「営業の進捗管理が煩雑で状況が把握しづらい」「情報共有が不十分で引き継ぎに時間がかかる」といった悩みを抱える企業の多くは、営業の生産性向上や業務効率化の手段としてSFA（営業支援ツール）の導入を検討 しています。
SFAは上手に使えば業務効率化できる、素晴らしいツールですが、使い方を誤れば、逆に業務量を増やしてしまう可能性もあります。
では、SFA導入時に何に気を付けていけばよいのでしょうか。本記事では、営業がSFAに入力しなくなる原因や、入力率を上げるポイントを解説します。ぜひ参考にしてみてください。
SFAとは？
SFAとは、Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）の略で営業活動の支援と効率化を目的としたツールのことです。
リードや顧客情報をはじめとした、営業に関係する情報を記録や管理し、過去の商談や案件の進捗などをツール上で確認することができます。
また、SFAの目的で重要なのが管理だけではなくチームで運用することで、最新の情報を共有し属人化しがちな営業活動を改善できる点です。
「営業プロセスを見える化したい」「営業の属人化を解消したい」「営業活動を効率化したい」などの課題解決に最適なツールがSFAです。
関連記事：SFAとは？CRM・MAとの違いや選び方から成功事例まで解説
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現場の営業がSFAに入力しない原因
SFAは営業にとって非常に役立つツールです。過去の案件の履歴も見れますし、現在の売上や進捗も簡単に確認できます。
ですが、実際に現場の声をヒアリングすると、SFAを使うことが嫌い、好きではないと感じている方が多いのも事実です。
さらに、弊社が実施した「SFA満足度調査」では、SFA導入済み企業の過半数は課題を解決できず、SFA利用について十分に満足できていないという結果が出ています。
それでは、なぜSFAを使用することが嫌いと感じる人が多く、満足に活用されていないのでしょうか？SFAの入力が進まない原因を以下にまとめました。
0.「入力するためのSFA」になっている
SFAの運用が“入力すること自体”を目的化してしまうと、形だけの運用になり、実質的な効果は得られません。SFAはあくまで業務改善・営業支援の手段であるべきです。
1. SFAが使いにくい、見にくい
現場の営業がSFAに入力しない原因の最も大きなものとして、「SFAが使いにくい」ことが挙げられます。
実際に、弊社が実施した SFA/CRMの利用実態と活用課題に関する調査 でも、多くの企業が 「入力のしにくさ」 を課題に感じていることが明らかになりました。
具体的には、SFA/CRMの利用課題として、43.6%の企業が「情報の入力・更新が複雑」 と回答し、40.6%の企業が「営業メンバーが情報を入力しない」 という課題を抱えていることがわかっています。
上記の図からも、多くの営業組織にとって、SFAの入力作業そのものがハードルになっていることがわかります。そのため、SFAを最大限に活用するためには、誰でも簡単に入力、操作できるシステムを選ぶことが不可欠になります。
関連記事：SFAが定着しない4つの原因とは？乗り換え（リプレイス）の4つの手順と注意点
2. SFA活用がトップダウンで行われている
トップ（上）とはつまり上司です。基本的にSFAは管理するためのツールとして捉えている方が多いようです。
「今日からこのツール使うから、毎日案件情報入力してね？」と、ある日上司から言われて嫌々入力している、というケースをよく聞きます。ですが、入力した情報を営業パーソンが一人ひとり見返し、活用しているか？というと、必ずしもそうとは言えません。
SFAは営業支援ツールではなく、営業管理ツールになってしまっており、実際の営業パーソンが使うツールというよりは、マネジメント層（管理者）が使うツールになっている現状があります。
3. 入力が面倒
そもそもSFAにデータを入力するのが面倒ととらえている方も多いようです。
特に時間の取れない営業にとって、入力作業は面倒な仕事でしょう。
しかし、そもそも入力されなければツール内に情報やナレッジが蓄積されません。SFAのポテンシャルを活かしきれなければ、高額な金額を支払って導入するメリットが無くなってしまいます。
多くの企業では、営業の属人化を改善することがツール導入の目的の1つであり、少しでも作業工数を減らすことが重要な課題です。
4. 機能が複雑かつ高価格
SFAは高機能であるほど、活用の幅が広がるのは事実です。
ただ、機能を加えすぎることでツール内が複雑になり「使いにくさ」に影響する可能性があります。また、高機能なツールほど価格も高くなってしまいます。
▶︎【実は50%以上の企業が課題あり？】失敗しないSFA導入手順とは？
SFA入力率を上げる4つのポイント
では、どうしたらSFAの入力率を上げることができるのでしょうか。
答えは簡単で、上記の原因を解決できるツールを導入し、環境を整えればよいのです。具体的な4つのポイントを解説します。
マネージャーと現場の期待値を揃える
マネージャーが「管理のため」だけにSFAを活用していると、現場との温度差が生まれます。KPI共有やデータに基づくフィードバックを通じて、双方が納得できる活用方法を話し合いましょう。
導入目的・メリットを明確化する
現場の社員に主体的にツールを活用してもらうには、導入する目的やメリットを明確にして、理解してもらうことが一番です。
トップダウンでSFA導入が進められてしまうために、SFAの導入目的やメリットが現場に理解されず、結局使われなくなってしまうという課題がありました。
では、蓄積したナレッジが自分達の役に立ち、効果的に使えるのならどうでしょうか？
上司から言われて入力するのではなく、自ら入力したくなれば積極的に活用したくなるはずです。
現場にとってSFAを活用することがメリットに感じられるように、ツールの選定前に現場の課題感を汲み上げておくことも重要です。
関連記事：SFA導入のメリット・デメリット｜運用失敗の原因と対策も解説
SFAが現場の武器になる仕組みをつくる
例えば、SFA上の情報から過去の失注理由が検索できる、類似案件を抽出できるなど、営業にとって“使えば得になる”機能を整えることで、自然に活用されていきます。
UI/UXが良いツールを選ぶ
SFAの入力率を高める1つ目のポイントは、UI,UXが良いツールを選ぶことです。使いやすくUI/UXが良ければ、SFAを使うことへの抵抗感が減らせます。
使い勝手がよく、必要最低限の説明で営業パーソンが勝手に使ってくれるのであれば時間、人的コストも極力抑えられます。また、現場の営業パーソンにとっても入力負荷が減り、業務効率化につながります。
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自動化できる機能を重視する
入力は誰もが面倒だと感じるものです。そのため、極力、業務を自動化できる機能が豊富なツールを選定することをおすすめします。
SFA/CRMの利用実態と活用課題に関する調査では、SFA/CRMの利用促進に向けて求める機能として、第一位が「入力自動化・項目簡略化」(47.5%)、第二位が「AIによる入力サポート」(45.5%)となっており、現場でも入力負荷の軽減が求められていることがわかります。
入力自動化の具体例としては、
- 送ったメールが全てSFA内に取り込まれる
- SFAで設定した案件情報がカレンダーに自動で記載される
- 名刺情報がカメラで読み込むだけでSFAに自動で入力される
などの機能を持つSFAがあります。
業務の一部を自動化できるSFAを選んで導入することで、面倒な作業をなくし、SFA内にナレッジが蓄積されます。
相場に合うツールを導入し、導入後の業務フローを整理する
SFAはツールによって機能も解決できる課題も異なります。自社に必要不可欠な機能とSFAの費用相場は把握しておく必要があります。
SFAの費用を比較する際には是非こちらの資料をご活用下さい。
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導入後、スムーズに活用を進め、業務の遅延やミスの発生を防ぐことができるでしょう。
▶▶【こちらもおススメ】失敗しない！SFA/CRMの導入ステップまるわかりシート
現場に定着しやすいSFA/CRM
ここまで、SFAの入力促進のためには、特にUI,UXに優れたツールを導入することが重要であることを解説してきました。
最後に、現場の定着しやすさにこだわって設計されたSFA/CRM「Mazrica Sales」を紹介します。
1. 見やすくて使いやすい直感的なUI/UX
Mazrica Salesの魅力は、なんといっても見やすさ、使いやすさです。
上記画像の「案件ボード」は、営業プロセスごとにカンバン形式で案件情報を表示します。
最終対応日からの経過日数に応じて色分けでアラートされるため、全てのチームメンバーが一目で案件の進捗度や優先度を把握することが可能です。
情報はリアルタイムで更新されるため、情報共有の手間がかからず、チーム内でスムーズな連携ができます。
2. AI搭載型の精度の高い分析・予測機能
Mazrica Salesには、AIが過去の案件データをもとに受注確度/受注契約日/受注金額を解析・予測するAI予測機能が付いています。
過去に対応した類似案件から効果的なアクション、勝ちパターンを提案してくれるため、「既存顧客にどのようなアプローチをしたら良いのかわからない」場合でも、個人の経験や勘に依存しない営業アプローチが可能です。
また、AI搭載のおススメ機能として、画像内の文字をテキストデータ化するOCR機能があります。
展示会やセミナーで交換した大量の名刺情報を全て手入力していくのは大変な作業です。
Mazrica SalesのOCR機能を使えば、名刺をスキャナーやカメラで読み取るだけで名刺情報を自動でデータ化することができます。入力する手間とミスの削減につながり、作業効率も上がります
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3. グループウェア連携で入力作業の負担を最小限に
GoogleのGSuiteやMicrosoftのOffice365と連携している為、GmailやGoogleカレンダーとの連携が可能です。GmailはChromeの拡張機能でMazrica Sales内に自動プッシュ、GoogleカレンダーはMazrica Sales内で入力した案件に紐付いてGoogleカレンダーに自動登録されます。
▶︎▶︎グループウェアとSFAの連携について詳しく知りたい方はこちら
また、Slackとの連携も可能で、案件情報の更新を行うとSlackの指定したチャンネルに通知されます。
多くの営業パーソンが面倒だと感じている入力をある程度自動化し、活用することで本当に価値あるSFAを実現します。
以下は、Mazrica Salesのことをさらに詳しく解説した資料です。気になった方はぜひダウンロードしてみてください。
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