BIツールとExcelの違いとは？業務に最適なデータ分析ツールも解説

データの分析や集計にExcelを用いる中で、Excelでのデータ分析に限界を感じ「もっと効率的な方法はないか」と考えたことありませんか？

データ量の増加やミスの多いレポートに悩む中、BI（Business Intelligence）を検討する方も増えています。しかし「ExcelとBIツールの違い」や「自社にとって本当にBIツールが必要か」と迷う方も多いでしょう。

本記事では、ExcelとBIツールの特徴や違いをわかりやすく解説し、それぞれの適した活用の場面、ツール選定をする際のポイントについて紹介します。自社の課題解決に役立つツール選びの参考になれば幸いです。

Excelの特徴

多くの企業で導入されているExcelについて、データの集計・分析の観点ではどんな特徴があるのか、基本的な内容も含めてあらためて解説します。

Excelで可能なデータ分析手法

BIツールでよく行われる予実分析、ABC分析、RFM分析、相関分析は、Excelでも行えます。これらの分析について、簡単に説明します。

【予実分析】

予実分析は、計画と実績を比較して差異を確認する手法です。
Excelでは、例えば月ごとの売上やコストなどを、計画値と実績値を表形式で整理して、各項目ごとに「差異＝実績値－計画値」を計算する列を作成します。

分析には、ピボットテーブルやグラフを使って、計画と実績の推移や差異を視覚的に表現したり、棒グラフや折れ線グラフを組み合わせることで、時系列の変化をわかりやすく表示できます。

また、条件付き書式を用いて、差異が大きい箇所を色で強調することで、分析結果の視認性を高めることも可能です。

【ABC分析】

ABC分析では、売上や在庫データを元に重要度順などのセグメントでABCのグループに分類します。
集計した売上や在庫金額を表などにまとめ、降順に並べ替えた上で、SUM関数などを用いて、全体の金額に対する比率を求めることで、自社の重要顧客について集計・分析できます。

また、円グラフや棒グラフを作成し、グループ別の割合や構成を用いると、自社の優良顧客の割合や構成などを可視化可能です。

【RFM分析】

RFM分析では最新購入日（Recency）、購入頻度（Frequency）、購入金額（Monetary）を指標に顧客をグループ分けすることで、自社の顧客の購買パターンを分析できます。

顧客識別情報（IDなど）、購入日、購入金額などを含む取引データを用意して、DATEDIF関数を使って最新購入日を求め、COUNTIFやSUMIF関数を用いて購入頻度と購入金額を算出することで、顧客の購買パターンに応じた分析や施策が検討できます。

他にも、各指標をランク分けしてスコアリングを出すことで、低スコアの顧客群の数や高スコアの顧客群の特徴を掴むこともできます。

【相関分析】

2つの変数の関係性を測定する手法です。例えば広告費と売上など、比較する2つの変数を列にまとめます。
まとめた数値をCORREL関数などを使用して相関係数を計算します。
例えば「広告費を増やすと売上がどれだけ増加するか」といった仮説を検証する際の基盤データを算出できます。

また、散布図を作成し、トレンドラインを追加することで、変数間の関係性を視覚的に確認することも可能です。

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Excelのメリットとデメリット

Excelはデータ分析や集計ツールとして長年にわたり幅広い業務で利用されてきた定番ソフトです。その導入には多くの利点がある一方で、場面によっては課題や限界も存在します。

Excelのメリット

Excelのメリットは、主に2つが挙げられます。

【導入コストの低さ】

ExcelはMicrosoft 365に含まれており、多くの企業で既に導入済みです。そのため、新たなコストをかけることなく利用を始められる点が大きなメリットです。
さらに、初期投資が不要なため、特に中小企業や予算が限られたプロジェクトで導入が容易です。

【広く普及しているため、習熟度が高い】

多くのビジネスパーソンが日常業務でExcelを利用しており、基本的な操作に慣れているケースがほとんどです。
そのため、新たにツールを学ぶためのトレーニングが不要で、すぐに実務で活用できる点も強みです。また、関数やピボットテーブルなどの機能は豊富で、一般的なデータ集計や分析であれば十分対応できます。

Excelのデメリット

Excelのデメリットは、次の4つが考えられます。

【大量データの処理が難しい】

Excelは小規模から中規模のデータ分析には適していますが、大量のデータを扱う場合、動作が遅くなる、計算が不安定になるといった問題が発生することがあります。
特に、数百万行に及ぶデータの処理や複雑な分析では、パフォーマンスの限界が顕著に現れます。

【複数データソースの統合が困難】

Excelでは、異なるデータソースを統合して一元的に管理するのが難しい場合があります。
たとえば、データベースやクラウド上の情報をリアルタイムで連携するには追加の手間や専門知識が必要となります。この点は、専用のBIツールと比較した際の明確な弱点です。

【リアルタイムでの情報共有に限界がある】

Excelは基本的にローカルファイル形式で動作するため、複数のメンバーで同時にデータを更新・共有する際にトラブルが発生しやすいです。
特に、古いバージョンのExcelを使用している場合は、リアルタイムの共同作業が難しく、整合性を保つのが困難です。

【高度な分析機能の不足】

Excelは一般的なデータ分析には対応可能ですが、機械学習や高度な統計分析、ビジュアライゼーションといった先進的な分析機能は限定的です。
これらを実現するには、VBAやPower Queryなどのスキルが必要で、標準的な機能だけでは対応しきれない場合があります。

関連記事：なぜ脱エクセルが必要？営業で脱エクセルする4つのメリットと成功事例・おすすめツールを紹介

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BIツールの特徴

BIツールは、データを活用して意思決定を支援するための強力なツールです。従来のデータ分析手法を超え、より効率的で直感的な分析を可能にするBIツールの主な特徴について解説します。

BIツールで可能な高度なデータ分析

BIツールで可能な高度なデータ分析について、具体的に解説します。

【 異なるデータソースの統合】

BIツールは、複数のデータソースを一元的に統合する機能を持っています。たとえば、データベース、クラウドサービス、スプレッドシート、外部APIなど、異なる形式のデータを簡単に接続して取り込むことが可能です。これにより、部門間でバラバラに管理されているデータを集約し、全体像を把握しやすくなります。

【大量データの高速処理】

従来のツールでは処理が重くなるような膨大なデータ量も、BIツールならスムーズに対応可能です。最適化されたデータエンジンにより、数百万行のデータを短時間で集計・分析できるため、大規模なデータを扱う企業にも適しています。
これにより、データ処理の遅延による業務の停滞を防ぐことができます。

【リアルタイムでの情報更新】

BIツールは、リアルタイムでデータを更新し、最新の情報を基にした意思決定をサポートします。たとえば、売上や在庫状況の最新データをダッシュボードで即座に確認できるため、迅速な対応が求められるビジネスシーンでも大いに役立ちます。

【わかりやすい分析結果の出力】

BIツールは、複雑なデータ分析を直感的に理解できる形で出力します。

• ダッシュボード: 視覚的に整理された画面で、重要な指標を一目で把握可能
• グラフやチャート: 棒グラフ、折れ線グラフ、ヒートマップなど、多様な形式でデータを視覚化
• レポート機能: 自動生成されるレポートを活用して、効率的に成果を共有

これらの機能により、専門知識がなくても分析結果を理解しやすく、チーム内での情報共有や意思決定がスムーズになります。

関連記事：BIツールとは？仕組み・機能・料金とおすすめツール比較9選

BIツールのメリットとデメリット

BIツールの導入は多くのメリットがある一方、デメリットも存在します。

BIツールのメリット

BIツールのメリットを3つ紹介します。

【大量データの処理が可能】

BIツールは、膨大なデータ量を効率的に処理し、分析する能力を持っています。

従来の手作業やExcelでは困難だったビッグデータの活用も可能となり、大規模なデータを基にした意思決定が行えます。

【リアルタイムな情報共有】

多くのBIツールはリアルタイムでデータを更新し、最新情報を社内全体で即時共有する仕組みを提供します。

これにより、経営陣から現場スタッフまでが一貫した情報をもとに行動でき、タイムリーな対応が可能になります。

【高度な分析が容易】

BIツールは、複雑なデータを直感的に理解できるグラフやダッシュボードの作成が容易で、専門知識がなくてもデータを効果的に活用できます。

また視覚化機能や機械学習モデルの活用といった高度な分析機能が搭載されているものもあるため、Excelと比べて高度で専門的な分析を容易に行えるメリットがあります。

BIツールのデメリット

BIツールのデメリットも確認しておきましょう。

【導入コストがかかる】

BIツールの導入には、ライセンス費用や運用コストがかかる場合があります。

Excelのように既存環境にすでに導入されているケースはほとんどないため、多くの場合、導入には別途費用がかかります。

【初期設定が複雑】

BIツールを導入するには、既存のデータソースとの接続やカスタマイズが必要です。

データの統合やツールの設定に時間がかかる場合があり、専門知識が求められることもあります。

【ユーザー教育に時間と費用がかかる】

BIツールはただ導入するだけで効果が出るツールではないため、活用するためにはツールの使い方を学ぶための教育が必要です。

場合によっては、BIツールになれていないため、ツールの利用自体がコスト増加や生産性の低下を招くことがあります。

関連記事：SFAとBIツールの違いとは？連携でデータドリブンな営業組織を強化

ExcelとBIツールを使い分ける方法

ExcelとBIツールはそれぞれに特徴やメリット・デメリットが存在するため、状況や処理するタスクによって使い分けることが重要です。
どのような場面で使い分けると効果的なのかを解説します。

Excel活用が向いている場合

個人単位の業務でデータ量が少ない場合など、手元のデータを手軽に分析する場合、Excelの利用が適しています。Excelはシンプルで操作性が高いため、少ない工数で必要な分析を迅速に行うことが可能です。

また「Excelファイル形式でのデータを求められる」といったケースもあるため、データの共有や取引先対応においてもExcelが便利なケースがあります。

他にも、BIツールや他のシステムから出力されたデータを、Excelで二次加工してより使いやすい形に整えるといった使い方も見られます。表や計算式のカスタマイズ、独自のレポート作成など、柔軟性の高い加工が求められる場面ではExcelが重宝します。

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BIツール活用が向いている場合

大量のデータや複数のデータソースを統合して分析する必要がある場合は、BIツールの活用が効果的です。社内の様々な部門に散在しているデータや、長期間にわたって蓄積された情報を統合・分析するには、BIツールの強力な処理能力が役立ちます。

また、在庫や作業ステータスなど、更新頻度が高くリアルタイム性が求められるデータの確認にも、BIツールが最適です。リアルタイムでデータが更新されるため、最新情報を基にした迅速かつ正確な意思決定が可能になります。

さらに、BIツールはグラフやチャートによるデータのビジュアル化を得意とする製品が多く、直感的にデータの傾向や問題点を把握できるダッシュボードを提供します。これにより、状況把握や報告資料の作成が効率化され、データ活用の幅が広がります。

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BIツール導入の検討ポイント

実際にBIツールの導入を検討する場合、市場には多くのツールが存在します。その中から自社に最適なBIツールを選ぶには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。
具体的にどのようなポイントがあるのかは自社の状況によって異なりますので、共通する要素について解説します。

導入目的の明確化

まずは、ただ導入するだけで効果が出るツールではないため、導入する目的を明確にしましょう。
例として、以下のような目的が挙げられます

• 「データの可視化で意思決定を迅速化したい」
• 「複数部門のデータを統合して一元管理したい」
• 「リアルタイムな情報共有を可能にしたい」

ツールを導入することで解決したい課題を明確にし、それを共有することで、導入プロジェクトを円滑に進めることができます。
具体的なゴールを設定せず目的が曖昧だと、必要な機能が選定できず、ツールの導入が失敗する原因になります。
極端な話ですが、どのデータを分析するかが定義されておらずデータが収集できなかったため、導入までのコストが無駄になってしまうことにも繋がりかねません。

自社のデータ環境の整理

BIツールを効果的に活用するには、自社が保有しているデータ環境を整理することが必要です。具体的な例として、以下のようなポイントがあります

• データの保管場所（オンプレミス、クラウド、外部サービスなど）
• データの種類（売上、在庫、人事情報など）
• データの形式（Excel、CSV、データベースなど）

これらを把握し、必要に応じてデータ形式の統一やクレンジング（データの整備）を行うことで、BIツール導入後のデータ連携がスムーズになります。

導入コストと運用コストの確認

BIツールには、導入時のライセンス費用や初期設定のコストだけでなく、運用にかかるコストも発生します。

導入コスト：ライセンス費用、初期設定、トレーニング費用など
運用コスト：月額の利用料、サーバー維持費、アップデートの費用など

これらを事前に試算し、予算内で運用可能かを確認しましょう。例えば中小企業の場合は、サブスクリプション型のツールがコスト面で適している場合もあります。

ユーザーのITリテラシーの確認

BIツールを利用する社員やチームのITリテラシーも重要な要素です。

自社のメンバーがどの程度ツールが使いこなせるのかヒアリングを行い、

• 「操作が直感的でわかりやすいツールが必要」
• 「専門的なトレーニングが必要でも高度な分析機能を重視したい」

など、ユーザーのスキルレベルに応じて適切なツールを選定します。

また、導入後に必要となるトレーニングやサポート体制も考慮しましょう。

サポート体制やセキュリティ要件の確認

BIツールは長期間にわたり使用することで、より効果を生み出すことができるツールです。

そのため、トラブル時の対応速度、導入支援、マニュアルや問い合わせ対応の充実度といった「サポート体制」や、アクセス制限、データ暗号化、権限管理機能の有無といった「セキュリティ要件」など、導入後のサポート体制やセキュリティ機能を確認することも欠かせません。

特にBIツールでは機密性の高いデータを扱うことも多いため、セキュリティが十分に確保されているかを慎重に確認してください。

まとめ｜Excelの限界を超え、Mazrica BIで営業データを最大限に活用しよう

Excelは手軽で柔軟性の高いツールとして、データ分析の現場で広く活用されている一方で、データ量の増加や分析ニーズの高度化に伴い、対応が難しい場面も増えてきています。

大量データの処理やリアルタイム性が求められる業務、複数のデータソースを統合して効果的に活用したい場合、BIツールの導入が効果的です。

Mazrica BIは、大規模なデータの処理やビジュアル化を可能にする強力なBIツールです。
営業活動のパフォーマンスを可視化し、次の一手を素早く打つための意思決定を支援します。また、直感的な操作性とリアルタイムな情報更新機能により、現場でもすぐに使いこなすことが可能です。

Excelの限界を超え、Mazrica BIを活用して営業データを最大限に引き出すチャンスです。業務効率化と成果向上を実現するために、データ活用を一歩先へ進める第一歩として、Mazrica BIの導入をご検討ください！