チームのタスク管理を成功させるには？おすすめツールも紹介

チームの生産性を高め、プロジェクトを円滑に進めるためには適切なタスク管理が欠かせません。

本記事では、チームにおけるタスク管理を行うことのメリット、具体的な方法、そして成功のポイントを解説します。

おすすめツールも併せて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

チームにおけるタスク管理とは

チームにおけるタスク管理とは、複数のメンバーが関与するプロジェクトや日常業務において、タスクの進捗状況や担当者、締切を明確化し、効率的に運用するプロセスを指します。

チームでタスク管理を行う場合、全員が同じ方法で管理することが基本です。

それぞれが違う基準のタスク管理をしている場合、抜け漏れや重複の原因となります。

また、管理方法をチームのメンバー全員が正しく運用することが重要です。

運用方法を定めたとしても、形骸化してしまい実施されない場合は意味がありません。

日報や定期確認の時間を設けるなど、タスク管理方法を使用する運用を行う事が重要です

関連記事：タスク管理が上手い人とは？スキルや方法・便利ツールを紹介

営業チームにおけるタスク管理の重要性

営業チームでは、日々の商談、案件進捗、フォローアップなど複数のタスクが並行して進行します。

タスク管理が不十分だと、チーム間での情報共有が遅れることや、資料作成の抜け漏れといった問題が発生する可能性があります。

適切なタスク管理を行うことでチームの連携を強化し、営業成果を最大化することが可能です。

関連記事：営業パーソンが成果を上げるためのタスク管理方法やツールを解説

チームでタスク管理を行うメリット

チームでのタスク管理は、タスクの抜け漏れを防ぐだけではなく、チーム内の情報共有、また連携の強化など多くのメリットがあります。

様々なメリットがありますが、本記事ではメリットを以下3点解説していきます。

• チームのタスクを可視化できる
• チームの情報共有が活性化する
• チームの連携強化につながる

1つずつ、解説していきます。

チームのタスクを可視化できる

リーダーとしては、チームメンバーのタスクを可視化する事でプロジェクトなどの進捗を聞く必要はなく簡単に把握する事ができます。

営業の場だと流動的に、ネクストアクションの確認をすることで最適なアドバイスをすることができるでしょう。

複数人が関わるプロジェクトの場合では、全体の進捗をチームメンバー全員で確認する事で、遅延や課題を迅速に発見できます。

そうすることで、プロジェクト全体の効率化が期待されます。

関連記事：仕事の見える化のメリットとは？｜具体的な進め方や営業の見える化を紹介

チームの情報共有が活性化する

タスク管理を行っている中で「いつまでに、どのようなアクションをするか」を明確にする必要があります。

その情報をチーム内で共有することで、チーム自体の活性化を図ることが可能です。

営業現場でいうと「検討中のお客様に対してどのような資料作成をするか」などをリーダーだけでなくメンバーも確認することができれば、またその資料が新しい場合はチーム全体の営業力の強化をすることができます。

チームの連携強化につながる

複数人が関わるプロジェクトの場合、チーム連携が必須になります。

プロジェクト進行の際にタスク管理を正しく行っていないと、他の作業者の進捗が分からず、急に自分のタスクが発生する可能性もあり遅延に繋がるケースもあります。

タスク管理を正しく行うことで、抜け漏れを防ぐだけではなく、他のメンバーがタスク発生のタイミングを把握できます。

チーム内の連携が向上するでしょう。

関連記事：社内連携を強化する5つの方法を紹介！マーケティング、営業、開発が社内連携するメリットとは

チームでタスク管理を行うための3つの方法

チームでのタスク管理には何種類か方法があります。

以下の3つの方法を活用して、最適な管理体制を構築しましょう。

• タスク管理ツールを導入する
• Excel・Googleスプレッドシートを活用する
• 紙で管理する

タスク管理ツールを導入する

チームでタスク管理ツールを活用することで、タスクを簡単に管理することができます。

進捗確認だけではなく、通知機能や他のチームメンバーへのタスク依頼等が可能となり、タスク管理を効果的に行うことが可能です。

また、プランにもよりますが同じルーティンのタスクの場合、ワークフローを作成することで業務の抜け漏れをなくすことができます。

私は会社でウェビナーを担当しているのですが、Asanaでタスク管理を行っております。

ワークフロー通りに沿って進めれば抜け漏れが無くなるので、効率化を図ることができています。

AsanaやTrelloなどが代表的なツールですが、チームのニーズに合わせて選択しましょう。

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関連記事：タスク管理ツール・ToDo管理におすすめ13選を徹底比較【2025年最新版】

Excel・Googleスプレッドシートを活用する

コストを抑えたい場合には、汎用性の高いExcelやGoogleスプレッドシートを使用してタスクを整理する方法もあります。

営業の場においては、お客様毎の営業進捗をExcelなどでチームメンバー全員が記入しメンバーのネクストアクションやタスクを確認することにより、チーム全体でどのようなアクションを行うべきかの確認を一括して確認することができます。

また受注確度などを入力することにより、営業の着地見込みなども確認することができるのでタスク管理以上の効果を発揮する可能性もあります。

テンプレートを活用することで、手軽に始められますのでぜひ下記記事を参考にしてみてください。

関連記事：エクセルで案件管理をするポイントと使い方【無料テンプレあり】

紙で管理する

デジタルツールに慣れていない場合や小規模なプロジェクトでは、紙でタスクを管理する方法も有効です。

紙を活用した様々なタスク管理方法があります。例えばポストイットやホワイトボードなどを活用し、メンバーのタスクが発生した際に貼り付けていく方法などです。

シンプルかつ手軽に運用可能なので、タスクが非常に少ない場合やまずは管理することを初めて見る場合は有効です。

ただし、大規模なチームになった場合はより工数が発生する可能性があるので状況に応じて使い分けましょう。

チームのタスク管理を成功させる4つのポイント

チームやプロジェクトでタスク管理をする場合、うまくいかないケースもあります。

チームでのタスク管理を行い成功させるために重要なことを4つまとめましたので確認してみてください。

• タスク管理の目的をチーム内で共有する
• 運用責任者を立てる
• チームメンバーにタスクやプロジェクトの全体感を共有する
• 定期的なコミュニケーションとフィードバックを行う

それでは解説していきます。

タスク管理の目的をチーム内で共有する

タスク管理をチームで新しく行う場合、一番最初は工数がかかるようにメンバーから見られます。

そのため、なぜタスク管理を行う必要があるのか。タスク管理をすることでメンバーにどのようなメリットがあるのかを共有することが非常に重要です。

この合意をチーム内で取らないまま取り組みとして始めてしまうと、タスク管理をする優先順位が下がってしまい、結果的に運用に乗らないケースがあります。

その為、チームメンバーに目的やメリットを共有することは非常に重要です。

運用責任者を立てる

チームでタスク管理を成功させるために、役割と責任を明確にすることが重要です。

例えば、ツールを活用してのタスク管理を始めた場合は入力状況の確認や、全体の運用状況を確認する役割を設置することです。

運用担当者が進捗状況を確認することで、タスク管理の形骸化を防ぐことができます。

チームメンバーにタスクやプロジェクトの全体感を共有する

複数人を巻き込むプロジェクトやタスクの場合、そのプロジェクトやタスクの全体像を解説した上でタスク管理を進行することが理想です。

プロジェクトの全体像を共有しないままタスクを「点」で依頼すると、タスク進行者が依頼の背景を把握していなかったり、実施アクション自体未完成なまま進む可能性もあります。

一方プロジェクトやタスクの全体感を共有した上でタスクを依頼することで「点」ではなく「線」で把握することでプロジェクト全体の質を上げることが可能です。

定期的なコミュニケーションとフィードバックを行う

運用状況やタスクの進捗を定期的に確認し、改善を行っていくことが重要です。

特にタスク管理を初期段階では、正解がわからない中で進めることになるでしょう。その為、定期的にタスク管理状況の確認をしましょう。

その際、メンバーからの意見も募りどのように運用することがチームにとっての理想なのかヒアリングしていきましょう。

また、メンバーのタスクを確認し、フィードバックすることも重要です。

タスク管理を体系立てて実施したことが無い人は、無駄なタスクを作ってしまったり、またタスクの粒度が荒く本来の目的から逸れてしまうこともあります。

運用に乗る迄は定期的に確認をすることで、タスク管理をチーム内で浸透させることができるでしょう。

営業チームのタスク管理ならSFAを活用しよう

営業の場では、数多くのタスクが平行して発生するケースがあります。

日々の商談やそこから発生する資料作成、商談分析、フォローアップ、それだけではなくカレンダー管理や受注処理など、業務は数多くあります。

その為、営業に特化したSFA（営業支援システム）を活用することで効果的に商談を進めることができ、成果の最大化を目指すことができます。

関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違いや選び方と営業の成功事例まで解説

「Mazrica Sales」は営業現場の意見を多くヒアリングし作られたツールの為、タスク管理だけではなく分析作業も包括して行うことができるツールです。

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関連記事：【Mazrica Sales活用事例】営業チーム内の情報共有を促し営業効率の向上に繋げた事例

まとめ：個人だけでなくチームのタスク管理にも力を入れよう

タスク管理を行うことの重要性やメリットだけではなく、運用に乗せることの重要性をご理解いただけたのではないでしょうか。

初期は少し面倒に感じられるかもしれませんが、チーム全体でのタスク管理を徹底することで、業務効率化を行うことだけではなく、各人のタスクを確認することで営業の質を上げることができ、結果売上拡大も見込むことができます。

営業チームであれば、「Mazrica Sales」のようなSFAを導入することで、より効率的なタスク管理を行うことが可能です。

この機会に、自社に合ったタスク管理方法やツールを検討してみてください。