SFA導入の目的とは？失敗しない手順やデメリットも徹底解説

「Excelでの案件管理が限界に近い」
「営業活動がブラックボックス化していて、売上の予測が立てにくい」

このような課題を解決するために、SFA（営業支援ツール）の導入を検討し始めた方も多いのではないでしょうか。しかし、いざ導入を検討してみると、いまいち導入のメリットや方法がわからないという不安や疑問が次々と湧いてくるものです。

そこで本記事では、SFA導入の目的や、メリット・デメリット、さらに失敗を防ぐための導入手順を解説します。

さらに、初めての企業におすすめのSFAツールも紹介するので、SFA導入時の参考にしてみてください。

SFA（営業支援システム）とは？

SFAは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略称で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれています。SFAは、勘や経験に頼っていた営業活動をデータで見える化し、組織全体の営業効率を最大化するためのツールです。

従来の営業現場では、「いつ、誰が、どの顧客に、どのような提案をしたか」や「失注した本当の理由は何か」といった情報が個々の営業担当者の頭の中にだけある状態、いわゆる「属人化」が発生していました。

SFAを導入すると、営業活動に関する情報をリアルタイムでチーム全員が共有できるようになります。

SFAを導入する主な目的

企業は、なぜSFAを導入するのでしょうか。

代表的な目的としては、

1. 営業活動の管理
2. 営業プロセスの標準化
3. 売上の最大化

の３つが挙げられます。売上を最大化させるためには、個々の営業活動の状況や情報を可視化し、ノウハウの共有をすることで、チーム全体で成果が出せる体制を作ることが重要です。

営業活動の管理

SFA導入の１つ目の目的は、「営業活動の管理」です。

営業活動は顧客とのやり取りや訪問などを個人で行うことが多く、案件が属人化しがちです。そのため、マネージャーには「誰がどの案件を担当しているのか把握しきれていない」「各案件の進捗状況がわからないため、いつどのくらいの売上になるのかわからない」といった課題があるのではないでしょうか。

また、営業活動を管理できていないと、「誰かが対応してくれるだろう」という思い込みから対応の漏れ・遅れにつながったり、誰がどの顧客を担当しているかわからないため重複アプローチをしてしまったりすることになります。

SFAを導入することで、営業活動の記録だけでなく、顧客情報の蓄積や商談プロセスの可視化が実現し、担当者以外のメンバーも部門全体の商談状況や進捗度合いを一目で把握できるようになります。

さらに、進捗状況がリアルタイムで更新されるため、営業報告から次回の顧客対応まで、より迅速な対応が可能となります。

関連記事：営業管理とは？6つの基本項目と効率的な管理方法を解説

営業プロセスの標準化

SFA導入の2つ目の目的は、「営業プロセスの標準化」です。

営業活動の成果は各営業担当者のスキルや経験に左右されやすく、経験が浅い担当者やスキルが不足している担当者は期待通りの成果をあげられないことも少なくありません。

また、担当者によって営業プロセスがバラバラのため、どういった過程で結果まで至ったのかを明確にすることが難しく、思うような成果に繋がらなかった場合の原因究明ができないといった事態にも陥りがちです。

そこで、個人に依存した営業プロセスを廃止し、成功パターンや営業ナレッジなどを盛り込んで自社ならではの「型」をつくってメンバー全員が同じ成果を出せるようにする営業プロセスの標準化が求められています。

営業プロセスの標準化のためには、まず組織内に散在している営業データを集約し、次に自社の営業活動の得意・不得意やナレッジを分析することが必要です。そこから、型作りをしていく必要があるため、SFAを活用することで効率的に進めることができます。

売上の最大化

SFA導入の３つ目の目的は、「売上の最大化」です。単に売上目標を追うのではなく、蓄積されたデータを戦略的に活用することで、確実な収益向上を目指します。

具体的には、SFAによって全ての商談状況が可視化されることで、「放置されている案件」や「次回アクションが未設定の案件」といった機会損失をゼロに近づけることができます。また、成約率の高い顧客傾向を分析すれば、どの案件に優先的にリソースを投下すべきかが明確になり、営業効率は飛躍的に高まります。

SFAを導入するメリット

SFAの導入を検討している人の中には、どのようなメリットが得られるのか気になっている人もいるかもしれません。そこで、SFAの導入メリットを紹介していきます。

営業活動の見える化

SFAを導入すると、営業活動が見える化（可視化）されます。

SFAは顧客情報や案件情報といった営業に関するデータだけでなく、「どの案件がどのフェーズにあるか」といった進捗状況や、「いつ・誰と・どのような商談をしたか」という営業アクション履歴、「現時点で目標金額までどのくらい達成しているか」といった目標管理などの情報もすべて共有できます。

今までは、各営業担当者がメモやExcelなどで管理していた営業情報が、SFAを導入することですべて一元管理されて共有できます。

その結果、たとえば対応の漏れ・遅れに気づいて早急にリカバリーしたり、各担当者のボトルネックを見つけて改善したりできるようになるでしょう。

また、SFAに蓄積された営業データは、そのまま分析機能に活用できます。

営業活動の現状が可視化されることで、非効率な部分や改善すべきボトルネックが明確になり、データに基づいた効率的な営業戦略の立案が可能となり、結果的に売上向上につながります。

関連記事：営業プロセスの見える化とは？可視化の3ステップを解説

最適な営業プロセスの構築（営業の属人化の解消）

営業活動は個人の経験やスキルに依存しやすい傾向にありますが、SFAを導入してすべての情報を一元管理できれば一人ひとりのナレッジや成功事例を共有できるため、属人化を解消して組織としての営業力を底上げできます。

業種や商材によって成果につながりやすい営業プロセスは異なりますが、SFAに蓄積されたデータを分析すれば「営業プロセスのどのフェーズでつまずきやすいか」「受注につながる案件ではどのようなセールストークや提案書を活用しているか」といった情報の把握が可能です。

分析した結果をもとにすると、自社にとって最も効果的な営業プロセスを構築できると期待できます。

関連記事：営業の属人化はなぜ起こる？4つの原因と7つの解消方法

営業の生産性の向上

SFAの導入により、営業の生産性向上も見込めます。

たとえば、SFAによってはモバイル対応もしくはモバイルアプリを提供しているため、外出先や移動中でもSFAへの入力・閲覧が可能です。そのため、商談後に記憶が新しいうちに商談履歴を記録したり、取引先の連絡先をすぐに確認したりできます。

また、他の営業メンバーのセールストークや提案書も参照でき、商談時に活用できます。ノウハウやナレッジの共有により、営業スキルの底上げにつながるのです。

さらに、AIが搭載されているSFAの場合は、AIが過去のデータから客観的に洞察・予測してくれるため、人間の目では気づけなかった示唆を得られます。

このように、SFAを最大限活用することで営業の生産性が向上し、顧客満足度やリピーター獲得などにも影響するため売上にも良い影響を与えるでしょう。

関連記事：営業生産性とは？向上させる方法と4つの改善施策例をご紹介

報告業務の効率化

SFAの導入により、報告業務にかかる手間と時間を大幅に削減できます。

従来の日報作成は、文章入力に時間がかかり、営業担当者にとって大きな負担となっていました。しかし、SFAでは、プルダウン選択や簡単な入力操作だけで報告が完了します。

さらに、スマートフォンやタブレットからの入力に対応しているため、外出先や移動中でもリアルタイムに活動記録が可能となり、業務の効率が飛躍的に向上します。リアルタイムでの情報共有が可能になると、管理側にも大きな利点をもたらします。

また、SFAによってはAIによる自動入力機能を有しているツールも存在します。AIを活用することで、手書きの情報をスマホで撮影すればメモ入力が自動化できるため、さらに効率化することが可能になります。

関連記事：AI機能搭載のおすすめSFA10選｜できることやメリットを解説

適正な評価ができる

SFAの導入により、営業部門のメンバーを適正に評価することも可能です。

営業の成果は数値化しやすいですが、成約率や成約件数だけで評価するのは不十分です。実際には、他のメンバーのサポートや、行き詰まった案件の打開、休眠顧客の掘り起こしなど、数値に表れにくい業務も多く存在します。

SFAを活用すれば、こうした定量化が難しい業務も漏れなく把握し、評価することができます。

数値化されない貢献を正当に評価することで、営業メンバーのモチベーション向上が期待できます。また、それぞれの特性に応じたキャリアパスの提案も可能になります。

関連記事：営業パーソンの適切な評価とは？評価基準・評価項目を解説

SFA導入のデメリット

SFA導入にあたって考慮すべきデメリットも存在します。事前にこれらを把握し、対策を講じておくことが重要です。

導入・運用コストがかかる

SFAの導入には、初期費用やライセンス費用が発生します。また、システムをカスタマイズするための工数や、社内教育のための時間的コストも無視できません。

解消法として、 最初から全ての機能を使いこなそうとせず、まずは最小限の機能からスモールスタートすることが重要です。

入力負荷により現場の負担が増える

最も多いデメリットは、営業担当者の入力作業が増えることです。

特に外出が多い営業現場では、PCを開いて詳細な報告を入力する作業が大きな負担となり、定着を妨げる最大の要因になります。

解消法として、モバイル対応が充実しているシステムや、メール・カレンダーと自動連携できるツールを選び、入力の手間を最小限に抑えることが重要です。

成果が出るまでに時間がかかる

SFAは導入した翌日から効果が出るわけではありません。データが蓄積され、分析・改善のサイクルが回り始めるまでに、数ヶ月〜半年程度の期間を要するのが一般的です。

そのため、「導入から3ヶ月で案件の可視化を完了させる」など、短期間で達成可能な目標を設定し、組織のモチベーションを維持することがおすすめです。

現場の心理的な反発

これまで「個人の裁量」で動いていた現場にとって、活動が可視化されることは「監視されている」と感じてしまうリスクがあります。

そのため、管理のためではなく、「SFAを使えば、無駄な会議や報告書作成が減り、営業が楽になる」という現場側のメリットをしっかりと伝え、合意形成を行うことが不可欠です。

SFA導入のステップ

SFA導入には多くのメリットがあるとわかっていても、「導入が難しそう」となかなか踏み出せない人もいるでしょう。そこで、SFA導入のステップを5段階に分けて解説します。

導入ステップ 1：目的・ゴール設定

まずは「なぜSFAを導入するのか」「SFA導入によって何を達成（解決）したいのか」という目的とゴールを明確にしましょう。

「流行っているから」という安易な理由でSFAを導入すると、自社にとってSFAにはどのような機能が必要なのかわからないうえ、営業現場の理解も得られません。

スムーズに導入するためにも、まずは目的とゴールの設定が必要です。

導入ステップ 2：スケジュール立案・プロジェクト体制の構築

次に、SFA導入のスケジュールを立てます。営業の課題が見つかっているからすぐに導入したいのか、まずは自社の営業を分析してからじっくりと検討したいのか、という状況によってもスケジュール感は変わってきます。

また、スムーズな導入のためにはプロジェクトを立ち上げると良いでしょう。導入プロジェクトを率先して進めるリーダーと、営業現場を理解しているメンバーを選定し、プロジェクト体制を構築します。

導入ステップ 3：ツールの比較・選定

社内のスケジュールと体制が整ったら、具体的なSFAツールの選定を行います。

現在、SFAツールは国内外さまざまなツールが流通しており、それぞれ機能や強みが異なります。そのため、自社にとって必要な機能やサポート体制などを洗い出したうえで、条件にマッチするツールを選びましょう。

ツールの情報収集については、Webサイトや比較サイト、SNSなどのインターネットのほか、展示会や口コミなどがあります。

いくつかのツールについて比較し、気になるツールは積極的に問い合わせてさらに情報を収集しましょう。無料トライアルが設けられているツールもあるため、実際に使ってみて操作性を確かめることもポイントです。

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導入ステップ 4：運用ルールの策定と現場への説明

ツールを導入したら、まずは「誰が、どのタイミングで、何を更新するのか」という運用ルールを明確に定める必要があります。

ここで陥りがちなのが、管理したいデータが多すぎるあまり、入力項目を増やしすぎてしまう失敗です。現場の負担を最小限にするためにも、まずは必要不可欠な項目だけに絞り込み、運用をシンプルにすることが定着への近道となります。

また、ルールを決めた後は必ず現場への説明会を実施しましょう。単に操作方法を教えるのではなく、「このツールを使えば無駄な報告業務が減り、自分たちの営業活動が楽になる」という現場視点のメリットを伝えることが大切です。管理のためではなく、営業を支援するためのツールであるという共通認識を持つことで、導入後のスムーズな協力体制が築けます。

導入ステップ 5：データ入力の開始と振り返り

運用が始まり、実際にデータが蓄積され始めたら、定期的に入力状況を確認し、必要に応じて細かなフォローを行いましょう。

もし入力が滞っている担当者がいれば、それは操作が難しいからなのか、あるいはルール自体に無理があるのかを見極める必要があります。運用上の不便さが見つかれば、現場の声を聞きながら柔軟に設定やルールをアップデートしていくことが重要です。

さらに、SFAの活用によって「受注率が上がった」「失注しそうな案件を事前にフォローできた」といった小さな成功事例を早期に共有することも、ツールが浸透していくために非常に有効です。

SFA導入における代表的な失敗事例

SFAを導入したものの、期待した成果を得られずに形骸化してしまうケースには共通のパターンがあります。ここでは、特に注意すべき3つの失敗事例を紹介します。

現場の入力負荷が増大し、データが形骸化する

最も多い失敗は、管理側の要望を優先しすぎて入力項目を増やしすぎるケースです。

日々の営業活動に追われる現場担当者にとって、詳細な報告入力は大きな負担となります。その結果、入力が後回しになり、情報の鮮度が落ちるだけでなく、適当なデータが入力される「データの質の低下」を招きます。最終的には誰もシステムを見なくなり、導入コストだけが残る形骸化の状態に陥ります。

導入目的が不明確なまま運用が始まる

「他社が導入しているから」「DX推進の一環として」といった曖昧な動機で導入を進めた場合に起こる失敗です。

何のためにデータを入れるのか、活用してどのような課題を解決するのかという「ゴール」が不明確なため、現場はシステムを単なる「監視ツール」や「二重管理の道具」と見なし、活用が滞ってしまいます。

定着支援や改善のプロセスを軽視する

「ツールを導入すれば自動的に営業が効率化される」という誤解から生じる失敗です。

初期設定のみで運用を開始し、その後のフォローアップやルールの微調整を怠ると、現場の不満が蓄積されます。操作方法の不明点やルール上の矛盾が放置されることで、次第にツール離れが進み、結果的に従来のアナログな管理体制に戻ってしまうというパターンです。

SFAの選び方のポイント

十分に情報収集をしても、SFAツールの種類が多すぎて迷ってしまうこともあるかもしれません。SFAの選定ポイントをお伝えするので、以下のポイントに沿って検討してみましょう。

関連記事：SFAの選び方｜失敗しない営業支援システム導入のポイント

自社にあったSFAを選ぶ

自社に最適なツールを選ぶことも非常に重要です。

特に、ITツールに不慣れな営業メンバーがいる場合、SFAの操作を覚えるのに苦労することも考えられます。

入力項目が多すぎると、入力作業が負担となり、営業本来の業務を圧迫したり、担当者のモチベーションを低下させる可能性があります。

SFAの活用が負担になると、社内への浸透は難しくなります。

必要な機能を精査する

SFAツールによって機能は千差万別。多機能なツールもあれば、最低限の機能のみ備えているツールもあります。

重要なのは機能の多さではなく、「自社にとって本当に必要な機能かどうか」です。いくら多機能でも、必要ない機能ばかりだとツールを使いこなせず、宝の持ち腐れになってしまうでしょう。

まずは自社の営業課題や状況を分析し、求めている機能を精査したうえでツールを選定することをおすすめします。

関連記事：SFAの7つの基本機能｜SFAでできることを営業フローに合わせて解説

コストと使いやすさのバランスを考える

SFAツールを運用していくには毎月の利用料金がかかりますが、安さだけで選ぶ人も珍しくありません。しかしコストだけ見ても、使いにくいツールであれば組織に定着せず、せっかく時間をかけて導入したのに失敗につながってしまいます。

コストだけでなく、現場にとって使いやすいか、スムーズに定着できそうか、という視点からも見てみましょう。自社の予算内のコストで、現場が使いやすいSFAツールであれば、かかっているコスト以上の売上が返ってくることも期待できます。

関連記事：SFAの費用対効果とは？成果が出るSFAの選び方・導入方法を解説

運用変更の負荷を考慮する

いくら現場にとって使いやすいツールだからと言って、今までのオペレーションのまま運用できるとは限りません。新たなツールを導入することで、今までの運用を変更して新しいオペレーションを構築しなければならない営業組織が大半です。

しかし、ツールありきで運用を変更してしまうと現場は混乱してしまい、現場の反発につながる可能性もあるでしょう。

そこで、運用を変更する負荷がなるべくかからないツールを選ぶことが重要です。「自社の営業プロセスに合わせてカスタマイズできるか」「運用の相談ができるサポートがあるか」などの視点で検討しましょう。

サポート体制が整っているSFAを選ぶ

ツールを使っていく中で、使い方がわからなかったり、組織に定着しなかったりするなどのトラブルや課題が起きることもあります。そうしたときに頼りになるのが、SFAベンダーのサポート体制です。いつでも気軽に相談できると、安心してSFAを導入・運用できます。

ただし、ベンダーによってサポート内容が異なります。チャットやメールでのやり取りだけで良いのか、勉強会やミーティングなど徹底的にサポートしてほしいのか、など自社で求めるサポート体制を洗い出してから選定しましょう。

導入が容易なおすすめSFA

SFAに興味があるものの、初めて導入するため不安があるという人もいるでしょう。そうしたSFAを初めて導入する営業組織におすすめなのが「Mazrica Sales（マツリカセールス）」です。

特徴

Mazrica Salesは「現場ファースト」をコンセプトに、営業現場にとって真に使いやすいSFAであることを追求したツールです。特徴的な機能は以下の通りです。

1. 入力負荷を軽減するシンプルなインターフェース
2. ドラッグ&ドロップの簡単操作で進捗を共有できる案件ボード
3. スピーディでわかりやすいレポート機能
4. 外出先でも使えるモバイルアプリ
5. 豊富な外部ツールとシームレスな連携
6. MAやBIとしての機能も搭載
7. AIによる受注予測やネクストアクション提案

このように、シンプルで使いやすい操作性ながら、充実した機能を備えているSFAツールです。

導入効果

Mazrica Salesの導入により、組織内に点在していた営業データを一元管理して共有することが可能です。属人化を防ぐだけでなく、組織内のコラボレーションを促して営業効率を高められるでしょう。

また、外部ツールとの連携やモバイルアプリにより、入力負荷も大きく軽減されます。ツール間でデータが同期されるため二重入力や転記が不要になり、モバイルアプリによって外出先でも手軽にデータの入力ができます。

AIが案件の受注確度や想定されるリスクを予測するため、事前に対策を講じることでリスクを回避して受注確度を高められます。類似案件からネクストアクションを示唆することもでき、より効果的な営業アクションを行って成果を高められるでしょう。

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導入企業

Mazrica Salesは業種や企業規模を問わず、多くの企業への導入実績があるSFAツールです。

【エームサービス株式会社】

全国約1,500の施設で食を中心としたサービスを提供するエームサービス株式会社（サービス業、従業員数3000名〜）は、新規営業活動の可視化と営業情報の属人化を解消するため、Mazrica Salesを導入しました。

導入前の課題として、同社の新規営業は施設ごとの複雑なニーズを汲み取り、大規模な設備投資を伴う難易度の高いものであり、メンバー間の知見共有や上長からのフォローアップが困難でした。

また、既存システムが重い上にPC入力しかできず、営業担当者の物理的・心理的負担が大きかったため、入力が滞り、システムが「備忘録」に留まっていました。

選定の決め手となったのは、UI（ユーザーインターフェース）の優位性と担当者への負荷軽減機能です。

Mazrica Salesは、PC操作が苦手な担当者でも使いこなせるUIを備えており、特に移動中に簡単な操作や音声入力、写真の読み取り機能で情報入力ができる点が評価されました。

これにより、「お客様との信頼を築く時間や機会を逃さない」という導入目的に合致しました。さらに、導入後の充実したカスタマーサポート体制も決断を後押ししました。

導入後約1年で、Mazrica Salesの活用が浸透し、営業活動を見える化するという目標を達成しました。

参照記事：抜群のUIと想像以上の便利な機能が、“営業担当に負荷をかけない” 情報の可視化を実現！お客様との関係構築に集中できる環境に

【株式会社学研スタディエ】

小・中・高校生を対象とした学習塾を展開する株式会社学研スタディエ（サービス業、従業員数500名〜1000名）は、教務スタッフが兼任で行う営業活動の効率化と、統一された営業フローの構築を目指し、Mazrica Salesを導入しました。

導入前の主な課題は、本部から校舎への情報連携フローが非効率で、お客様の課題解決までに数日かかっていたことでした。また、校舎スタッフが営業管理をExcelで個別に行っていたため、引き継ぎの手間や、過去顧客への再アプローチ（掘り起こし）が非効率になっていました。

選定の決め手となったのは、直感的なUI・UXによる「シンプルさ」でした。主に教務を担うメンバーがユーザーであるため、価格が高くても多機能なツールではなく、複雑すぎず、求める機能が十分備わっているMazrica Salesのシンプルさが評価されました。

これにより、人的コストをかけずにシンプルな営業フローを構築できると確信したのです。

導入後の成果として、本部から現場への情報連携時間が短縮されたことで、窓口でのご説明に進むお客様の数が、導入前の約1.4倍に増加しました。

また、現場レベルでは、複数の社員間で情報共有ができるようになり、「誰がどのフェーズにいるか」が直感的に把握可能になったことで、引き継ぎの工数が減り、業務のスリム化が実現しました。

参照記事：1年で商談件数が約1.4倍に！兼任での営業活動を支える「直感的なUI・UX」がMazrica Salesの魅力

こちらで紹介した企業様以外にも、多くの導入実績があります。詳しくはお客様事例紹介ページをご参考ください。

費用

Mazrica Salesは導入時の初期費用がかからず、毎月の月額料金が発生するサブスクリプションタイプのSFAツールです。料金プランは以下の3パターンです。

• 初期費用・開発費用：無料
• Starterプラン：6,500円/ID〜
• Growthプラン：12,500円/ID〜
• Unlimitedプラン：18,500円/ID〜

まとめ

SFAの導入は、企業にとってはハードルの高いものです。しかし、活用できるようになると営業効率化や生産性向上などにつながり、大きなリターンが期待できるでしょう。

SFA導入にあたり、重要なのは「自社にとって、現場にとっての使いやすさ」です。自社の商習慣や、現場の業務フローなどに合わなければ、定着せずに失敗につながりかねません。

そこで、Mazrica Salesのような初めての企業にも優しいSFAを導入することで、多くの不安やハードルにも対応できるはずです。ぜひ一度、お気軽にお問い合わせください。