会議の時間を、参加者のスケジュールで何となく決めていませんか？
実は、会議をより効率化し、意見交換を活発にするためには、会議の時間を「朝」に設定するのが効果的です。
今回は、朝活のメリットに触れながら、朝会議の注意点やマネジメント層がおさえておきたいポイントをご紹介します。
この記事の内容
「朝」の時間が注目を集めている
「朝活」という言葉をよく聞くようになりましたが、どうして朝の時間が注目を集めているのでしょうか。
朝会議が捗る理由とは
朝に働くメリットが沢山あり、朝会議を行うことでそのメリットを享受し、会議をよりスムーズに進めることができるようになります。
・朝は意志力がある
朝は、ヤル気や集中力があり、面倒な業務や継続すれば力になる業務を行うのに向いています。
課題が山積みした気が重い会議は、朝に行うことで乗り切ることができるのです。
・朝は脳が決断疲れをしていない
私たちの脳は、絶えず色んな判断をしています。
例えば出社前には着る洋服を選びますし、朝食を作る際にはメニューを考えますよね。
このような判断をたくさんすると、脳は疲れてしまうのです。
朝活や朝会議は、脳が判断疲れをする前に行うことで、効率よく進めることができるというメリットがあります。
・「時間医学」の観点では、朝は論理的な能力が求め得られる仕事に向いている
PRESIDENTOnlineの記事「会議、作業、考え事……最適な時間帯は？」によると、朝の会議は問題を解決したり情報共有に向き、午後の会議は問題の発見やクリエイティブな議論に向いているそうです。
これは時間医学によると、論理的な思考や自我をつかさどっている前頭前野が夜より朝の方が優れているからだとか。
つまり、論理的な能力が求められる仕事をする場合には、朝がおすすめなのです。
・横やりが入り辛い
朝出勤すると、メールや共有された情報を確認し、1日のスケジュールを考えるという方が多いのではないでしょうか。
取引先から連絡が来るのは、始業後なので9時もしくは10時以降になりますよね。
他の人が働き始める前に会議や仕事をすることで、横やりが入り辛く集中することができます。
・時間の調整がしやすい
朝会議なら参加者の時間を揃えやすく、前の予定が押して参加ができなくなってしまうことがありません。
時間調整がしやすいのもメリットのひとつです。
「朝活」をしている著名人
先ほどご紹介したように、朝仕事をしたり活動をすることは様々なメリットがあります。
実際に朝活に取り組んでいる著名人も多くおり、多彩な活動が紹介されております。
朝4時半に起床し6時に出社するという、スタ―バックスCEOハワード・ショルツ氏。
アップルのCEOティム・クック氏も4時半に起床し、部下にメールで指示を送るそうです。
ココイチの創業者であり、現在はクラシック音楽ホールの代表をしている宗次徳二氏は、朝4時に起床します。
その後、7時にホール前の道路を掃除するまでの間に原稿を書いたり手紙を読んだりするそうです。
朝早く起きるとは、自分で自分の時間をつくりだすこと。
仕事を効率よくするには朝早く起きて時間をつくらなくてはなりません。引用：PRESIDENTOnline「なぜ、創業者は4時起きで掃除するのか？」
世界のCEOや起業家の多くが得意とするタイムマネジメント。
時間を有効活用し、仕事を効率化するためには、早起きをして朝に仕事を行うのが良いと多くの人が考え実践しているのです。
朝会議で注意したいこと
朝会議を取り入れたからといって、会議の内容が充実するわけではありません。
そこで、朝会議で注意したいことをまとめてみました。
目的を明確にする
会議を効率化するためには、「目的を明確にする」ことが重要です。
会議の目的を明確にし、無駄な会議を減らしましょう。
会議をすることが目的になってしまうのは本末転倒といえます。
参加者全員が意見を発信する
会議に参加している人全員が意見を発信し、活発な意見交換を行うことで、新しい価値観やアイディアを創出することができます。
会議の参加者に「お客さん」はおらず、誰もがみな当事者として積極的に意見を交換しましょう。
アイスブレイクを取る
会議の前にアイスブレイクを取り、場を和ませることで、より活発な意見交換ができるようになります。
マネジメント層が参加する重要な会議は、重々しい空気でスタートするケースが多いですよね。
役職や部署を問わずに意見交換をするためには、話しやすい和やかな雰囲気作りが重要です。
例えば自己紹介で、「ユニークな経験」を参加者全員が紹介することで、意外な人となりを知ることができたり笑いがこぼれることも。
会議がはじまる前に、会話を楽しめるような雰囲気作りをしましょう。
司会者がリードをする
進行役である司会者が、発言のきっかけがつかめない参加者に話題を振り発言を引き出したり、情報を整理して振り返りを行うことで、より有益な会議を行うことができます。
目的を忘れず、話がずれてしまった時には本筋に戻すのも、司会の重要なポイントの一つ。
会議の内容や参加者の様子に気を配りつつ、時間の管理を行う司会者は、会議の成功を左右する大切な役割なので人選には細心の注意を払いましょう。
議事録を作りまとめる
会議の進行中に議事録を作ることで、会議が終わった後すぐに参加者に共有することができます。
議事録には多彩なスタイルがありますが、簡潔かつ流れに沿って書くように心がけましょう。
発言者の名前も忘れずに記載することで、会議に参加しなかった人が確認しても、会議の内容や会話を知ることができるようになります。
「決定事項」「検討事項」「タスクリスト」など、項目をあげてフォーマットにしておくと便利です。
責任の所在を明確にする
各自のタスクを明確にし、責任の所在を明確にすることで、プロジェクトを円滑に進めることができます。
会議中にいくら良い案が出たとしても、担当者が決まっていないと進まないのは良くある話です。
責任の所在を明確にし、業務を分担しましょう。
マネジメント層が知っておきたい早朝会議のポイント
早朝会議を取り入れるために、マネジメント層が知っておきたいポイントをご紹介します。
早朝会議は時間外労働である
就業時間が9時からと定められている場合、8時から行われる会議は時間外労働の扱いになります。
時間外労働を回避するためには、就業時間を改定する必要がありますので注意しましょう。
週に1度の会議で1時間の朝残業をするだけで、会議が円滑に行われ効率化されるのであれば、有益な支出といえるでしょう。
朝会議の重要性をメンバーに伝える
どんなに素晴らしい取り組みであったとしても、参加者がその重要性や効率性を理解していないと、不満が出てしまうことがあります。
ご紹介したように朝会議のメリットを伝え、参加者が実際に効率性を実感することが大切です。
おわりに
マネジメント層の大きな課題といえるタイムマネジメントと効率化。
朝会議はマネジメント層にとっても、参加者にとっても、メリットがあると言えます。
会議の時間に悩んだり、会議に課題を抱えている方は、朝会議を取り入れてみてくださいね。
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