「CRMとグループウェアって何が違うんだろう」
「社内の情報共有でどのツールが一番便利なんだろう」
とお悩みはありませんか？
CRMもグループウェアも、導入することで社内コミュニケーションの円滑化が期待されますが、それぞれ役割に大きな違いがあります。
本記事ではCRMとグループウェアそれぞれの特徴の解説をし、どちらのツールが自社に適しているか判断いただけるよう解説していきます。
この記事の内容
CRMとは？
CRMとは「Customer Relationship Management」の略で、日本語では「顧客関係管理」「顧客関係システム」「顧客管理システム」などを意味します。
顧客データを一元管理することで、営業やマーケティング活動の質を向上させ、顧客満足度の向上や売上アップを目的に活用されます。
関連記事：CRMとは？導入メリット・機能や選び方とツールも紹介
CRM導入のメリットと主な機能
CRMを導入することの最大のメリットは、顧客情報を一元管理できる点です。
顧客情報を各個人単位が管理している場合
- 過去どんなやり取りをしているか
- 次いつ連絡をして、どんなアクションをするか
- どんなメールに対して反応を示したか
などの情報が属人化し、営業やアップセルにおいて最適なアクションを起こせない可能性があります。
CRMを導入することで「いつ」「誰が」「どんなコミュニケーションを取った」など、全ての情報をツールの中に残していくことができ、社内での情報共有効率化だけではなく売上の最大化にも繋げることが可能です。
関連記事：CRMシステムを導入する3つのメリットと機能｜選定のポイントとは？
グループウェアとは？
グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするためのツールです。
メールやチャット、スケジュール共有、タスク管理などの機能を備えており、チームの業務効率化に寄与します。
現在ではクラウド型のグループウェアが普及しており、導入する企業が増えています。
場所を問わず、提案資料や情報をセキュリティも意識した上で共有することが可能になり、業務の効率化を考える上では必須のツールとなります。
有名なものですとGoogle workspaceやMicrosoft 365などがあります。
詳しい詳細は下記記事をご確認ください。
関連記事：【2024年】グループウェア比較15選！機能/費用/特徴を紹介
グループウェア導入のメリットと主な機能
グループウェアを導入することのメリットは情報共有や伝達機能向上による業務効率化ができる点です。
情報共有や伝達機能がアナログの場合
- スケジュールは担当に確認しないとわからない
- 社外秘の資料には毎回パスワードを設定して共有する
- ビデオ会議も別で発行し、毎回リンクを共有する
など、工数と時間がかかる作業が莫大に発生します。
グループウェアを導入する事で、社内全体のスケジュール確認だけではなく資料の共有などが可能になり業務効率化に繋がります。
CRMとグループウェアの違い
CRMとグループウェアはいずれも情報共有を円滑にする点では共通していますが、目的がそれぞれ異なります。
CRMは、主に顧客管理や営業活動の効率化を目的としており、顧客に向けた業務の効率化のために活用されます。
グループウェアは、社内の情報共有やコミュニケーション向上を目的としており、社内の業務効率化のために活用されます。
どちらか一つではなく、可能であればどちらも導入をすることで社内と顧客、それぞれに向けた業務を最適化することができるでしょう。
▶▶【無料ダウンロード】CRMとグループウェアの連携メリット・方法を徹底解説します！
CRMを導入すべき企業
CRMは顧客との長期的な関係を築き、売上向上をさせていきたい企業に最適です。
特に以下のような企業におすすめです。
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膨大な顧客情報を管理する必要がある企業
大量の顧客データを持っており、かつ顧客データに定期的にアプローチが必要な企業には非常におすすめです。
データを一元管理することで、最新のお客様との接触を全員が確認可能になります。
顧客データが多い企業がCRMを活用しない場合
- 様々な営業から同じ顧客にアプローチしてしまい嫌がれる
- 次回連絡が半年後になり、前回の課題を失念してしまう
- お客様の情報が営業に依存してしまい、部署異動や退職が起こると情報が残らない
などの課題が発生してしまい、機会損失が起こってしまう可能性が高いです。
関連記事：顧客情報とは？一元管理方法・活用術とCRM(顧客管理システム)を紹介！
優良顧客のフォローに注力したい企業
過去の購入データや行動データを分析する事が可能になり、お客様に適切なタイミングでアプローチする事が可能になります。
適切なタイミングでご連絡する事で、顧客満足度を高めてリピーター獲得に繋がる可能性が高くなります。
関連記事：顧客のタイプ別アプローチとは？｜4つの顧客タイプ別アプローチ方法紹介
営業・マーケティング業務を効率化したい企業
営業やマーケティングにおいては、顧客情報を正しく活用することが非常に重要です。
情報を一元管理し、見込み客のフォローや成果分析を自動化できるためです。
これにより、効率的な営業活動や精度の高いマーケティング施策が実現します。
CRMをなしに営業やマーケティングを行った場合
- メルマガを無駄に送り続け、ブロックされてしまう
- お客様と約束した日時に再度連絡をすることができない
などの課題が発生してしまい、機会損失が起こってしまう可能性が高いです。
グループウェアを導入すべき企業
グループウェアは社員数が多かったり、複数名でプロジェクトを進めることがある企業に最適です。
特に以下のような企業におすすめです。
社内の情報共有を強化したい企業
ドキュメントやプロジェクト情報を簡単に共有したい場合、グループウェアが役立ちます。
秘密情報を守った上で社内共有するにはファイルにパスワードをつけたりと手間が発生しますが、グループウェアの場合ワンクリックで「社内メンバーのみ共有」などが可能になります。
セキュリティの観点からも、効率化の観点からも非常におすすめです。
外回りやリモートワークが多い企業
外回りやリモートワークが多い場合、対面と比較して情報共有が非常に難しくなります。
モバイル端末からアクセスできるグループウェアを活用すれば、場所にとらわれない情報共有が可能になり、業務効率化に繋がります。
関連記事：リモート営業とは？実態と課題、リモート営業活動に役立つツール紹介
タスク管理やスケジュール共有を効率化したい企業
グループウェアを活用することで、チーム全体のスケジュールの確認が可能になります。
また、会議室の予約管理も行うことでスケジュール調整がスムーズになります。
さらに、グループウェアによってはタスク管理も行うことができるものもあるので、タスク漏れ防止等も行うことが可能になります。
関連記事：営業のタスク管理とは？重要性や管理方法・おすすめツール紹介
グループウェア連携できるおすすめCRM「Mazrica Sales」
どちらも導入する場合、それぞれ独立して活用するのではなくCRMとグループウェアを相互連携した上で活用することで、情報の一元管理と効率的なチーム運営が可能になります。
「Mazrica Sales（マツリカセールス）」は、CRMとして営業活動に必要な顧客、案件、行動、名刺などのすべての情報を一元管理でき、国内外1,000以上のグループウェアとの連携が可能です。
【外部ツール連携】
見込み管理〜社内コラボレーションまで、業務フロー全体をカバーできるよう国内メジャーなクラウドツールと連携ができるようになっています。
更に、Mazrica Salesは基幹システムやその他外部システムすべてとiPaaSでの連携が可能です。
ノーコードでシームレスなデータ連携をが可能で、Mazrica Salesのデータを活用したイベント駆動型の業務フロー自動化も可能です。
基幹システムやその他外部システムとの連携により、以下のメリットが得られます。
- さまざまなシステムでデータ管理をしていても、ノーコードでシステム連携が可能
- 自動的にデータが統合されることで、二重入力の手間がなくなり、スムーズな情報共有が可能
- データが一元管理できるので、スピーディーな分析や経営判断が可能
- 新しいツールとの連携もスムーズに行うことができる
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Mazrica Sales
製品サイト：https://product-senses.mazrica.com/
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まとめ｜自社の目的や課題に合わせてCRＭとグループウェアを使いこなそう
CRMとグループウェアは、それぞれ異なる目的に応じたツールですが、連携することで相乗効果を生み出します。
まずは自社の業務内容や課題を明確にした上で、最適なツールを選び、業務効率化と成果向上を目指しましょう。
Mazrica Sales × グループウェア 〜SFA/CRMとグループウェア連携による営業活動の効率化の実現〜
クラウド営業支援ツールMazrica Sales（マツリカセールス）とグループウェアツール（Google Workspace、Microsoft365など）の連携概要資料です。SFAとグループウェアツールの連携メリットや連携詳細について紹介します。
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