エクセル案件管理の作り方｜Mazrica Salesで効率化
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エクセルで案件管理を始めたいが、何を入れればよいか分からない。あるいは、今の管理表では担当者によって書き方がバラバラで、誰かが休むと状況が把握できない。そういった課題を抱えているチームは少なくありません。
この記事では、案件管理表の項目設計から、テンプレート作成・条件付き書式の設定手順、運用で守るべきポイント、エクセルの限界と移行タイミングの判断基準まで確認できます。すぐ使えるテンプレートは以下からダウンロードできます。
エクセル案件管理表の作り方（3ステップ）
案件管理表を作るときに押さえるべきは、項目設計・テンプレート作成・条件付き書式の3段階です。順に確認します。
ステップ1：必須項目を設計する
まず、どの情報を管理するかを決めます。最低限押さえるべき10項目は以下のとおりです。
- 案件名
- 顧客名（社名・担当者名）
- フェーズ（アポ・提案・見積・クロージングなど）
- 確度（A：80%以上、B：50%以上など、自社基準を決める）
- 見込金額
- 受注予定日
- 最終活動日
- 次回アクション内容
- 次回アクション予定日
- 担当者名
この10項目の中で「最終活動日」と「次回アクション予定日」は外せません。この2列を管理しておくことで、長期間手が触れていない放置案件をフィルターで一覧表示できます。「なんとなく進んでいると思っていたら、3か月間誰もアプローチしていなかった」という事態を防ぐために、この2項目は省略しないでください。
フェーズと確度は、最初に自社の定義を決めておくことが大切です。「Aは何%以上か」「提案フェーズとはどの段階か」が人によってバラバラだと、管理表を見ても実態が掴めなくなります。入力ルールと一緒にドキュメント化しておくとよいでしょう。
ステップ2：エクセルでテンプレートを作成する
1行1案件のルールでシートを設計します。1つの案件を複数行に分けて書くと集計・フィルターが効かなくなるため、情報量が多くても1案件は必ず1行に収めます。
視認性を高めるには、セル幅を内容に合わせて調整し、ヘッダー行に背景色を設定します。行に薄い色を交互に入れると、横に長い表でも読み違えにくくなります。枠線は太枠と細枠を使い分けてグループの境界を明確にすると管理しやすくなります。
テンプレートを一から作る手間を省きたい場合は、以下からダウンロードできます。フェーズ・確度・次回アクションなど必須項目が設計済みです。
ステップ3：条件付き書式・プルダウン・関数で入力ミスを減らす
テンプレートができたら、入力ミスを減らす仕組みを加えます。
条件付き書式は、セルの値に応じて自動的に色を変える機能です。確度列でAはグリーン、Cはレッドに設定しておくと、一覧を見るだけで重点案件を判断できます。受注予定日が今日以前になっても未受注のままの行を赤くする設定にすれば、期限切れ案件のアラートとしても使えます。
プルダウン（データ入力規則）は、フェーズや確度など選択肢が決まっている列に設定します。手入力を許可すると「アポ取得」「アポ済み」「アポ完了」のような表記ゆれが生まれ、フィルターで集計したときに漏れが発生します。データ入力規則の「リスト」機能で選択肢を固定することで、この問題を防げます。
エクセルの案件管理でデータ入力規則機能を使ってプルダウン形式に設定する
関数は、見込金額の合計やフェーズ別の件数を自動計算するために使います。SUMIF関数でフェーズ別の見込金額合計、COUNTIF関数で確度Aの案件数を集計するシートを別に設けておくと、毎週の会議で状況をすぐに共有できます。SUMPRODUCT関数を使えば「確度×見込金額」の加重平均で簡易的なヨミ管理も可能です。
エクセルで案件管理する際の運用ポイント
テンプレートを作っただけでは管理は機能しません。日常運用で守るべき3点を整理します。
まず、管理表で何を実現したいかを先に決めることです。受注率を上げたいのか、フォロー漏れをなくしたいのか、目的があいまいなままテンプレートを作ると「念のため」で項目が増え続け、入力が億劫になります。最終的に誰も更新しなくなった管理表は、作っていないのと同じです。
目的は1〜2つに絞り、その目的に必要な項目だけを管理するシンプルな設計が長続きの秘訣です。
次に、「1行1案件」のルールを全員で守ることです。複数人が同じシートを使う場合、各自の書き方の癖が蓄積するとデータが崩れます。口頭での共有だけでは不十分で、ドキュメントに残して新しいメンバーにも確実に伝わる状態を作っておく必要があります。整備したはずの管理表が元の無秩序な状態に戻る「先祖返り」の主因は、ルールの形骸化です。
そして、テンプレートとルールを定期的に見直すことです。ビジネスの変化にともない、管理すべき項目も変わります。四半期に一度、現場のフィードバックをもとに「使われていない列はないか」「フェーズ定義は実態と合っているか」を確認し、不要な項目を削る判断が管理表の鮮度を保ちます。
エクセルで案件管理するメリット
エクセルが多くの組織で今も使われているのには、明確な理由があります。
コストなしですぐ始められる
MicrosoftのOfficeライセンスがあれば、追加費用ゼロで今日から案件管理を始められます。試しに仕組みを整えたい段階や、営業担当者が3〜4名と少ない段階では、専用ツールを導入するコストと学習時間をかけるより、エクセルで動き始める方が合理的な選択です。
自社プロセスに合わせて自由に設計できる
項目の追加・削除、計算ロジックの変更、書式のカスタマイズをすべて自分で行えます。専用のSFA/CRMでは難しい細かい仕様変更に即応できる点は、エクセル固有のメリットです。自社独自の確度基準や、業種特有のフェーズ設計も自由に組み込めます。
エクセルで案件管理する7つのデメリット
チームの規模や商談数が増えると、エクセルは次の7つの課題を引き起こします。実際の失敗シーンとあわせて確認します。
1. 他ツールとの連携が難しい
MAツールから渡ってきたリードをエクセルに手で転記しなければならず、転記ミスや二重入力が日常的に発生します。システム間のデータの流れを人の手で繋いでいるため、どこかで必ず漏れが出ます。
2. 時系列でのデータ把握が困難
「この顧客に3か月前にどんな提案をしたか」を確認しようとすると、セルのコメントや別シートを掘り起こす作業が必要になります。商談数が増えるほどこの作業の所要時間が膨らみ、準備に時間を取られるようになります。
3. 外出先での操作に不向き
商談直後にスマートフォンから管理表を開いて更新しようとすると、表示が崩れたり、保存が競合したりします。結果として帰社後に入力する習慣が生まれ、情報の鮮度が落ちます。商談直後に記録できないことは、営業活動の質に直結する問題です。
4. 共有・バージョン管理が煩雑
「最新版_v3_修正済み.xlsx」というファイル名の問題は、エクセル管理の組織で広く見られます。どれが本物か分からないまま古い情報で動くリスクが生まれ、マネージャーが意思決定に使うデータが古かった場合の影響は特に大きくなります。
5. 複数人での同時編集が難しい
チームが5人を超えると、「誰かが開いていて編集できない」という待ち時間が頻発します。更新のタイミングが被れば、どちらかの変更が上書きされて消えるリスクもあります。
6. 大量データに不向き
案件が数百件を超えると動作が重くなります。フィルターの再計算や検索に時間がかかるようになり、日々の更新自体がストレスになります。
7. 属人化とリアルタイム性の欠如
担当者以外には案件の「温度感」が伝わりません。引き継ぎ時に経緯がセルに埋もれており、後任が状況を把握するのに相当な時間がかかります。マネージャーが案件の現状を把握したいと思っても、担当者が更新していなければリアルタイムの情報は得られません。
エクセル管理の限界とSFAで管理する価値も参考にしてください。
エクセル・Googleスプレッドシート・SFA/CRMの違い
エクセルに近い選択肢としてGoogleスプレッドシートがあります。また、規模や目的によってはSFA/CRMが最適な場合があります。3つの違いを整理します。
| 観点 | Excel | Googleスプレッドシート | SFA/CRM |
|---|---|---|---|
| 主な目的 | データの記録・保管 | データの共有・同時編集 | 営業活動の支援・成約率向上 |
| 入力の負担 | すべて手入力 | すべて手入力 | メール・名刺・予定を自動同期。名寄せ機能搭載 |
| 情報共有 | ファイル共有が必要（先祖返りリスク） | クラウド上で管理（同時編集可） | クラウドで常に最新・一元管理 |
| 他ツール連携 | 標準では限定的 | 標準では限定的※ | APIで連携可能 |
| 分析・予測 | 関数・集計作業が必要 | 関数・集計作業が必要 | AIが受注確度や着地を自動予測 |
| モバイル対応 | スマホでの閲覧・編集は困難 | アプリで閲覧・簡易編集が可能 | 専用アプリで外出先から即更新 |
| コスト | 実質無料（Office代のみ） | 無料 | 月額費用が発生 |
※Googleスプレッドシートの他ツール連携はGoogle Apps Script等の活用で拡張可能です。上記は標準機能の範囲での比較です。
軸足の違いを一言で言うと、エクセルは「記録と保管」、Googleスプレッドシートは「共有と同時編集」、SFA/CRMは「営業活動そのものの支援と成果向上」です。現時点で何を最優先するかで、選ぶべきツールは変わります。
案件管理ツールおすすめ7選も参考にしてください。
SFA/CRMへの移行タイミング
エクセル管理が悪いわけではありません。自社の状況に照らして、次の3つの条件を確認してください。
移行を検討する3つの目安
営業担当者が5名以上になったとき。 全員がリアルタイムで更新・参照できないと情報が断片化し始めます。5名を超えると、誰がどの案件をどの状況で持っているかを口頭や会議で補完し続けることが難しくなります。
月間商談数が50件を超えたとき。 進捗の抜け漏れや放置案件が増え、個人の記憶や管理で補えなくなります。50件を超えたあたりから、「フォローできていない案件がある気がするが、どれかが把握できていない」という感覚を持つ営業担当者が増えます。
部門間で顧客データを共有する必要が生じたとき。 マーケから渡ってきたリードを営業が引き継ぎ、受注後はカスタマーサクセスに引き継ぐといったフローでは、エクセルでのデータ連携は手作業になります。部門をまたぐたびに転記が発生し、どこかで必ず情報が古くなります。
「記録」から「売上の最大化」へ目的が変わったとき
管理の目的が「記録」から「売上の最大化」に変わったとき、エクセルでは追いつかなくなります。商談後の手入力が多いと感じ始めたり、「どの案件にどれだけ時間を使うべきか」の判断を感覚に頼っていることが気になり始めたりしたタイミングが、自動化や予測を備えたSFA/CRMの検討時期です。
エクセル案件管理のデメリットを解消した事例
実際にエクセルからSFA/CRMへ移行した企業の事例を2つ紹介します。
株式会社翻訳センター：エクセル脱却で解約率を1桁台に維持
株式会社翻訳センター：エクセル脱却で実現した営業活動の最適化
翻訳センターでは、エクセルでの顧客管理が「記録するだけ」の状態になっており、データを分析・活用する段階に至っていませんでした。データ件数の増加にともないファイル管理にも限界が生じていました。
Mazrica Sales導入後は、新規顧客と既存顧客を分けた顧客管理、売上予測レポートの分析、売上確度の見極めに活用しています。対応漏れのない顧客フォローフローを構築した結果、サブスクリプションサービスの解約率を1桁台に維持しています。
株式会社PR TIMES：直感的な進捗管理で状況把握の時間を削減
PR TIMESでは、メディアリレーションをエクセルで管理していましたが、属人化と最新情報の不明確さが課題でした。Mazrica Sales導入後は案件の進捗状況を視覚的に一覧把握できるようになり、過去情報の正確な引き継ぎも可能になっています。担当者は「生産性が圧倒的に上がった」と話しています。
SFA/CRMを活用した案件管理：Mazrica Salesの場合
SFA/CRMの選定を始めた方向けに、Mazrica Salesが案件管理でどのように機能するかを紹介します。
Mazrica Salesは、誰でも使えて成果が出せるSFA/CRMです。案件管理における主な機能は以下のとおりです。
- 案件ボード 案件をカード形式で表示し、ドラッグ＆ドロップでフェーズを移動できます。直近のアクション状況で色分けされます（1週間以内＝青、1か月以内＝黄、1か月超＝赤）。放置案件を一目で把握できるため、フォロー漏れの防止に役立ちます。
- AIフォーキャスト（AI案件予測） 蓄積した営業データをもとにAIが受注確度・着地見込みを算出します。「担当者の感覚」で確度を入れていたエクセル管理から、データに基づく予測へ移行できます。
- メール・カレンダー連携 GmailやOutlookと連携し、メールのやり取りや訪問予定が自動で案件詳細に紐づけられます。手入力の手間を削減し、案件情報の鮮度を保てます。
- AIアシスタント 案件・取引先・コンタクトごとの営業活動履歴をAIが自動要約し、次のアクション候補を提示します（Growth以上）。
- 名刺OCR・手書きメモOCR 名刺や手書きメモをスキャンして自動データ化できます。商談直後にモバイルから入力することも可能です。
まとめ
状況に応じた判断の目安を整理します。
チームが4名以下・月間商談数50件未満であれば、エクセルで十分対応できます。上記のテンプレートと運用ルールで管理の精度を上げることが先決です。
5名以上・50件以上、または部門間連携が必要になってきた場合は、SFA/CRMへの移行を検討する時期です。移行の最初のステップは、現状の案件データとフェーズ定義の棚卸しです。エクセルを「1行1案件」形式で整備しておくと、CSVインポートで移行の手間を最小化できます。
「記録」から「売上を伸ばす」管理に変えたい場合は、AIによる予測・放置案件アラート・自動入力を備えたSFA/CRMが有力な選択肢です。
まずはテンプレートから始めたい方は、以下からダウンロードできます。
よくある質問
Q エクセルの案件管理表に必要な項目は何ですか？
最低限押さえるべきは、案件名・顧客名・フェーズ・確度・見込金額・受注予定日・最終活動日・次回アクション内容・次回アクション予定日・担当者名の10項目です。「最終活動日」と「次回アクション予定日」は放置案件を防ぐために特に重要です。
Q エクセルで複数人が同時に案件管理する方法はありますか？
SharePointやOneDriveを使ったExcel Online（クラウド版）に切り替えると同時編集が可能になります。ただし、更新が競合する場合もあるため、チームが5名を超えたらSFA/CRMへの移行を検討するタイミングです。
Q 案件管理表をエクセルからSFAに移行するときのデータはどうすればよいですか？
多くのSFA/CRMはCSVインポートに対応しています。エクセルの管理表を「1行1案件」形式で整備しておくと、移行時の手間を最小化できます。Mazrica SalesもCSV一括登録に対応しています。
Q エクセルとGoogleスプレッドシートはどちらが案件管理に向いていますか？
複数人で同時に更新する必要があるならGoogleスプレッドシートが便利です。単独またはファイル共有で運用できる規模であればエクセルで問題ありません。どちらも分析・予測・他ツール連携には制限があります。
Q エクセルで売上予測（ヨミ管理）をするにはどうすればよいですか？
「確度×見込金額」をSUMPRODUCT関数で集計することで、簡易的な予測は可能です。ただし、確度は担当者の主観に依存するため精度は限られます。過去の受注パターンに基づく客観的な予測が必要になったタイミングが、SFA移行の目安です。
Q 無料で使えるエクセルの案件管理テンプレートはありますか？
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