新型コロナウイルス感染症の影響により、感染拡大前以上にテレワーク・リモートワークが推奨されています。
営業活動も今まで同様の対面営業ができなくなって痛手を受けている営業組織が多い中で、オンライン商談を導入する企業が増えています。
対面によるリスクを避けて商談を行うことができるため、コロナ禍でのリモート営業の一縷の望みとなっていますが、初めてオンライン商談を導入する組織には戸惑いや不安もつきまとっているでしょう。
本記事では、オンライン商談の必要性をデータと共に確認し、オンライン商談のコツ・ポイントをご紹介します。
オンライン商談導入の参考にしてくださいね。
この記事の内容
新型コロナウイルスで変わった働き方
現在、仕事でもプライベートでも新型コロナウイルス（COVID-19）の影響は甚大なものとなっています。
国による「緊急事態宣言」発令に伴い、各自治体でも外出自粛要請や休業要請が進められ、働く環境がオフィス・店舗から自宅に代わっている人も多くなっているでしょう。
そのことが具体的な数値で示されているデータがあるのでご紹介します。
まずは、帝国データバンクが2020年4月2日に公開した、新型コロナウイルスに関連する影響や対応などがあった上場企業を対象にした調査結果です。
それによると、1,042社のうち約25%にあたる269社が「働き方の変更」があったと回答。
前回の3月16日の調査から96社も増加しており、日本を代表する上場企業が続々とテレワークや時間差出勤などを導入していることが分かりました。
また、サイボウズチームワーク総研が2020年3月19日～22日にビジネスパーソンを対象に実施した調査では、新型コロナウイルスの影響で働き方に「良い変化」があったと回答した人の割合が19%でした。
そのうち、「時差通勤」「テレワーク」「会議のムダに気づいた」という人の割合がそれぞれ30%を超えており、働き方の変化をポジティブに捉えている人が多いことも分かりました。
コロナ・ショックの外出自粛によりテレワークやリモートワークなどが導入されているということは、社内だけでなく社外の人とも対面での接点がなくなっているということ。
つまり、従来の営業手法やマーケティング手法は通用しなくなるのです。
マーケティング活動の変化
今まで行っていたマーケティング活動は、テレワークが広がることによってどのような影響を受けるでしょうか。
まず、ターゲット企業のオフィスにも出社している人がいなくなるので、テレアポをしても担当者と繋がることができなかったり、DMを郵送しても開封してもらえなくなったりします。
そして、空間の中に複数の人数が集まってしまう展示会やセミナーなどのイベントも開催中止になるため、オフラインでのリード獲得・育成の手段がなくなってしまうのです。
このような状況の中で企業のマーケティング活動を成立させるためには、IT化・オンライン化を進めるしか道はありません。
例えば、テレアポができないのであれば、メールマーケティングでリードを獲得する。
DMが送れないのであれば、SEOやWEB広告にリソースをかけて情報を発信する。
対面でのセミナーが開催できないのであれば、オンラインセミナー（ウェビナー）を開催して集客する。
展示会が開催できないのであれば、オウンドメディアやLP、ホワイトペーパーで情報を提供する。
このように、今までオフラインでしていたマーケティング活動をオンラインにシフトすることで、テレワークや外出自粛による弊害を乗り越えることができるのです。
営業活動の変化
次に、今までの営業活動への影響を見てみましょう。
まず、三密を避けるために人との接触を減らすことと、テレワークにより顧客がオフィスにいないことにより、そもそもフィールドセールスが難しくなります。
取引先でもテレワークが導入されていると、稟議や決済にも時間がかかるようになるためクロージングまでのリードタイムも長くなるでしょう。
更に、取引先が業績に影響を受けている企業であれば、購入や導入を見送りにしたり解約したりするケースも。
今まさに、このような「訪問して商談することができない」「稟議にかかる時間が長くなるのにフォローができない」「解約リスクの高い顧客への対応が難しい」といった営業面の課題が生まれている企業が増えています。
そこで、営業活動もIT化・オンライン化へシフトすることが求められているのです。
商談もフォローもアフターサポートも全て、WEBツールを活用して『オンライン商談』をすることで顧客が必要としている対応を取ることができます。
▶︎▶︎オンライン商談ツールの徹底比較！ どのツールが貴社には向いているでしょうか
オンライン商談のコツ
Face to Faceの接触を減らすように推進されている今、対面での営業が難しいのでオンライン商談が有効だと理解している人は多いものの、今までフィールドセールスをしてきた人たちはオンライン商談に抵抗を感じていることも少なくありません。
実際に対面することで空気を読んだり打ち解け合ったりしやすくなりますが、オンライン商談では相手との距離を感じてしまったり一方的に話してしまったりして、なかなかうまくいかないこともあるようです。
そこで、オンライン商談のコツを理解して臨むことでオンラインでも受注に繋げられる商談が実現します！
関連記事：オンライン営業とは？成功させる10のコツとオンライン営業効率化ツールを紹介
アポ獲得のコツ
インバウンドセールスの場合、資料請求やお問い合わせがあったらなるべく5分以内に電話やメールなどで対応するようにしましょう。
リードの熱が冷めないうちに対応することで、アポイントの獲得率がグンと上がるからです。
リードとコンタクトが取れたら「WEBツールを使ったオンライン商談をさせていただけませんか？」などと難しい言い回しはせずに、「パソコンで資料を見ていただきながら説明させてほしい」といった旨をシンプルに伝えます。
相手が躊躇した場合は、オンライン商談では会議室の手配をすることなく空いた時間ですぐに実施できるというメリットや、アプリをダウンロードしてもらう必要はなくメールで送ったURLをクリックするだけで良いといった内容を説明すると良いでしょう。
アポ設定のコツ
オンライン商談は対面しないため、気軽にリスケされたり、そもそも予定を忘れられたりすることも。
そのようなことを防ぐためにも、オンライン商談ではなるべく当日もしくは翌日にアポイントを設定しましょう。
相手が電話に出なかったりしてやむを得ずメールで連絡する場合には、カレンダーアプリと同期してスケジュール調整が可能な予約受付システムを活用するのがおすすめ。
自分の空き時間がシステム上のカレンダーに反映されて相手に公開され、相手はその中から自分の都合の良い日時を指定することでアポイントが設定できるので便利です。
商談準備のコツ
営業は、事前準備がどれだけできているかによって商談の成約率が上がるということは広く知られていますが、相手との認識のズレが起きやすいオンライン商談の場合は訪問営業以上に準備が重要なポイントになります。
まず、オンライン商談で使うツールは資料共有できるものを選ぶことがおすすめ。
相手の空気感が伝わらないオンライン商談では、会話だけだと齟齬が生じてしまいやすいため、資料や動画などの視覚的に理解を促すことができるものを準備しましょう。
また、商談前に情報を共有しておくことで、当日は更に深い話をすることができるようにもなります。
例えば、当日の商談内容や商談時に使う資料を事前に共有しておけば、商談がスムーズに進むでしょう。
商談で使うツールのマニュアルや登録手順などの資料も事前に送っておくと丁寧ですね。
商談まで少し時間があるようなら、ヒアリングシートを送付して記入してもらい送り返しておいてもらうことで、商談時の提案の流れをリハーサルしておくこともできます。
オンライン商談のコツ
対面営業では相手の熱量や温度感が空気で伝わりますが、オンライン商談では空気感や雰囲気が伝わりにくいため、聴覚と視覚で訴えかけましょう。
抑揚やアクセント、間の取り方に注意した話し方をしなければ、一方的な説明になってしまって相手は退屈に感じてしまいます。
対面営業では考えたり反芻したりする時間を取るために少しの沈黙もありますが、オンライン商談では沈黙が続いてしまうとどんどん気まずくなってしまうので、積極的に話すことを心掛けたほうが良いでしょう。
空気感が伝わりにくいので、合間に「ここまででご質問はありますか？」などと相手の反応を細かく確認しながら進め、双方向のコミュニケーションになるように意識してください。
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また、視覚的な面では、相手の反応を確かめるために表情が見えていなければいけないので、カメラは必ずオンにしましょう。
視覚的に訴えかけるために、積極的に画面共有も活用します。
商品紹介の資料だけでなく、既存顧客の事例、料金表、デモ画面、説明動画などの資料や動画などがワンクリックで簡単に共有できるためどんどん活用してください。
そして、商談時はお互いが見える形（画面共有やオンラインドキュメントなど）で議事録を取りながら進めて、相手と認識を擦り合わせながら進めることで、ズレを調整することができます。
フォローのコツ
オンライン商談後は、記憶が新鮮な当日中にお礼メールを送りましょう。
その際、商談内容を簡単にまとめた簡易的な議事録と、今後のアクションプランと期日を記載しておくとスムーズに進みます。
また、商談時に宿題があった場合はその回答を記載すべきですが、まだ解決していない時は「○○の件は△日までに回答する」という旨を伝えておくと親切です。
商談設定におすすめツール
オンライン商談のアポイント設定には、ツールを活用することがおすすめ。
予約受付ツールを活用することで、カレンダーアプリを見ながらアポ候補日を書き写す工数を削減したり、アポイントの重複を防いだりするメリットがあります。
・Notia（ノーティア）2021年12月サービス終了
メールアシスタントツール「Notia（ノーティア）」では日程調整メールが自動化できるため、効率的にオンライン商談アポを獲得できます。
Googleカレンダーアプリで候補日時を指定するだけでメールに自動的に記載されるので、難しい操作は一切ありません。
ちなみにNotiaには他にも便利な機能が搭載されており、送信メールを相手が開封したら通知が来たり、重要メールへの返信漏れアラートがあったりするため、毎日忙しい営業パーソンにぴったりのツールです。
製品サイト：https://notia.io/
・YouCanBook.me
カレンダーアプリと同期して候補日時を共有することができる「you can book me」。
相手は候補日時の中から都合のいい日時を選択して予約を確定するだけで、WEB上で簡単にオンライン商談を設定できます。
完了した予約は同期されたカレンダーに自動的に反映されるため、アポが重複する心配もありません。
製品サイト：https://youcanbook.me/
ここで、ひとつの興味深いデータをご紹介します。
マツリカが2020年4月20日～24日にビジネスパーソン233名を対象に行った調査では、84.1%の人が新型コロナウイルスの影響で商談機会数は「減ってきている」と感じており、そのうち35%が対策として「オンライン商談」を実施していることが分かりました。
営業のリモート化を強化している組織が多い中で、今までとは違う課題を抱えている組織が多いことも判明したのです。
44.9%の方が「オンラインでの商談や社内会議での意思疎通」、39.6%の方が「案件情報や営業活動の共有・可視化」、34.8%の方が「案件を進める上で必要な他部署との連携」を課題として挙げており、多くのビジネスパーソンがコミュニケーションや情報共有に課題を感じていました。
更に、リモート営業により生産性が上がったと感じている人は23.4%ですが、下がったと感じている人は22%、「どちらとも言えない」と回答している人は54.7%でした。
このデータから、ITツールを活用してテレワークによる営業活動を進めていても、ツール上でのコミュニケーションや管理に課題がある組織が多いため、生産性に結び付いていないということが分かります。
つまり、今後はそれらの課題を解決するためのツールの導入が広がり、テレワークの弊害を払拭する動きが進むでしょう。
そのためには、WEB会議ツールやグループウェアだけでは不十分であり、SFAやCRMで営業組織の管理や他部署との連携を進めていく必要があるのです。
テレワークを導入しただけで満足せず、適したツールを活用することで生産性に繋げていきましょう。
終わりに
営業のリモート化を進めていくためには、オンライン商談を活用することが有効です。
テレワークがこれほど普及したことで、コロナ・ショックが終息してからもテレワークは働き方の一つとして確立されることが予測されるので、今のうちからオンライン商談の土台を作り上げておく必要があるでしょう。
オンライン商談を活用してリモート営業という新しい営業の仕組みを構築し、アフターコロナの時代に向けて頑張っていきましょう。
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Mazrica Business Lab.はクラウドアプリケーションMazricaの開発・提供を展開する株式会社マツリカが運営するオウンドメディアです。営業・マーケティングに関するノウハウを中心に、ビジネスに関するお役立ち情報を発信しています。
