「大事な電話が来る予定なのに、急な商談が入ってしまって電話に出ることができない！」
「頻繁に電話がかかってくるから、業務に集中できない」
「テレワークでオフィスに誰もいないから、電話に出られる人がいない」
このような課題を抱えている企業は、電話対応をアウトソーシングすることを検討してみてはいかがでしょうか。
電話代行サービスを活用することで、自社のリソースを割くことなく効率的に電話対応をすることができるようになります。
さらに最近では電話対応だけでなく、より秘書的な業務を代行してくれる秘書代行サービスも広がっています。
今回は、さまざまな電話代行サービス・秘書代行サービスのなかからおすすめのサービスを9本ご紹介。
リソース不足や業務効率化などの課題がある企業は、ぜひ導入を検討してみましょう。
この記事の内容
電話代行サービスとは？
電話代行サービスとは、その名の通り電話対応を代行してくれるサービスのことです。
クライアント企業にかかってきた電話を電話代行サービスに転送し、クライアント企業に代わって専任オペレーターが対応してくれます。
平日の就業時間内のみ依頼する場合もあれば、24時間365日体制で依頼することもできます。
また企業によっては、お昼休憩の時間帯や平日の就業時間外など社員がいない時間帯のみ依頼することで、新規問い合わせや新規受注などの機会ロスを防ぐという戦略も。
電話代行サービスで依頼できる業務内容は、主に3パターンあります。
・受電の一次応対
最も一般的な業務は、クライアント企業にかかってきた電話に出て、顧客名や用件を聞き取りクライアント企業に取り次ぐ業務です。
クライアント企業へ電話やメールのほかチャットで報告してくれるサービスもあるため、スピーディーな折り返しが可能になります。
一次応対だからと言って手を抜くことなく、マナーや話し方に優れたオペレーターが企業の代わりとなって対応してくれます。
・受注代行、コールセンター代行
電話でお問い合わせ対応や受注対応をしている場合、電話代行サービスに代行を依頼することが可能です。
トークスクリプトやマニュアルを用意して、その内容に沿って対応してもらうことになるため、カスタマイズ性や専任性は高いですが料金も割高になる傾向があります。
・営業電話への不在対応
営業や勧誘の電話が多く、自分の仕事が止まってしまうという悩みを抱えている方も多いかと思います。
そのような場合でも、電話代行サービスに依頼することで仕事の手を休めることなく業務に集中することができます。
オペレーターが「担当者が席を外しておりますので、必要があれば折り返し電話させていただきます」と不在対応をしてくれます。
電話代行と秘書代行サービスの違い
電話代行サービスと似ているものに、秘書代行サービス・電話秘書サービスがあります。
サービスによって呼び方はさまざまですが、基本的には同様の業務内容を指している場合が多いでしょう。
ただし秘書代行サービスでも電話の代行をしますが、そのなかでもさらに広範囲に渡った業務内容を請け負ってくれるサービスもあります。
例えばスケジュール調整やお店の予約、商談予約や多言語対応などもアウトソーシングできるサービスも。
最近では「オンライン秘書」「バーチャルアシスタント」といった、完全に秘書的な業務をしてくれるサービスも誕生しています。
さまざまなサービスがあるため、自社に合ったものを選択することで効率化が図れます。
電話代行・秘書代行サービス10選
それでは、電話代行・秘書代行サービスのうち人気が高いものを9つご紹介します。
それぞれサービス内容や料金体系が異なるので、比較・検討してみてください。
1.fondesk（フォンデスク）
申し込んですぐに利用できる電話代行サービスが「fondesk」です。
オンラインにて10分程度の手続きをすると、その日からすぐに利用可能！
オペレーターが電話に出て「担当者が不在にしておりますので、ご用件を伺います」と対応し、メールやLINE、ビジネスチャットなどのツールで連絡してくれます。
対応方法はカスタマイズ不可でとてもシンプルですが、代表電話などの一次応対としては充分ですね。
電話履歴はマイページで確認することもできます。
【料金】
・基本料金：月額1万円（電話100件まで）
・電話101件目以降：200円/件
【URL】
https://www.fondesk.jp/
2.MIKAWAYA−DESK
対応内容のちょっとしたカスタマイズを依頼したい場合は「MIKAWAYA−DESK」がおすすめ。
「担当者が不在にしているため、お名前とご用件をうかがえますか」という一次応対から、ECサイトのFAQ対応や道案内、ホームページへの誘導も可能です。
受電内容の連絡もさまざまなツールに対応しているため、いつも業務で利用しているツールに連絡をもらえることも魅力。
【料金】
・基本料金：月額9,800円（受電100件まで）
・受電101件目以降：180円/件
【URL】
https://mikawaya-desk.com/
3.e秘書
コールセンター運営や電話代行業務のリーディングカンパニー・ベルシステム24が提供している電話代行サービスが「e秘書」です。
その魅力は、なんといっても今までのノウハウを活かした正確で安定した質の高い対応。
一次応対をしてくれる「スタンダードコース」、Q&A対応や注文受付まで可能な「メッセージコース」のほか、24時間受付や多言語対応などのコースもあります。
必要に応じてさまざまなプランから選ぶことができ、自社の業務がさらに効率化。
【料金】
・スタンダードコース：月額10,000円～
・メッセージコース：月額15,000円～
・24時間受付：月額50,000円～
・多言語サービス：月額20,000円～
・スポットコース：月額10,000円～
・エグゼクティブコース：月額40,000円～
【URL】
https://www.tas.bell24.co.jp/
4.渋谷オフィス
「渋谷オフィス（Shibuya Office）」は、6ヵ月の研修期間を経たオペレーターが対応するため、電話対応の質の高さが評判の電話代行サービス。
Q&A対応、求人応募対応、資料請求対応、商品注文対応など、さまざまな電話の内容を代行してくれます。
オペレーターから担当者へ取り次ぐ電話接続サービスや、通話内容の録音などの機能も利用可能。
月額3,000円から始められる手軽さも評判です。
【料金】
・スタート：月額3,000円
・エコノミー：月額5,000円
・スタンダード：月額9,000円
・ビジネス：月額15,000円
・エグゼクティブ：月額25,000円
【URL】
https://www.shibuya-office.co.jp/
5.ビジネスアシスト
臨機応変な電話対応が魅力の「ビジネスアシスト」のオペレーターは、なんと秘書検定を保有した正社員！
電話代行サービスの中には、在宅勤務の非正規雇用のスタッフが電話対応をしているものもありますが、ビジネスアシストは正社員が担当しています。
そのため一次的な応対だけでなく、対応内容のカスタマイズ性が非常に高いのです。
基本プランだけでなく法律事務所や保険代理店などに特化したプランも用意されており、自社の業種に合わせた電話対応が実現します。
【料金】
・基本プラン ライト：月額20,000円
・基本プラン スタンダード：月額30,000円
・基本プラン エグゼクティブ：月額60,000円
・その他、業種に特化した各プランあり
【URL】
https://www.biz-assist.co.jp/
6.CUBE
厳しい採用基準にクリアし、徹底した研修を経たオペレーターによる質の高い電話秘書サービスが自慢の「CUBE」。
電話代行サービスだけでなく、ECサイトの受付業務に特化した「WEB受付代行サービス」、通販の注文窓口業務を担当してくれる「受付代行サービス」も展開。
自社業務を徹底的に効率化したい場合は、複数のサービスを併用するのもおすすめです。
【料金】
・ライトプラン：月額10,000円～
・スタンダードプラン：月額25,000円～
・英語対応プラン：月額15,000円～
・WEB受付代行：月額50,000円〜
・受付代行：月額30,000円～
【URL】
https://www.cube108.jp/
7.etel（イーテル）
女性スタッフによる自然な応対が魅力の「etel」は、リーズナブルに利用することができる電話代行サービス。
シンプルな電話代行だけでなく、予約受付やお客様相談窓口としてのコールセンター代行も請け負っています。
また1日単位のスポットで依頼することも可能なので、年末年始や連休などでオフィスを空けてしまう中手企業や出張で事務所を不在にしてしまう個人事業主などにおすすめです。
【料金】
・ライトプラン：月額5,800円
・ベーシックプラン：月額9,500円
・プレミアムプラン：月額15,000円
・チャットサービスプラン：月額18,000円
・スポットプラン：日額7,800円
・コールセンター代行サービス：月額28,000円～
【URL】
https://www.etel-syspro.net/
8.電話代行サービス
電話代行サービス株式会社が提供している電話代行サービスは、24時間365日体制で対応が可能です。
ヒアリングと打合せを重ねて最適な業務フローをオーダーメイドできることがメリット。
さらに士業や不動産、水道修理やクレームなど、業種や目的に特化した電話代行も可能。
オペレーターの研修・教育の制度も充実しているため高いクオリティの電話代行サービスです。
【料金】
・秘書代行：月額8,000円～
・夜間休日電話代行：月額30,000円～
・コールセンター代行：月額25,000円～
・その他、業種や業務の専門電話代行もあり
【URL】
https://denwadaikou.jp/
9.Bales Info
BOXIL SaaSなどを展開する株式会社スマートキャンプの電話代行サービス「Bales Info（ベイルズインフォ）」。
同社が提供するBtoBインサイドセールス代行サービス「BALES」の受電バージョンとも言えます。
受電した内容を指定のツールにて即時報告してくれるため、新規問い合わせなどの機会損失を防ぐ効果が期待できます。
【料金】
・初期費用：50,000円
・月額料金：50,000円 (月/200コール)
【URL】
https://bales.smartcamp.co.jp/
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000048.000012765.html
10.スマイルフォンネット
高い応対品質をリーズナブルな価格で提供している電話代行サービ
会社の印象を左右されてしまう電話応対ですが、研修会社が運営し
安心感があります。
お客様に寄り添った対応、柔軟なヒアリング等を評価されています
サービス、士業、食品、IT、WEB、広告など幅広い業界の対応
個人事業主、スタートアップ企業から中小企業まで、月間件数が1
ご利用者が多数。月毎のコース変更が可能なので、広告出稿時や長
事前にコースを変更しておけばより安心です。
【料金】
３コースから選べます。
スタートアップコース
・月額料金：3,000円（10件/月まで料金内。11件から1
ライトコース
・月額料金：4,500円（30件/月まで料金内。31件から1
スタンダードコース
・月額料金：9,500円（100件/月まで料金内。101件か
＊指定された営業電話や間違い電話、FAXからの着信は件数にカ
【URL】
https://www.smile-phone.net/
電話代行サービス導入前の注意点
電話代行サービスのメリット・デメリット
電話代行サービスを利用することで、自社にとってさまざまなメリットを得ることができます。
・自社リソースの削減
自社で全ての電話に対応していると、電話対応にばかり時間を取られてしまい本来やるべき業務に充てる時間を確保できなくなってしまいます。
かと言って、電話対応のみを行ういわゆる「電話番」を雇用することも難しい…。
そんな時に電話代行サービスを活用することで、自社のリソースを割かずにすべての電話に対応することができます。
またコールセンターを立ち上げる場合、スタッフや設備・備品に多額の投資をする必要がありますが、アウトソーシングをすることでコールセンター立ち上げのコストやリソースも削減することができるのです。
・機会ロスを減らす
テレワークや外出などで電話に出ることができないと、新規問い合わせや注文電話などの営業機会を損失してしまうことにもつながります。
電話代行サービスでは24時間365日体制で対応してくれるものもあるので、全ての営業チャンスを取りこぼしません。
夜間や早朝、休日などの就業時間外にも対応してくれるメリットもあります。
・教育コスト削減
電話は顔が見えない分、声だけで相手に与える印象を左右してしまいます。
そのため社内で電話対応をするスタッフの電話マナーや話し方などの教育にリソースを割く必要があります。
しかし電話代行サービスのオペレーターは厳しい研修を経てきているため、安心して電話対応を依頼することができます。
このようなメリットがある電話代行サービスですが、一方でデメリットにもなりえる注意点もあることを考慮しておかなければいけません。
・情報漏えいの危険性
電話代行サービスはコンプライアンスやセキュリティの厳しい基準を遵守しているため、自社の情報が電話代行サービスを通して漏れてしまうことはほとんどありません。
しかし0%ではないことを理解してサービスを使うようにしましょう。
・サービス内容や料金体系を確認する
電話代行サービスによって、応対内容や連絡手段、料金体系が大きく異なります。
「安いから」という理由で利用を始めてみると、月間に対応できる受電数が非常に少なく、結局多額の課金をすることになってしまったという話も耳にします。
気になるサービスがあったらまずは細かく内容を確認してから検討しましょう。
電話代行と秘書代行サービスの選定のポイント
後悔しないためにも、ポイントを押さえてサービスを選びましょう。
電話代行サービスの選定ポイントをいくつか紹介するので、比較・検討の際の参考にしてください。
・受電可能数と対応時間をチェック
料金内に含まれている受電数と対応時間は必ずチェックしましょう。
たとえば月間200件もの電話が来るのに、月間100件しか対応できないサービスでは、多額の追加料金を支払う必要が出てしまいます。
そのためには、まずは自社の受電数と対応してもらいたい曜日・時間帯を改めて確認する必要があります。
自社の電話の状況について分析したら、各サービスの内容と照らし合わせて最もマッチするものを見つけましょう。
・目的や業種に合ったサービスを見つける
いわゆる「電話番」のような役割をしてほしいのか、電話での予約や注文に対応してほしいのかでは、電話代行サービスに求める内容も異なります。
電話代行サービスの中には、受付や問い合わせ対応をしてくれるものやクレーム対応をしてくれるものもあるので、自社の目的に合わせたサービスを検討しましょう。
不動産会社や保険代理店などの業種に特化したサービスを提供している会社もあるので、探してみる価値はあります。
また応対内容をカスタマイズできる秘書代行サービスを活用するのも一つの手です。
・返金保証やお試しプランがあるか
電話代行サービスや秘書代行サービスは、一度使ってみないと品質や使い勝手がわかりません。
効率化のために導入しても、自社の業務フローとマッチしなければ生産性が低下してしまう可能性もあります。
そのため、返金保証やお試しプランなどのサービスがある会社を選ぶことがおすすめ。
終わりに
電話での機会ロスに悩んでいる方、電話による業務の妨げに悩んでいる方は、電話代行サービス・秘書代行サービスを検討してみてはいかがでしょうか。
電話代行サービスの高い品質の対応により、企業イメージもアップするでしょう。
サービスによって対応内容や受電数などが異なるため、細かくチェックして比較・検討することがポイントです。
今回ご紹介した内容を参考に、自社の電話関連業務を見直してみてくださいね。
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