仕事をしていると、様々な書類が出てきますよね。
送られてきたものや、紙でなくては保管できないもの、ネット上の情報を印刷をしたもの。
紙で作業すると便利な面もありますが、一方で溜まるとオフィスの机の上がぐちゃぐちゃに。
これでは仕事の効率も下がってしまいます。
そこで、この記事では、オフィスの机をスッキリさせるための整理術についてご紹介します。
関連記事：【チェック診断付き】仕事の効率化を図る7つの方法とコツ
この記事の内容
書類整理の前に
書類整理の前にしておきたいのが、捨てていい書類かそうでないかのチェック。
捨ててはいけない書類を捨ててしまったらとんでもないことになってしまいますよね。
そこでこの項目では決して捨ててはいけない重要書類をご紹介します。
（参考：https://femaleva.jp/workhacs/general-affairs-department/1497/）
経理
経理では永久に捨ててはいけない書類というものは存在しません。しかし、10年間は保管を義務付けられているものがあります。
それらが以下に紹介しているものです。
・決算書類
・貸借対照表、損益計算書、株主資本等変
・個別注記表など
・会計帳簿
・総勘定元帳、各種補助簿
・株式関連
・株式申込簿、株式割当簿、株式台帳、株式名義書換簿、配当簿
・印鑑簿
労務・人事
労務系では永久に捨ててはいけない書類というものが存在します。無くさないように注意しましょう。
・重要な人事に関する文書
・労働組合との協定書
さらに、５年間は従業員の身元確認書などを捨ててはいけません。
総務
総務関連では、捨ててはいけない重要書類が大量に！
うっかり捨ててしまわないように注意しましょう。
・定款
・株式関連
・株主名簿、新株予約権原簿、社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿
・登記・許認可関連
・登記・訴訟関係書類（権利証など）、官公庁への提出文書、官公署からの許可書・認可書、通達などに関する重要な書類、
・権利・財産関連
・知的所有権に関する関係書類（特許証や登録証、特許料や登録料の受領書など）、重要な権利や財産の得喪等に関する文書
・製品の開発・設計に関する重要な文書
・社内規則・社内刊行物等
・社規・社則およびこれに類する通達文書、社報・社内報、重要刊行物
書類整理の方法
では、実際に書類を整理する方法を紹介します。
多くの書類がある場合、どうすればいいのか途方にくれてしまいそうになりますが、千里の道も一歩から。
地道に書類を整理していきましょう。
3つの心構え
まずは、書類整理を行う上で心がけたいポイントが3つあります。
・書類整理の重要性を知る
書類整理はとても重要なものです。
書類が片付いてなければ重要な書類を無くしてしまうことにもつながりかねません。
さらに、書類がぐちゃぐちゃのまま保管されていると、書類を探すために一日20分もの時間を浪費してしまっているという情報も。
一日20分の時間が短縮できれば、他のことにもっと時間が割けますよね。3日で一時間を浪費していると考えれば、その無駄の大きさが分かるはずです。
書類整理の大事さを心に留めることで、書類整理のやる気を出しましょう。
・電子化できるものは電子化してしまう
電子化できるものはなるべく電子化してしまうことが第二のポイントです。
電子化してしまえば紙のようなかさばる形で保管する必要が無くなります。
しかし、一気に電子化しようとすれば手間がかかってしまいます。
こまめに電子化を進めていくことが大事です。
また、業者に電子化を依頼してしまうことも１つの手かもしれませんね。
関連記事：
・ファイルには必ず名前をつける
3つ目のポイントは「書類を整理したファイルには必ず名前をつけること」です。
書類をファイルにまとめることが整理の基本となりますが、その際に名前のないファイルを作ってしまってはいけません。
そのファイルになんでも入れればいいという気持ちになってしまい、そのファイル内での書類の紛失を招きかねないからです。
常に、その書類のカテゴリーを意識してファイルには名前をつけるようにしましょう。
具体的な方法
具体的な書類の整理の方法としては、ファイルにまとめていくことが重要となります。
・書類を分類する
段階別に書類を整理することがMazrica Sales Lab.のオススメの方法となります。
段階別とは、仕事の「準備中」「進行中」「終了」という段階ごとに書類を分類すること。
つまり仕事が3つほど同時に進行していれば、仕事①の準備中の書類、仕事②の進行中の書類、仕事③の終了した書類というように自分で分けていくのです。つまり、合計9つのファイルが必要となってきます。
そして、その段階が終わるごとに不要な書類を捨てていきます。
こうすることで、不要な書類をいつまでも溜め込むことを避けることができます。
・ファイルに入れる
ファイルに入れる際にも注意が必要です。
先述の通り、ファイルには必ず名前をつけましょう。クリアファイルにタックインデックスなどで名前をわかりやすくつけていくことが重要です。
さらに、段階ごとにファイルの置き場所を変えましょう。
準備中の書類はまだ使うことが少ないでしょうからデスクのキャビネットの中へ。進行中の書類は手元ですぐ使いたいので机の上に。終了のファイルは本棚や共有キャビネットなど遠くに置いておきます。
こうすることで、手元にはすぐ使う書類だけを残しておくことができますよ。
書類整理の便利グッズ
書類整理には便利グッズを使うこともオススメです。
以下で使いやすい便利グッズを紹介していきます。
Aoonux ブックスタンド
これは、折りたたみ式のブックスタンドです。本体サイズは幅100×高さ190×奥行き150mmで、幅は500mmまで伸ばせるので、書類をちょっと多めに机の上に置いておきたいという方にオススメです。
シンプルな黒色で目にうるさくもありません。
自分の好きな幅で使えるので書類を整理するときにオススメです。
キングジム(Kingjim) クリアファイル カキコ8632
書類を収納したまま書き込めるクリアファイルです。
本来、クリアファイルは挟み込むタイプですが、これは「アーチ型フラップ収納」という方法を採用。書類を収納したまま文字を書き込んで内容のアップデートが可能になっています。
また、サイズもA4タイプだけでなくA3タイプのものも収納できるようになっており、様々なサイズに対応しています。
コクヨ ファイルボックス KaTaSu
取っ手付きのクリアファイルボックスです。
重さも5kgまで耐えられ、持ち運びに簡単な作りになっています。
普段は机の上にそのまま置いておいて、会議のときにさっと持ち運ぶのが便利。
縦置きも横置きも可能なので、机の上の整理に一役かうこと間違いなしです。
ニトムズはがせるくっつくファイルクリアファイル3枚入り
クリアファイルの背が大きなファイルにくっついてノートのようにめくって書類を探すことのできる商品がこのくっつくクリアファイル。
クリアファイルは繰り返しくっつけたり剥がしたりできるのでなんども使えて経済的です。
書類が落ちてしまいそうと思う方もいるかもしれませんが、粘着力はバッチリでそんな心配はありません。
クリアファイルをさらにまとめて大きなファイルにしたいという方にオススメの商品です。
終わりに
書類整理をすると、1日20分の無駄な時間が短縮され、書類探しのストレスから解放されます。
初めは大変と思うかもしれませんが、慣れてしまえば上で紹介した書類整理の方法は圧倒的に楽な方法となります。
ぜひ試してみてください。
エクセルから脱却すべきタイミングとは？
営業管理におけるExcelの課題とSFA/CRMの特徴についての資料です。ExcelからSFA/CRMに移行すべきタイミングとSFA/CRM導入によるメリットを紹介します。
資料をダウンロードする投稿者プロフィール
-
Mazrica Business Lab.はクラウドアプリケーションMazricaの開発・提供を展開する株式会社マツリカが運営するオウンドメディアです。営業・マーケティングに関するノウハウを中心に、ビジネスに関するお役立ち情報を発信しています。
