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1991年の創業以来、オンデマンドプリンティングを中心に事業を広げてきたキンコーズ・ジャパン株式会社様。法人営業統括部では、Excelでの案件管理に限界を感じたことをきっかけにMazrica Salesを導入しました。今では、複数の場所に分けて入力していた案件情報が1つにまとまり、部門を横断してデータを引き出せるようになってきています。
導入後は、中長期案件の把握や活動の可視化を組織全体で共有できるようになりました。これにより見えていなかった活動情報、分散していた情報が一元化され、現場営業から経営層まで共通認識のもとで営業活動を推進できています。全社的な定着を進める過程では、拠点ごとの説明会開催や入力項目の見直しなど、地道な工夫が重ねられてきました。
さらに、新しい顧客にアプローチするための準備時間の確保に課題を感じ、Mazrica Targetの導入にも踏み出しました。AIによる提案準備の支援を受けられるようになったことで、準備にかかる時間の短縮を実感する声も出てきています。
今回は、事業推進部 事業企画グループの吉江様、戸巻様のお二人にお話を伺いました。
印刷会社の枠を超え、幅広いソリューションを提供
貴社のサービス内容について教えてください。
戸巻様：キンコーズという名称で、一般的には印刷サービスがメインというイメージを持たれるかと思いますが、駅前やビジネス街などに展開する店舗、法人営業、オンラインの3つの顧客接点を通じて、法人・個人のお客様に幅広いサービスを提供しています。サービス内容としては印刷事業が最も多く、名刺や封筒といった従来型のビジネス印刷に加え、デザインや販促管理システムの提供まで幅広く手がけています。強みはオンデマンド印刷で、必要な分だけをすぐにご用意できるスピード感に加え、法人のお客様には専任の営業担当がつき、ご相談から提案、その後のフォローまで一貫して対応する体制です。
吉江様：基本のサービスを提供しながら、お客様の要望を聞いて対応の幅を広げてきました。特にコロナ禍が明けた頃から商材やサービスの幅が広がり、今に至っています。
貴社のVisionや、事業運営において大切にされている価値観を教えてください。
戸巻様：私と吉江が所属する事業企画グループは、法人部隊の組織力強化をミッションに、セールスイネーブルメントを主軸に活動しています。あわせて、キンコーズでは、「想いを創り、伝えるに寄り添い、世界に彩りを。」というVisionのもと、お客様との長期的な信頼関係を築き、継続して選んでいただける企業を目指しています。その実現に向け、顧客理解を深めるための営業基盤の強化に取り組んでいます。
Excelでの案件管理に限界。決め手は「複雑すぎず、シンプルすぎない」バランス
2023年にMazrica Salesを導入される前は、営業活動や情報管理はどのように行われていましたか。
吉江様：案件が今どのような状況にあるかを把握するために、当初はExcelオンラインで管理を行っていました。案件の情報をいくつかの箇所に分けて入力しなければならず、また案件状況は都度更新する必要がありましたが、その更新作業自体が煩雑でした。加えて、入力した情報を他のメンバーがダッシュボードのような形で見られる機能もなかったため、常に数字の表を見ながら話を進めることになり、共通言語化しづらい部分がありました。
比較検討の中で、最終的にMazrica Salesを選んだ決め手は何でしたか。
吉江様：当社はExcelでの管理を行う前に、別のSFAを使っていた時期がありました。当時使っていたSFAは、機能が複雑で使いこなせていなかったと聞いています。私自身、Mazrica Salesの選定に関わっていたわけではないのですが、UIがシンプルで自社に合わせてアレンジできる点、複雑すぎない、ちょうどいいバランスであることが、選定の決め手になっていたと思います。
案件ボードとBIダッシュボードで、状況を可視化
Mazrica Salesを営業活動の中でどのように活用されているか、具体的な使い方を教えてください。
戸巻様：データはアクション・案件・取引先の3種類とシンプルな構成になっており、営業メンバーには「まずはアクションと案件を入力してください」と伝えています。特に利用が多いのは案件一覧や案件ボードです。案件の色分けにより、優先度の高い案件の対応漏れを防いでいます。
Mazrica Salesにはすべての案件を登録しているわけではなく、金額がまとまった額であり、かつ納期が一定期間以上見込まれる案件を入力の対象とするルールを設けています。足の長い商談もあれば即日納期の短い商談もあるため、継続して状況を把握すべき案件に絞って全社的に運用しています。入力は大半がPCからですが、スマートフォンのアプリから入力するメンバーもいます。
Mazrica BIの活用方法を教えてください。
吉江様：ダッシュボードは、数字全体を見るモニタリング用のものと、注意が必要な案件を知らせるアラート用のものを用意しています。モニタリング用ダッシュボードは、メンバーにも使ってもらっています。このダッシュボードでは、しばらく先までのパイプラインの状況を数値の一覧表とグラフで可視化していて、画面上で案件の状況や営業メンバーの行動履歴を確認できます。あわせて当社独自の顧客管理区分も見られるようにしています。
「結果」だけでなく「先々の見込み」を意識する組織へ
Mazrica Salesの活用を通じて、営業組織や現場、部門間連携の面で生まれた変化はありますか。
戸巻様：導入前から中長期の見込みは管理していましたが、Excelで集計して確認することが中心でした。Mazrica Sales導入後は、中長期の見込みを案件単位で把握できるようになり、現場からマネジメント層まで同じ情報を見ながら判断できるようになったことが大きな変化です。また、今期は個人営業についてKPIを設けており、商談の量と質、重点顧客・ターゲット顧客への対応スピードという3点を意識するようになったことも大きな変化だと感じています。
吉江様：結果の数字だけでなく、その結果につながった行動そのものも見えるようになり、次にどんな施策を打つべきかを考えやすくなってきました。以前は部門ごとにExcelファイルを作成していましたが、Mazricaに入れておけば必要な情報を引き出せ、入力する内容も部門を問わず共通のフォーマットで揃うようになってきました。この点はかなり効率化になっていると感じています。
入力項目を見直し、現場の負担を軽減
Mazrica Salesを社内に定着させるにあたって、どのような工夫や取り組みをされましたか。
戸巻様：導入にあたって、利用定着を重要なテーマと考え、拠点ごとに説明会を実施しました。拠点ごとの状況に合わせながら丁寧にコミュニケーションを行ったことで、現場メンバーの理解を深めることができました。さらに、希望者向けの勉強会も開催し、継続的な活用支援を行っています。
吉江様：マネージャーが毎週、全チーム・全エリアのログイン率を確認する運用も続けています。月あたりおおむね80%前後で推移していますが、時期によっては70%を下回ることもあります。数字が下がっているチームがあれば、営業部長やマネージャーからメンバーへ声をかけ、活用状況を確認しています。ツール活用を個人任せにせず、現場に寄り添いながら継続的にフォローすることを意識しています。
うまくいかなかったこと・つまずきや、振り返ってみて『これは良かった』と思える取り組みがあれば教えてください。
戸巻様：マネージャーや経営層からは、まず案件情報をパイプラインに入れてもらうことの重要性を伝えてきました。一方で、入力すること自体が目的にならないよう、ナレッジ共有や引き継ぎのしやすさなど、現場メンバーにもメリットを感じてもらえるような伝え方を意識しています。
吉江様：私自身はMazrica Sales導入時にはエリアマネージャーを務めており、その後は新しい取り組みの拡販を担う営業を担当していました。当時は入力必須項目が非常に多く、すべての項目を入力しなければ登録や更新ができない状態でした。この部署に異動してきた後、現場の声を聞きながら各項目の入力状況を確認し、あまり活用されていない項目については営業部門と相談しながら少しずつ見直していきました。
また、管理のために必要なデータを集めるという考え方から、営業メンバーの役に立つかどうかを基準にデータを見直す、という考え方に変えていきました。こういった取り組みの結果、少しずつ定着してきているのかなと思います。Mazrica Targetの導入で、さらに利用率が高くなるのではないかと期待しています。
提案準備の時間が、40〜60分から20〜25分に
Mazrica Salesの活用・定着が進む中で、Mazrica Targetの導入を検討された理由・背景を教えてください。
吉江様：現場からは「攻めたいけれど攻める時間がない」という声が出ていました。通常の案件対応の負担を抱える中で、新たに顧客にアプローチしようとすると大幅に時間がかかってしまい、そこがネックになっていました。
あわせて、提案内容の質を均一化できていないという課題もありました。ベテランと若手とでは情報収集の仕方や着眼点に違いが出てしまい、提案の質を組織として均一に保つのが難しい状態でした。また、既存の提案書をそのまま使い回すと物売りに偏りがちです。当社は取り扱う商材・サービスの幅が広いため、お客様に合わせた独自の提案をどうつくるかが、全社的な課題でした。
戸巻様：以前は別の企業データベースを利用していましたが、営業メンバーにはアカウントを付与せず、マーケティングや企画部門のメンバーが数アカウントを利用していました。役割としては営業支援というより、保有する顧客リストに企業情報を付与・補完し、データの精度を高めるためのツールという位置づけでした。
Mazrica Targetを活用してみて、どのような手応えを感じていますか。
吉江様：営業メンバー全員にアカウントを付与したので、知りたいことがあれば人を介さず、営業担当者自身がその場で対応できるようになりました。私がよく活用しているのは提案生成機能です。生成された内容をベースに商談へ持参するほか、営業メンバーとも活用事例を共有しながら提案活動に取り入れています。当社の取引先は特定の業界に偏らず幅広いため、すべての業界について一人で知識を身につけて個別に対応するのは難しく、その点でTargetはとても役立っています。
体感としては、新規のお客様への提案準備に40分から1時間ほどかかっていたのが、20分から25分程度まで短縮できています。ホームページで探すよりも決まったフォーマットで情報が提供されるため把握が早く、自分の仮説以外の視点も示してくれるので壁打ち的にも使えています。提案生成の際、Web上にはない、営業自身が持っている情報を入力することで、提案の精度が変わる手応えも感じています。
戸巻様：現場の営業メンバー、管理職から聞こえてくるのは、「こんなリスト作れるのか！いいね！」と言われることがあります。今後は、リスト作成機能を活用し、その後の提案準備、優先してアプローチする企業の検討まで活用を広げていきたいと考えています。単にリストを作るだけで終わらせず、その後の営業活動につながる使い方を定着させていきたいです。
データを組み合わせ、優先すべき顧客が見える組織へ
今後Mazricaの活用をさらに広げていく上で、計画されていることや取り組んでいきたいテーマを教えてください。
吉江様：Mazrica Targetで調べた企業情報が、Mazrica Sales側でも企業一覧のような形でいつでも確認できるようになると助かると考えています。
また、社内では顧客の分類を行っています。今後は、その分類と営業セクションで設定している優先度ランクを組み合わせることで、営業活動の優先順位をより明確にし、顧客ごとに最適なアプローチを行えるようにしたいと考えています。
あるエリアでは、社内で保有している顧客リストをMazrica Targetに取り込み、AIによる企業情報の収集機能も活用しながら、自社独自の顧客分類ができないか検討を進めています。
顧客情報をより整理・可視化することで、営業活動の優先順位付けや提案活動に活かしたいと考えています。また、Mazrica Salesに蓄積された案件情報との連携も視野に入れており、効果が確認できれば、社内に展開したいと考えています。
最後に、Mazricaに対して期待していることや、共に実現していきたいことをお聞かせください。
戸巻様：今後も当社のVisionの実現に向けて、カスタマーサクセスや開発の皆さまに伴走いただけるとありがたいと思っています。開発担当の方と一緒にグループワークを行い、新機能の活用法を検討するような機会があると良いと感じています。
吉江様：私も戸巻とほぼ同じ考えです。Mazrica SalesやBIといったツールの提供だけでなく、当社が実現したい営業のあり方や業務変革に対しても、一緒に考えながら取り組んでいただけると大変心強いです。私たちが目指すセールスイネーブルメントの実現に向けて、今後も継続的に連携していければと考えています。
