もし現在SFAを利用しているならば、どのように利用していますか？
顧客管理や案件管理をベースに、受注率の管理やパイプライン管理（売上予測の管理）に利用している企業が多いかと思います。
しかし、SFAをもっと売上アップや営業力強化に繋げるためには、それだけでは足りないのです。
今回は自社調査の結果を基に、案件マネジメントだけでなくアクションマネジメントの重要性についてお伝えします。
関連記事：パイプライン管理とは？営業シーンにおける導入事例を徹底解説
この記事の内容
営業における案件管理
従来、営業活動は最終的な売上金額や受注回数のみを重視しており、そこに至るまでのプロセスはそれぞれの営業担当者に任されていました。
しかし、顧客の購買行動の変化や人手不足などの問題が顕著になっている現代の営業活動では、取引先（顧客）との間に発生した商談を「案件」という単位で管理し、受注に至るまでの営業プロセスを正確に把握することが重要です。
初回アポイントからクロージングまでの進捗を見える化することで、営業担当者自身は次に行うべきアクションが分かったり営業活動におけるボトルネックが判明したりします。
またマネージャーは、案件の着地点が見えることで営業目標を立てやすくなったり、つまずいている営業担当者へアドバイスをしたり、何か異変があったときにすぐに見つけ出して対策を立てたりすることが可能になります。
案件管理で管理すべき項目
自社の業界や業種、扱っている商材や顧客層によっても管理項目は異なりますが、営業の案件管理をするときの基本的な項目は下記になります。
- 案件担当者
- 顧客情報（取引先情報）
- 商材名
- 訪問や提案などのアクション履歴（日時・内容・相手など）
- 受注予定日
- 受注予定金額
- 受注確度
- 次回アクション予定（日時・相手・手段・内容など）
ここで注意すべきなのは、管理項目の数。
管理すべき項目が多くなってしまうと営業現場はデータ入力に時間と手間がかかってしまって、本来リソースを割くべき純粋な営業活動へ充てるリソースが減ってしまいます。
また、入力が面倒だと感じてしまっては、現場が入力しなくなるという傾向も。
そのため、自社にとって本当に必要な項目を洗い出すことがポイントです。
営業における案件管理の方法
案件管理をする方法はいくつかのパターンがありますが、主な案件管理の方法は下記の通りです。
- 日報
- Excel
- Googleスプレッドシート
- タスク管理ツール
- CRM（顧客関係管理）システム
- SFA（営業支援システム）
- 自社にとって使いやすいツールや続けやすい方法を見つけることで、継続した案件管理が可能となります。
SFAを用いた案件管理
案件管理の方法はさまざまですが、例えばExcelでの案件管理を例に見てみましょう。
Excelの利用率は非常に高いため、ほとんどのビジネスパーソンは利用経験があると思います。
そのため、導入のハードルも低く、社員への教育の必要もありません。
しかし、Excelでの案件管理では、顧客情報や過去案件と紐づけて分析することが難しかったり、他のメンバーが入力していると自分は入力することができなかったりするなど、ストレスが溜まってしまったり限界を感じてしまうことがあります。
それらの問題を解決するために、営業組織に特化したツールであるSFAを使うことで、営業活動においての案件管理を適切に行うことができるようになるのです。
SFAは「Sales Force Automation」の略であり、営業活動における案件管理を自動化・効率化することができるツール。
営業活動の案件管理が捗り、営業担当者にもマネージャーにもメリットのあるツールです。
関連記事：Excelでは限界！営業管理・データ管理を効率化する4つの方法
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SFA活用による案件管理のメリット
それでは、SFAで案件管理をする上でのメリットとは、具体的にどのようなものがあるでしょうか。
一つ目が「業務効率化」です。
営業活動で外出していても日報作成のために帰社する必要があった営業担当者も、SFAで案件管理をすることで日報を作成しなくても情報を上長と共有できるようになります。
また、マルチデバイス対応のSFAであれば、出先で入力することも可能。
情報を入力する際にも、グループウェアや名刺管理ツールを連携したSFAツールを使うことで、取引先情報やメール内容、スケジュール内容などを同期することができるため、現場の入力負荷を軽減することができます。
マネージャーなどの管理者も、SFAを見るだけで案件の進捗や次のアクションを確認することができるので、わざわざメンバーに電話やチャットなどで確認する必要もなくなります。
関連記事：業務効率化とは？手法5つと成功事例、おすすめツールを紹介
二つ目のメリットは「営業活動の見える化」です。
営業活動が属人化してしまっている営業組織では、マネージャーが進捗を把握できずにトラブルが起こりやすくなってしまったり、誰がどのような営業をしているのか分からずにアドバイスをしたりすることができません。
一方、SFAで案件情報を見える化している組織では、管理者がマネジメントしやすくなるだけではなく、成功事例を共有することで営業担当者全員の営業力を高めたり、数値だけでなくプロセスの分析をしたりすることも可能になります。
成績のいい営業パーソンやベテラン営業パーソンのナレッジやノウハウも共有できるため、コストをかけずに新人営業を教育することもできます。
更に三つ目は「PDCAの高速化」です。
Excelなどでの案件管理の場合、さまざまな要素から多角的に分析するのに一つひとつデータをまとめたりグラフを作ったりする必要があるため、分析に多くの時間を要してしまっていました。
しかしSFAを使うことで、チャネル別や商材別、顧客別や営業担当者別などで売上や受注率の分析が自動でできるため、確認したい項目を確認したいタイミングで見ることができるようになります。
また、営業プロセスの分析も可能なため、営業担当者ごとのボトルネックを早期に発見できて、営業戦略の立案もスピーディーになります。
SFAに関する詳細はこちらの記事でも詳しく解説しています。
SFA活用の落とし穴 案件管理では不十分
SFA利用で陥りやすい失敗が、データを集めただけで満足してしまい、売上改善や営業力強化に役立てられないということです。
データを集めることだけに集中してしまって、分析や改善策の立案などにSFAを活用しきれていないという事例が多々あります。
本来はSFAを使って案件管理をしたうえでデータを活用することが目的なのに、これでは案件管理をすることが目的となってしまっています。
案件管理をするだけでなく、それにまつわるデータをベースにした分析をすることがSFA活用の本来の目的であるということを忘れてはいけません。
SFAのデータ活用にはアクションマネジメントが重要
ここで、Mazrica Business Lab.の調査によって分かった興味深い結果をご紹介したいと思います。
下図は、122社を対象に行った「アクション数と受注案件数の相関関係」を示したグラフです。
2つのデータの相関関係を示す「相関係数」は0.87となっており、営業活動のアクションの回数と受注案件数は強い相関関係にあることが分かります。
※相関係数は0.7≤r≤1で「強い正の相関」を表す
そこで、各社の営業担当者一人あたりのアクション数を見てみると、アクション数が多いほど受注案件数も増えています。
また、この調査結果によると、Mazrica Sales を利用している企業は「アクション数が3回で1案件の受注に繋がる」というデータも出ました。
つまり、がむしゃらに営業活動をする必要はなく、無駄なアクションをしなくても受注を獲得することはできるということです。
「無駄なアクションをしない」ということは、適切なタイミングで最適なアクションを行わなければいけません。
限られたリソースで受注を獲得するためには、アクションひとつひとつのROI（投資利益率）を計算し、質の高いアクションを効果的に打ち出していく必要があります。
そこで、アクションの量も質も担保するために案件管理だけでなくアクション管理も重要なのです。
そのために、Mazrica Salesで適切に案件の進捗を見ながら営業アクションを管理し、マネジメントに活かしていく必要があります。
アクションマネジメントを促進するSFA活用方法
SFAツールMazrica Sales では、アクション分析に役立てることができる機能が充実しています。
面談・電話・メールという3つの種類のアクションを、完了した時系列で集計・分析したレポートで抽出することができる「アクション推移レポート」という機能があります。
この機能を活用することで、取引先の業種別比率やアクションを実施したフェーズ別比率が把握でき、業種やフェーズによって効果的なアクションが分かります。
また「アクション予測レポート」の機能では、面談や電話などのアクションの合計数を、フェーズや担当者別に抽出することが可能。
将来のアクション予定も積み立てて算出することができるため、適切なアクション回数かどうかを把握するのに役立ちます。
フェーズ別に各アクションがどの程度行われているかを把握できる「アクション分析レポート」では、チーム全体のフェーズ別アクション数や、担当者ごとのフェーズ別アクション数が分かります。
チームの平均回数と担当者のアクション数を比較することもできるため、デキる営業のアクション数とチーム平均を比較したり、成績が伸び悩んでいる営業担当者とチーム平均を比較したりするなどの使い方もできますね。
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終わりに
従来、SFAは案件管理や顧客管理のみを目的とした使われ方をしていましたが、今回の弊社調査でアクション管理が受注率アップに効果的だということが分かりました。
SFAを活用して営業プロセスや営業活動を分析してアクションマネジメントに取組み、受注率の向上に繋げましょう。
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