SFA（Sales Force Automation）とは、営業活動の属人化を防ぎ、営業情報をデータとして蓄積することで、営業状況を可視化する営業支援ツールです。
しかし、実際にSFAを導入して何が実現できるのか、イメージが湧きにくいという方も多いのではないでしょうか？
本記事では、SFAの具体的な機能を元に、どのような業務改善が期待できるのかを解説します。
営業チームの生産性向上や業務効率化にどう役立つのか、実践的な視点で紹介します。
この記事の内容
SFAの7つの基本機能
SFA（営業支援ツール）の基本機能は、主に以下の7つが挙げられます。
- 顧客管理機能
- 案件管理機能
- 商談管理機能
- 営業プロセス管理機能
- 予実管理機能
- 行動管理機能
- レポーティング機能
実際の営業業務に絡めながら、各機能について紹介します。
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顧客管理機能
顧客管理機能では、企業名をはじめ、住所、電話番号、担当者、決済者の情報などを管理します。
過去のコミュニケーション履歴なども残せるため、担当者以外でも素早く顧客の情報を引き出し、対応することが可能です。また、担当者が変わる際にも、顧客情報がSFAに蓄積していれば、情報の伝達モレがなくなり、トラブルを避けやすくなります。
商談件数が増えると、「どの顧客がどのような課題を抱えているのか」「次はいつ頃アプローチをしたら良いのか」など、顧客一人ひとりの情報を適切に管理できなくなり、対応漏れやミスなどを引き起こして機会損失を招きかねません。
SFAの顧客管理機能なら、顧客情報に加え、商談の情報や契約履歴を一元管理できるため、機会損失を減らすことが可能です。
関連記事：顧客管理とは？基本やメリット・ツールの選び方を分かりやすく解説
案件管理機能
案件管理機能では、「担当者」「取引先企業」「提案サービス（商品）」「受注見込額」「営業フェーズ」「受注確度」を確認することができます。
案件の基本情報が見える化されることで、「あの案件どうなっている？」などと進捗状況を確認する手間が省け、案件の中身に関する具体的な話を進めることができるため、営業組織全体のコミュニケーションの質が高まります。
営業マネージャーの視点では、案件の状態がリアルタイムでわかるため、個々の営業パーソンにフェーズごとに適切な指示出しが可能というメリットもあります。
さらに、個々の案件進捗状況の確認を口頭でする必要がなくなることで、営業会議などもスムーズに進めることができ効率化が測れます。
案件管理については、こちらの記事で詳しく解説しています。
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商談管理機能
商談管理機能では、「訪問目的」「過去の商談内容」「商談進捗状況」「次回アクション予定」などの商談の詳細情報を確認することができます。
商談内容が見える化されることで、売れている営業パーソンは商談先でどういった内容の話をしているのか、どういった資料を作成しているのかなどの営業ナレッジを社内で共有することができます。ナレッジの共有により組織全体の営業パフォーマンスの向上に活用できます。
また、時系列で商談内容を確認することができるので、失注した案件の分析をする際にも活用できます。
失注原因が初回の提案内容によるものだったのか、それともリードタイムが掛かり過ぎてしまったことに原因があるのかの振り返りができ、改善点や次の一手を導き出せるでしょう。
関連記事：商談管理のポイント｜営業活動を効率化する方法を解説
営業プロセス管理機能
営業プロセス管理機能では、営業パーソンの日々の行動を時系列で表示することで進捗状況を簡単に把握できます。
チームメンバーの行動状況や抱えている案件がどういったフェーズまで進んでいるのかを確認する際に便利な機能です。
商談管理機能同様、上司や売れている営業パーソンが、どういった行動を取っているのか、メールや電話のタイミングを参考にすることができるため、組織全体の営業パフォーマンス向上に活用できます。
また、案件のバッティングやスケジュール漏れなどを防ぐことができます。
関連記事：営業プロセスとは？見える化の効果と営業力強化のポイント
予実管理機能
予実管理機能は、「案件」「期間」「営業パーソンごとの売上実績」「売上予測」を確認できる機能です。
グラフ表示もできるレポーティング機能を活用することで、簡単に把握できます。営業会議の資料も簡単に作成できるため非常に便利な機能です。
「Excelでの予実管理から脱却する」ためにSFAの導入を検討する企業は多くいます。
売上予測を一瞬で確認することで、目標達成における現状の立ち位置を素早く把握し、常に先手を打てるようになるのです。
予実管理については、こちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：営業の予実管理とは？5ステップと成功のポイント・ツールを解説
行動管理機能
行動管理機能は営業活動管理機能とも呼ばれ、営業担当が行う活動を可視化するための機能です。
取引先とのメールのやり取りや訪問履歴など、行動内容を案件に紐づけて管理ができます。
行動管理を行うことで、行動の記録が案件履歴として蓄積されるため、商談後に内容を振り返ったり、ブラッシュアップして次の提案に活かすことができるでしょう。
また、他のメンバーに案件を引き継ぐ際には、データを探したり資料作成をしたりする手間が省け、スムーズに情報共有をすることができます。
関連記事：行動管理とは？営業の管理方法とPDCAサイクルの回し方
レポーティング機能
SFAには、基本的に複数の分析レポート機能が搭載されています。
案件維持率、次フェーズ進捗率、最終フェーズ到達率などが分析できるため、どの段階で失注しやすいのかが把握できます
また、分析レポートにAIを搭載しているSFAも多くあり、レポーティングを自動化してくれるものも多くあります。
ボトルネックを改善するためのスキルアップを行うことで、最終フェーズまで到達する案件を増やし、受注率を上げることができるでしょう。
▶︎誰でも使いやすいSFA/CRM「Mazrica Sales」の主要機能ページはこちら
SFAの5つの便利機能
ここまで解説した機能は、ほとんどのSFAに備わっている基本的な機能です。
しかし、SFAには基本機能以外にも業務効率を向上させ、作業負荷を軽減するための機能が備わっています。
搭載されている機能は製品によって異なりますが、効果的に活用することで、業務の改善や無駄な手間や時間の削減に役立ちます。
ここでは、以下の5つの機能を紹介します。
- スケジュール管理機能
- モバイル機能
- データ分析機能
- ダッシュボード機能
- セールスメトリクス機能
スケジュール管理機能
スケジュール管理機能では、タスクや作業ごとの納期・期限を明確にすることで正確なスケジュール管理が実現します。
特定のプロセス全体の納期や作業期限を軸にして、細部の各工程に割く期間や期限を決めることで、管理が容易になるだけではなく、軽微な遅れやリスクにも迅速に気がつくことができます。
関連記事：営業のスケジュール管理・カレンダーツール/アプリおすすめ11選！
モバイル機能
クラウド型のSFAであれば、PCだけでなくモバイル対応のSFAも存在します。
一方で、SFAの中でもPCのみで使用できるタイプもあります。
ルート営業や訪問での営業活動が中心の営業パーソンであれば、移動中や空き時間に、わざわざPCを開いて入力作業を行うことを面倒に感じるでしょう。
また、入力作業のためにオフィスに戻らなければいけないこともあるかもしれません。
モバイル機能、モバイルアプリがあれば、移動中やちょっとした空き時間に営業活動の記録を残すことができたり、スマホで撮影した画像の文字情報を自動的に読み取って入力してくれる機能などもあります。
また、外出先ですぐに入力ができるためマネージャーは部下の行動管理が容易になり、的確な指示出しが可能になります。
関連記事：スマホ活用で変わるSFAによる営業生産性｜モバイル対応SFA10選
データ分析機能
SFAには、顧客や案件の管理だけでなく、蓄積された情報の集計や分析も重要な機能として備わっています。
セールス部門は常に数字と向き合っており、期末が近づくと精神論に頼りがちです。
しかし、正確な売上予測があれば、受注確度の高い案件を優先し、成約が微妙な案件には実力のあるメンバーを配置して一気に進めるなど、戦略的な営業活動を通じて目標達成に近づくことができます。
AIを用いてデータ分析を行えるSFAもあり、データドリブンな営業活動を実現可能です。
例えば、弊社が提供するMazrica SalesのAI機能の1つ「AIフォーキャスト機能」では、各案件の受注予測と想定リスクを示唆してくれるため、「受注予測の高い案件を優先する」「受注予測の低い案件には注力的にフォローする」などの戦略を決めることができます。
また類似案件のデータから、効果の高いネクストアクションも提示。成功パターンをもとにしてネクストアクションを打ち出すこともできるため、受注確度の向上が期待できます。
関連記事：AI機能搭載のおすすめSFA10選｜できることやメリットを解説
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ダッシュボード機能
例えば、弊社が提供するMazrica Sales のダッシュボード画面では、
営業活動に関わるさまざまなデータを一元管理できます。忙しい営業担当者が現場で使いやすいよう、優れたUI/UXを特徴としています。
Mazrica Salesのダッシュボードではさまざまな営業データを可視化でき、直感的に状況を把握できます。
ダッシュボードに表示させる表やグラフは自身でカスタマイズ可能なので、見るべき項目を絞って確認できるため確認コスト削減にもつながります。
関連記事：ダッシュボードとは？機能・活用方法の解説とツール13選
セールスメトリクス機能
SFAベンダー独自機能の一例として、Mazrica Salesの「セールスメトリクス機能」を紹介します。
セールスメトリクス機能とは、営業パーソン一人ひとりの成果や能力などを可視化できる機能です。
Mazrica Salesに蓄積されてきた案件データや営業行動データを基に、営業パーソンの強み・弱みを把握できます。
「売上」のみで営業を評価していた時代は終わり、多角的な視点で各営業パーソンの頑張りを評価する時代になっています。
単に営業実績のみだけではなく、個人の能力や仕事に臨む姿勢も評価することで、一人ひとりの特性や得意分野を把握でき、モチベーション向上や人材育成などにも繋がるでしょう。
関連記事：営業パーソンの適切な評価とは？営業力を向上させる評価基準・評価項目を解説
SFAと他ツールとの連携機能3選
各SFAベンダーが開発し、提供できる機能には限界がありますが、外部ツールと連携することで、機能の領域と営業パーソン・組織の可能性を広げることができます。
SFAとのツール連携によって実現できる機能は様々あります。
SFAによっては、ツール連携できるもの、できないものもありますので、事前に確認してから導入するようにしましょう。
以下の項目ではSFAと連携することで、業務効率を上げる3つの機能について紹介します。
関連記事：SFAと連携すべき5つのツール｜営業の成果の最大化のために
MA・CRMとの連携機能
SFAは主に営業領域の機能を有するツールです。MA（マーケティングオートメーション）はマーケティング領域を、CRMは顧客関係管理に関する領域で活躍するツールです。
SFA、MA、CRMそれぞれの機能の一部が重複することもあり、連携して使うことで、マーケティング、営業、顧客管理に至るまでを一連の流れで管理（一元管理）することができます。
例えば、MA上のアクティビティログ（行動履歴）をSFAにて閲覧することができます。
すると、架電前や商談前に「顧客がどのページを見ていたか、どんなことに興味があるのか」を簡単に営業パーソンは確認でき、効果的な営業が可能になります。
逆に、SFAに蓄積している顧客の声や、購買データをマーケティングに活かすなどの活用方法もあります。
関連記事：MA・SFA・CRMの違いとは？特徴や使い方・連携事例まで解説
グループウェア連携機能
グループウェアとは、Google WorkspaceやMicrosoft365など、企業や組織に属する人々のコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を推進するためのソフトウェアです。
様々な人たちがチームで業務を行う上で、スケジュールや情報の共有が必須となり、情報共有がうまく行かないと、業務自体に支障をきたすことが増えてしまいます。
SFAとグループウェアを連携することで、SFAの情報がグループウェアに反映されるため、チーム内での情報共有が円滑になります。
関連記事：グループウェア連携できるおすすめSFA（営業支援システム）6選
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チャット連携機能
SlackやChatWorkなど、普段使用しているビジネスチャットツールとSFAを連携させて、
SFAの更新をリアルタイムに受け取ることができます。
「チャットツール」と言っても、ツールによって機能や価格も異なります。チャットツールと連携して、どんなことを実現したいのか？を明確にした上で、導入するのがオススメです。
関連記事：ビジネスチャットツールおすすめ比較12選！失敗しない選び方を解説
まとめ｜自社に合った機能を持つSFAを選ぼう
SFAの製品はそれぞれ機能が異なります。
そのため、自社の課題や目的に最適なSFAを選定することが非常に重要です。これまでにご紹介した通り、SFA導入により、顧客や案件、商談などの営業情報を効率的に管理できるようになります。
しかし、市場には多くの製品があり、どれが自社に最適かを見極めるのは簡単ではありません。
そこで、以下の資料では、40種類以上のSFA製品を4つの観点で分類しており、各製品の特長や選定基準を比較することができます。
この資料を参考にして、自社に最適なツールを見つけ、効果的な営業支援を実現しましょう。
SFA/CRM分類チャート 4つのタイプ
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