リモートワークとは、「オフィス以外の場所で仕事をする」という新しい柔軟な働き方。
リモートワークは、生産性向上のために各企業で導入が進んでおり、営業職にとってもその流れは例外ではありません。
リモートワークを営業職にも導入することにより、営業活動に充てる時間を増やすことができ、受注率の向上へと繋がるのです。
今回は、そんなリモートワークとそのツールについて取り上げてみました！
実際のメリットやデメリットも紹介しているので参考にしてみてください。
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リモートワーク（テレワーク）とは？
ICT（情報通信技術）を用いた新たな働き方としてリモートワーク（テレワーク）という働き方が注目されており、日本でも多くの企業が導入を進めています。
リモートワークとは、言葉の通り「遠隔で仕事をすること」を指し、オフィスに出社することなく業務にあたることを言います。
リモートワークは、いわゆる「在宅勤務」と言われる自宅で仕事をする以外にも、コワーキングスペースやレンタルオフィスを使う方法や、移動中の電車内やカフェなどで仕事をする場合なども該当し、働く場所に縛られません。
ここで、数値でリモートワークの広がりを見てみましょう。
まずは総務省の「通信利用動向調査」によると、企業のリモートワークの導入状況は2019年20.2％でしたが、2020年は47.5％となっています。
また、資本金規模別で見てみると、導入率が最も高いのが資本金10億円～50億円未満で87.1%、次いで資本金50億円以上で83.7%となっており、概ね資本金の規模が大きいほどリモートワークの導入が進んでいることが分かります。
リモートワークの導入目的は、1位「非常時（地震、台風、大雪、感染症の流行など）の事業継続に備えて」2位「勤務者の移動時間の短縮・混雑回避」3位「業務の効率性（生産性）の向上」という順位であり、感染症への対応や働きやすさの向上を目的として導入されているようです。
更に、ビジネスで導入しているクラウドサービスについては、1位「ファイル保管・データ共有」2位「電子メール」3位「社内情報共有・ポータル」となっているほか、「スケジュール共有」「給与、財務会計、人事」「データバックアップ」も30%以上の企業が導入を進めており、リモートワークに役立つツールを利用していることが分かります。
それでは、企業は実際にどのようにリモートワークを実践しているのでしょうか？
リモートワークツール６選
メンバー間の情報格差をなくして離れていてもコミュニケーションが取りやすいようにするためには、ITツールを活用して環境を整えることが大事です。どのようなツールが適しているのか紹介します。
営業活動のリモートワークに関する調査によると、使用するツールについて、最も多い回答は「Web会議ツール」(87.7%)だった。次いで「チャットツール」(66.8%)、「グループウェア」(53.6%)となっています。
グループウェア｜スケジュールやドキュメント共有！
先述した通り、リモートワークでは情報の共有が欠かせません。
データ共有を促進してメンバー同士のコミュニケーションをスムーズにするためには、グループウェアの導入がおすすめです。
グループウェアは、一般的に以下のような機能があります。
- スケジュール管理：自分やメンバーのスケジュールをカレンダーで一元管理
- ファイル共有：資料やファイルをストックして共有
- 掲示板：社内で共有したい事項を掲示板に書き込める
- ワークフロー：申請から承認までの流れを円滑に
グループウェアによって、その日にメンバーがどこでどんな仕事をしているのかを把握したり、資料を探す手間を省いて効率を高めたりすることができます。
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リモートワークでのスケジュール管理なら【Google Workplace（旧G Suite）】
●製品概要
Googleが提供しているグループウェア「Google Workplace（旧G Suite）」。
個人的にGmailやGoogle カレンダーなどを使っている人も多いと思うので、導入してもそれほど手間なく扱えるようになることがメリットとして挙げられます。
Google ドライブでファイルを共有したり、ドキュメントやスプレッドシートでクラウド上に資料を作成でき、更に閲覧権限・編集権限も設定することができます。
Googleが提供している業界トップクラスのセキュリティーと、24時間365日対応のサポートにより、導入後も安心です。
●費用
月額
- Basic Starter：680円/1ユーザー
- Business Standard：1,360円/1ユーザー
- Business Plus：2,040円/1ユーザー
- Enterprise：お問い合わせ
●特徴
- Google カレンダーによるスケジュール共有と管理ができる
- ハングアウトでチャット機能だけではなく、音声会議や動画会議を実施可能
- Word、Excel、PDF、画像などのさまざまなファイルをクラウド上で共有し、閲覧権限を設定できる
- クラウド上で資料作成ができ、同時に複数人で編集作業が可能→自動保存により、ファイル破損の心配なし
- 業界トップレベルのセキュリティー管理
- 24時間365日、メールと電話でサポート
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タスク管理ツール｜社内タスクの整理に最適
案件や業務の進捗状況を把握しにくいリモートワーク。
特定のメンバーが業務過多になってしまったり、他のメンバーの仕事を手伝ってあげたりすることが難しくなってしまいます。
それを防ぐためにも、タスク管理ツールを導入しましょう。
「いつまでに」「誰が」「何をやるのか」が全メンバーで共有できれば、特定のメンバーに業務が偏ることもないですし、余裕のあるメンバーに業務を振り分けたりすることもできます。
それぞれのタスクの優先順位をつけたり、未着手・着手中・完了などのステータスで管理したりできるタスク管理ツールもあります。
営業のタスク管理なら営業支援ツール【Mazrica Sales（マツリカセールス）】
●製品概要
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AI搭載のSFAとして営業活動をサポートしているMazrica Salesも、タスク(ToDo)管理ツールとして活用することができるんです！
Mazrica Salesでは営業活動を「アクション」として登録することができます。
アクションの種別は“面談”“メール”“電話”といった顧客対応、“社内タスク”(社内ミーティングや提案書作成など)“社外タスク”(パートナー企業への同行依頼など)の5つが固定で分類されています。
それぞれのアクションは“提案”“興味喚起”“アポ取り”など、「なぜそのアクションを行うのか」という目的を設定できるので、各タスクの目的を確認しながら進めることができるのです。
ひとつひとつのタスクを遂行していくことで案件が進むので、営業プロセスに合ったタスク管理が可能。
また、Mazrica Salesでタスク管理をすることで、SFAで営業管理・ToDoリストでタスク管理・カレンダーでスケジュール管理といった重複管理が発生せず、すべての業務を一つのツールに集約することができて効率的です。
▶︎案件管理・タスク管理はクラウド営業支援ツールMazrica Salesがおすすめ
●費用
- Starter：月額6,500円/ユーザー
- Growth：月額12,500円/ユーザー
- Unlimited：月額18,500円/ユーザー
▶︎▶︎Mazrica Salesは様々なツールと連携できます！連携できるツールをご紹介
●特徴
- 営業活動におけるタスク管理に適している
- 同時にスケジュール管理も可能
- アクションをまとめて日報として提出もできる
- 組織内のメンバーと共有することでお互いにサポートしあうことができる
▶︎Mazrica Salesの特徴・他者との違いに関する詳細はこちら
▼さらに具体的なツールについてはこちら！
営業支援ツール(SFA/CRM)｜対面での会議など営業コストの削減
顧客データ、案件情報、自分のアクション履歴、商談で使った資料など、営業活動に必要なデータを全て一元管理して共有することができるのがSFA(Sales Force Automation)やCRM(Customer Relationship Management)システムです。
関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違いや選び方から成功事例まで解説
いつ・どこで・誰が・誰に・どんな営業活動をしたのか、そしてそれが成約したのかどうかという営業活動に関する情報を一目で確認することができ、予算に対しての実績値も簡単操作でグラフ化することができます。
これによって上司への報連相やメンバー間での情報共有の時間を削減し、定例会議や毎朝のミーティングなどの時間をカットすることにも繋がります。
外出が多い営業職だからこそ、SFAやCRMを活用して効率的に情報共有をし、純粋な営業活動に充てる時間を増やすことが大事ですね。
▶︎▶︎8つのSFA/CRMを徹底比較！自社に合うツールは？
ここで、誰でも簡単に操作できる直感的なUIにより、現場の定着に最もフォーカスしている、
先ほども紹介した弊社の開発するSFA『Mazrica Sales』を例に、SFAの機能について少しご紹介していきたいと思います。
●案件ボード
Mazrica Salesでは、案件ボードという画面で、案件をカンバン方式で可視化することができます。
今どのフェーズにどれくらいの案件が積み上がっているのかが一目瞭然です。
マネージャーが全体を見る際は以下のようなポイントでチェックすると受注率を高められるでしょう。
- 停滞している案件はないか（Mazrica Salesでは動けていない案件は青→黄色→赤と色が変わっていきます）
- 担当案件に偏りはないか
- 契約金額や予定日は正確か
- ネクストアクションがきちんと設定されているか、内容や時期は適切か
●売上予測レポート
SFAの売上の見込みのレポートを活用して、正確な見込みを把握するとともに、重要な案件を落とさないように手を打っていきます。
SFAの売上の見込みのレポートでは、入力された契約予定日と金額に基づいて、月次や年次の見込み金額をグラフ化することができます。
ここでは以下のようなポイントを重点的にチェックすると見込みの精度が上がるでしょう。
・受注見込みはいくらか、目標に対して足りているのか
・今月の見込みの案件はどれか、その中で上長がフォローすべき大口案件はあるか
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チャットツール｜リアルタイムでのコミュニケーション
顔を合わせる機会が少ないリモートワークだからこそ、普段のコミュニケーションできちんと関係を構築して情報共有することが大事です。
メールのような時差のある連絡手段はリモートワークには向いていません。
リアルタイムでコミュニケーションを取ることができるチャットツールであれば、確認したいことをすぐ確認できますし、孤独感を感じずに仕事をすることができます。
個人間でのやり取りのほか、部署やプロジェクトでグループを作成して会話をすることができるので、メンバー同士のブレストの場として使うこともできます。
圧倒的なシェアを誇るチャットツール【Slack】
●製品概要
世界150ヵ国以上の企業で導入されているビジネスチャットツールSlack（スラック）。
個人同士のダイレクトチャットだけでなく、組織やプロジェクトの許可されたメンバーのみが参加できるチャンネルでやり取りを進めます。
シンプルなデザインはUIに優れていて、ビジネスチャットツール初心者の企業でもスムーズに導入できるでしょう。
外部ツールと連携することでSlackのチャンネル上にアラートや重要情報がアップされるので、業務効率も上がります。
GoogleドライブやDropboxなどのフォルダ共有サービスをはじめ、1,000以上の外部ツールとの連携が可能です。
●費用
- スタンダード：年払い850円/人/月、月払い960円/人
- プラス：年払い1,600円/人/月、月払い1,800円/人
- Enterprise Grid：お問い合わせ
●特徴
- 使いやすいシンプルなデザイン
- チーム別、プロジェクト別、顧客別などのチャンネルごとの会話が可能
- 音声通話、ビデオ通話、画面共有も可能
- ドラッグ＆ドロップでファイル共有
- 高いセキュリティ性
▼さらに具体的なツールについてはこちら！
オンライン商談ツール｜社内外との顔を見ながらのコミュニケーション
電話やチャットだけでは、意思疎通がうまくいかない場合があります。
相手の顔を見ながら話すことができるオンライン商談ツールを使うことで、感情を伝えながら会話をすることができるようになります。
スタッフとの会議や打合せだけでなく、遠方の顧客との商談でも利用できるため今まで諦めていた遠方の新規顧客獲得にも繋がります。
また、オンライン商談ツールでは資料や画面の共有もスムーズなので、実際の会議や商談と同じようなスピードで展開することができますよ。
オンライン商談ツールなら【Zoom】
●製品概要
WEB会議・オンライン会議のツールとして人気のzoomミーティングも、オンライン商談で活用することができます。
HD品質の映像と高音質の音声が特徴。
最大で1,000名までが参加可能で、最大49のビデオをスクリーン上に表示することができます。
バーチャル背景と外見補正機能もあり、オンラインならではの使い方もできますよ。
Office365やG Suiteとの連携も可能で、カレンダーでのスケジュール作成も可能です。
●費用
- 基本：無料
- プロ：月額1,679円/1ホスト
- ビジネス：月額2,239円/1ホスト
- 企業：月額2,239円/1ホスト
●特徴
- 高画質、高音質
- マルチデバイス対応
- AIがトランスクリプションを生成
- 参加者が各自のスクリーンを同時共有することも可能
- 外部連携機能
▼さらに具体的なツールについてはこちら！
クラウド型ワークスペースツール｜社内外とのイメージ共有の効率化
オンライン商談ツールでは資料や画面の共有もスムーズなので、実際の会議や商談と同じようなスピードで展開することができますよ。さらにクラウド型ワークスペースツールを活用することで、どんな具体的にイメージを持っているのか、社内でのブレインストーミングや顧客との業務フローの整理・共有をスムーズに進めらるようになります。
リアルタイムで誰がどこを見ているかわかるため、離れた場所にいても同じ場所で顔をあわせて話すようにコラボレーションができます。
リモートコラボレーションの可能性を広げる【Strap】
●製品概要
Strapは、チームでプロジェクトを進める全ての人向けのクラウド型ワークスペースです。
オンラインホワイトボード上でリアルタイムでの図解やテキスト情報の共同編集が可能となり、
作業・コミュニケーションの効率化を実現します。
●費用（2021年1月時点）
- Small 月額2万円（20名まで）
- Medium 月額4万円（40名まで）
- Large 要相談（41名以上）
●特徴
- 日本語で誰にでもわかりやすいUI、機能を厳選してパフォーマンス優先している
- デザイン企業グッドパッチで実際に活用されている便利なテンプレートを提供している
- 日本語でのサポート体制、万全のセキュリティ体制で運用している
リモートワーク（テレワーク）の導入のメリット
【メリット1】通勤の負担軽減
自宅もしくは自宅から近い場所で仕事ができるリモートワークであれば、通勤の負担がなくなるため生産性が上がるだけでなく、プライベートの時間も充実してワークライフバランスが向上しますし、交通費の経費が削減されるため会社としてもメリットがあります。
【メリット2】人材の確保
結婚や出産、介護、結婚相手の転勤などのライフイベントにより退職せざるを得ないことがありますが、リモートワークでは社員一人ひとりの事情に合わせて自宅や空き時間での仕事が可能になり、退職を防止することができるのです。
【メリット3】労働生産性の向上
先述した通勤負担の軽減だけでなく、リモートワークであれば同僚との雑談や空中戦のような長時間の会議もなくなるため、個人の業務に集中することができて生産性の向上が期待できます。
リモートワークの導入の懸念点とその対策
国内ではリモートワークという働き方が広がっている反面で、日本よりも早くリモートワークが定着したアメリカでは2013年にYahoo!が、2017年にはIBMがリモートワーク（テレワーク）を廃止しました。
メリットだけでなく懸念点もあるということを事前に把握しておきましょう。
株式会社マツリカの「営業活動のリモートワークに関する調査」（2020年４月実施）によると以下のような課題があるようです。
【懸念1】コミュニケーションが取りにくい
分からないことやアドバイスしてほしいことがあっても、リモートワークだと上司や同僚と気軽にコミュニケーションを取ることが難しくなってしまいます。
そのような事態を防ぐためには、Web会議ツールで常に他のメンバーと繋がっていたり、時間差のないチャットでやり取りをしたり、バーチャルオフィスシステムなどで通常のオフィスにいるような感覚で仕事をしたりするなど、すぐに話しかけられるようなITツールの導入をしましょう。
【懸念2】情報共有がしにくい
紙の資料や、特定のパソコンでしかアクセスできないデータなどがあると、リモートワークをしているメンバーはその情報を手に入れることができません。
クラウド型のファイル共有ツールを利用したり、Excelではなくクラウド上で同時編集できるGoogleスプレッドシートなどを使ったりして、情報格差がないように整えましょう。
【懸念3】きちんと仕事をしているのか分からない
リモートワークでは、業務時間内にきちんと席に座って仕事をしているのかをマネージャーが把握するのが難しいこともあります。
上司と部下の信頼関係が構築されていれば問題ありませんが、「さぼっているのではないか」と疑ってしまうこともあるようです。
そのような場合にはオンライン会議ツールやバーチャルオフィスツールを使うことで、全メンバーが働いている姿を確認することができます。
また、位置情報が分かるオンラインタイムカードもあるので、必要に応じて利用してみるのもいいかもしれません。
営業職でのリモートワークの導入
外出が多い営業職は、実はリモートワークに向いている職種だと言えます。
もしかしたら、すでにリモートワークをしているような状態かもしれません。
移動中の電車内や駅で訪問先の情報を確認したり、訪問と訪問の間のスキマ時間でカフェに立ち寄ってWeb会議をしたり、外出先から直帰して自宅で日報を書いてクラウドから提出したり。
今まで紙ベースで行っていた情報管理や日報などを出先で済ませたり、事務所での会議の時間をWebに変更したりすることによって、オフィスに戻る必要がなくなり、その分の時間を営業活動に充てることができるようになります。
終わりに
オフィス以外の場所で仕事をするリモートワーク。
働きやすい環境にすることによって、企業は優秀な人材を確保でき、従業員はキャリアアップを諦めることなく仕事を続けることができます。
顔を合わせる機会が少なくなるからこそ、まずは導入前に信頼関係を築き、導入後も気軽にコミュニケーションを取って情報共有ができる環境にして、企業全体で生産性を高めましょう！
投稿者プロフィール
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Mazrica Business Lab.はクラウドアプリケーションMazricaの開発・提供を展開する株式会社マツリカが運営するオウンドメディアです。営業・マーケティングに関するノウハウを中心に、ビジネスに関するお役立ち情報を発信しています。
