断しても的外れになってしまいます。
進捗管理の際には、常に情報の精度と鮮度を高く保って収集できるように工夫することが大切です。
関連記事：営業の進捗管理の方法とは？7つの管理項目とおすすめツール8選を紹介
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③指標評価
最終的にKPIがどの程度達成されたかどうかを評価します。
大幅に達成していたり、大幅に未達の場合、設定した指標自体に問題があることがほとんどです。数値を見ながら、次回以降に設定する指標を定量的に評価しましょう。
評価の際、参考になるフレームワークはPDCAサイクルです。具体的には、以下を参考にして、評価を行なうことをおすすめします。
1．Plan(計画)
目標を設定して、目標を達成するためには何をするべきか仮説を立てる。仮説を立てる際には、過去の実績や将来の予測などをもとに計画を作成する。
2．Do(実行)
立てた計画を実行する。結果が見えるように測定したり、数字を記録したりする。
3．Check(評価)
実行した際に残した数字を元に計画に沿った結果が出ているのか判断をします。具体的根拠を付けて評価・検証を行います。
4．Action(改善)
検証の結果、何が良くて何が悪いのかを分析し、必要な改善を行います。
PDCAサイクルについては、こちらの記事で詳しく解説しています。合わせてご覧ください。
関連記事：PDCAサイクルとは？PDCAサイクルを効率的に回す3つのコツを紹介
④次回の目標に活かす
最後に、達成しなかったKPIを詳しく分析し、分析結果を次回の目標設定に活かします。
前回の反省点や課題を踏まえることで、より現実的で達成可能な目標を設定できるでしょう。フィードバックループを通じて、企業全体の業績向上を図れます。
業績管理を成功させるポイント
業績管理は現状把握や課題発見などに役立つ手法であり、企業や社員の成長には欠かせないものです。
ところが、なかなか根本的な問題を見つけられなかったり、社員の意識を高められなかったりなど、適切な業績管理ができていないケースも珍しくありません。
そこで、業績管理を成功させる3つのポイントについてお伝えします。
社員一人一人の主体性を尊重する
業績管理は経営層の仕事のようにも思えますが、どの社員も自社の業績に関心が深いはずです。そのため、社員一人ひとりが自分自身や所属部門、さらには全社の業績を確認できる環境を整えることが大切です。
こうした環境があることで社員に当事者意識が生まれ、予算達成に向けて何が必要かを考え、実行する力を養うことができます。
トップダウンで判断するのではなく、社員の意見を尊重しながら進めましょう。数字だけでは見えてこない、現場にしかわからない事情や問題点もあるでしょう。
また、経営層からの視点と現場の視点では、同じ数字でも違った意味をもっている可能性もあります。
目標設定は経営層が行いますが、その目標を達成するのは現場の社員です。経営層と社員が連携し、必要な支援を行いながら共に目標達成を目指すことが、組織全体の成長につながります。
予算目標に近づくためには何をすれば良いのか、業績が低い部署をどうフォローしていくのか、社員一人ひとりの主体性を尊重して検討する必要があるでしょう。
データを一元管理する
業績管理を適切に行うためには、必要な項目や数値などのデータを一元化することが理想です。データが分散している状態で業績を評価すると、一貫性のない判断が生じるリスクがあります。
そのため、従業員が入力する情報や方法を標準化し、管理期間を月、四半期、年度といった区切りで揃えることが大切です。また、部署や担当者ごとに管理粒度を統一し、部門間や部門内で共通の業績評価基準を設定する必要があります。
データの一元管理ができていれば、全社・部門・チーム単位といった管理対象が変わっても、業績データをスムーズに管理・活用できるようになります。
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KPIに優先順位を付ける
KPI達成に向けて実施すべき施策は多岐にわたりますが、それぞれのKPIが目標達成にもたらす影響度は異なります。
そこで何よりも重要なのは、KPIごとに優先順位をつけ、社員全員でその優先順位を共有することです。
優先順位が明確になれば、限りある経営資源を最も効果的な施策に注力でき、業績向上に向けた取り組みを効率良く進められるでしょう。
利益、販売件数、販売単価、リピート率など、評価指標ごとに最適な施策は異なります。
部門横断でKPIの優先順位を合わせ、全社一丸となって施策実行に取り組むことが、業績改善への達成につながります。
PDCAを意識して定期的に振り返る
日常的にPDCAを実行している人も多いことかと思いますが、業績管理においてもPDCAの意識は重要です。
定期的に成果を振り返って検証し、必要があれば改善をして軌道修正していくことで、目標達成に近づけます。
業績管理では、PDCAは以下のようになります。
- Plan：予算計画や経営計画の策定、KPIやKGIの設定
- Do：プランの実行
- Check：一定の期間で達成度を検証
- Action：計画やKPIの修正
このように、PDCAサイクルを回していくことで、より業績管理の精度を高められるのです。
もし業績管理でPDCAサイクルが上手く回らない場合は、こちらの記事もご覧ください。
関連記事：PDCAサイクルが上手く回らない理由と改善方法
業績管理を営業部門で行う方法
※SFA/CRM Mazrica Salesを活用した業績管理のイメージ
企業経営において業績管理は重要なものですが、営業部門でも適切な業績管理が求められます。
営業での業績管理で対象となるのは、全体の売上金額（受注金額）だけではありません。
顧客、営業担当者、営業アクションなどを細分化して分析します。
このように細かく営業の業績管理を行うことで目標金額への達成度を把握でき、どのくらいの新規開拓数が必要か、どの顧客にどのような営業アクションを行うのか、などの営業戦略を立案できます。
▶︎▶︎【無料資料】定着しやすいUI,UXで業績管理が飛躍的に効率化出来るSFAツールとは？
業績管理にSFAを活用する
営業部門での業績管理は、ExcelもしくはGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトで行っている企業が多く見られます。
しかし表計算ソフトでは、データが膨大になると動きが重くなってしまったり、複数名でのリアルタイムの編集が難しかったりするといった問題点があります。
そこで営業組織に特化したツールであるSFA（営業支援システム）の活用がおすすめです。
SFAは、顧客情報・案件情報・商談履歴・受注履歴など営業活動に関わる情報を一元管理できるツールです。
またレポート機能が搭載されており、予算の達成度や売上金額などを自動で算出できます。
営業部門では、スピーディーかつ効率的に業績管理をしなければタイミングを逃してしまい、営業機会ロスやトラブルなどのリスクが生じます。
そのためSFAを活用して情報を可視化し、自動で計算できる仕組みを構築しておくことで、スムーズな業績分析が可能になるでしょう。
SFAについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：
SFAを用いた業績管理の事例
SFAツールは、営業フローに関わるあらゆる情報を可視化し、営業組織の業績管理を行うことが可能です。
ここでは、代表的なSFA/CRMの1つMazricaSalesを用いた実績管理の事例をご紹介します。
今回の実績管理の目的は以下の通りに設定します。
・今月（今四半期など）受注した案件の金額の合計を把握したい
ステップ1：進捗を確認したい期間を選択する
「検索条件絞り込み」を開き、実績を集計したい契約期間の日付フィールドを指定します。
ステップ2：集計したい段階を決める
実績として集計したい営業フェーズを選択します。
ステップ3：実際の金額を確認する
実際の契約金額の状況がわかります。
このようにして、営業の業績管理を簡単に短時間で行うことができます。
他の事例も気になった方は、こちらの資料をダウンロードしてご覧ください。
終わりに｜業績管理を効率的に
業績管理は経営面だけでなく、あらゆる部門や業務において重要です。
適切な業績管理によって、現状を把握したりボトルネックを発見したりできるでしょう。
業績管理の際にはKGI・KPIを設定し、PDCAを回しながら精度を高めていきましょう。
また業績管理をスムーズにするにはツールの活用がおすすめです。
興味のある方はぜひ下からお役立ち資料をダウンロードをしてみてください。
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