日報の入力自動化ツール・方法10選｜無料で今すぐ始めるテクニックも解説

日々の営業日報作成に時間がかかり、生産性が落ちていると感じる人は多いのではないでしょうか。

この記事では、Excelを使った簡単な自動化から、専用ツールやSFA/CRM連携、さらにはRPAまで、日報作成の負担を減らす方法をご紹介します。

日報を自動化するメリット

まず、日報を自動化することのメリットについて解説します。自動化をすることで、従業員と会社の両者にとってメリットがあります。

個人のメリット

日報自動化は、従業員個人の働き方に大きな恩恵をもたらします。

毎日数十分かけていた日報作成時間が大幅に短縮され、残業の削減やプライベート時間の確保に繋がるでしょう。面倒な手入力作業から解放されることで、日報作成への心理的負担が軽減され、ストレスも減少します。

その結果、日報作成の時間を、顧客への提案準備や戦略立案といった、より付加価値の高い営業活動に充てられるようになるのです。

会社のメリット

会社全体としても、日報自動化は計り知れないメリットをもたらします。従業員一人ひとりの時間創出は、組織全体の営業生産性向上に直結します。

日報作成時間の削減は、残業時間の減少となり、直接的な人件費コスト削減にも繋がるでしょう。また、ツールで自動的に蓄積されたデータは、営業活動の分析や戦略立案に活用でき、より科学的な営業組織へ変革できます。

さらに、無駄な作業を削減することは、従業員のモチベーション向上にも繋がり、エンゲージメントの高まりにも寄与するでしょう。

日報を自動化する4つの方法

日報を自動化する方法は大きく分けて4つのカテゴリに分類できます。やみくもにツールを探し始める前に、まずは全体像を理解しましょう。

それぞれのカテゴリがどのような特徴を持ち、どんな人におすすめなのかを説明します。

Excel

Excelは、普段使っているExcelやGoogleスプレッドシートの機能を活用し、簡単な自動化を実現する方法で、マクロやGoogleフォームとの連携などが含まれます。

費用をかけずにすぐに日報作成の手間を減らしたい方、ITツール導入に抵抗がある方、簡単な定型業務を自動化したい方におすすめです。

関連記事：エクセル日報の作り方とと無料テンプレート4選｜メリット/デメリットも解説

専用アプリ/ツール

専用アプリ/ツールは、日報作成・管理に特化した専用のスマートフォンアプリやクラウドツールを導入する方法です。

入力補助機能やレポート機能が充実しています。スマホから簡単に日報を提出したい方、外出先での入力が多い方、シンプルな操作性で効率化したい方におすすめです。

SFA/CRM

SFA/CRMは、営業支援システム（SFA）や顧客管理システム（CRM）の機能として日報を自動化する方法です。

営業活動の記録がそのまま日報に反映されるため、二重入力の手間がなくなります。

営業活動全体の効率化を目指したい方、顧客情報を一元管理したい方、データに基づいた営業戦略を立てたい方におすすめです。

関連記事：

• SFAとは？CRM・MAとの違いや選び方と営業の成功事例まで解説
• CRMとは？導入メリットや機能、ツールの選び方/活用例を解説

RPA

RPAは、ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）を活用し、PC上の定型作業をロボットに代行させる方法です。

複数のシステム間のデータ連携や複雑な処理も自動化できます。大量の定型業務を抱える企業、複数のシステムを連携させて自動化したい方、ITリテラシーが高く、複雑な自動化に挑戦したい方におすすめです。

Excel・スプレッドシートで日報を自動化する方法

普段使い慣れているExcelやGoogleスプレッドシートを活用した日報自動化です。追加費用はゼロで、今日からすぐに試せる手軽さが魅力です。

Excelのマクロ機能を使う方法

Excelのマクロ機能は、記録ボタンを押していつも通りの操作をするだけで、その操作を記憶し、後でボタン一つで再現できる機能です。

プログラミングの知識は必要ありません。具体的な自動化の例としては、ボタン一つで今日の日付と自分の名前が自動入力される、決まった日報テンプレートが自動で呼び出される、頻繁に入力する項目（例：訪問先名、商談フェーズ）のリストを自動で表示させる、特定のセル範囲に自動で罫線を引くなどが可能です。

これらの定型作業をマクロに記録しておけば、毎日数分かけていた作業が一瞬で終わるようになります。

一方でデメリットとしては、マクロを設定したExcelファイルは基本的にそのPCでしか動かないこと、複雑な処理はできないこと、そしてマクロの実行にはセキュリティ上の注意が必要な点が挙げられます。

Googleフォーム＋スプレッドシートを使う方法

外出先からスマートフォンで日報をサッと入力したい、チームでの集計をもっと楽にしたい、という方には、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートの組み合わせがおすすめです。

Googleフォームで日報の入力項目を作成し、それを営業担当者がスマホやPCから回答すると、その内容が自動的にGoogleスプレッドシートに記録・蓄積されていきます。

これにより、手入力の負荷が大幅に軽減されるだけでなく、集計作業も自動化されます。

この方法のメリットは、どこからでもスマホで簡単に入力できること、Googleアカウントがあれば無料で利用できること、スプレッドシートをチームで共有できるため情報共有もスムーズなこと、そして回答が自動でスプレッドシートにまとまるため集計の手間がゼロになることです。

デメリットとしては、インターネット接続がない環境では利用できないこと、データが蓄積されてもグラフ化や分析にはスプレッドシートの関数知識が別途必要になること、そして入力フォームのデザインや機能はGoogleフォームの制約を受ける点が挙げられます。

おすすめの日報自動化ツール・アプリ8選

Excelやスプレッドシートでの自動化に物足りなさを感じたり、より本格的な効率化を目指したりしたい場合は、専用の日報自動化ツールやアプリの導入を検討しましょう。

ここでは、特におすすめの8つのツールをご紹介します。

専用アプリ/ツール3選

まずは、日報の入力に特化したおすすめの専用アプリやツールを紹介します。

日報くん

日報くんは、シンプルで直感的な操作が特徴の日報専用アプリです。

余計な機能がなく、日報の入力と提出に特化しているため、ITツールが苦手な方でもすぐに使いこなせるでしょう。

チャットツールとの連携機能もあり、提出時にチームに通知を送ることも可能です。月額500円/ユーザーから利用でき、手軽に日報業務の負担を減らしたい小規模チームにおすすめです。

Pace

外回り営業が多く、移動中に日報を作成したい方に最適なのがPaceです。

GPS連携機能により、訪問先への移動時間や滞在時間を自動で記録し、日報の下書きを自動作成してくれます。

音声入力機能も充実しており、移動中に口頭で日報を記録することも可能です。

AIアシスト機能も搭載されており、日報作成の手間を徹底的に削減したい個人やチームにおすすめで、月額2,000円/ユーザーから利用できます。

SmartHR

SmartHRは人事労務管理システムとして有名ですが、その機能の一部として日報管理も可能です。

すでにSmartHRを利用している企業であれば、従業員の労務管理と日報管理を一元化できるメリットがあります。

出退勤データと連動した日報作成や、申請・承認フローの効率化が期待できます。料金はSmartHRの契約プランに含まれるため、別途費用がかからない場合もあります。

労務管理と連携させて日報も効率化したい企業におすすめです。

SFA/CRM3選

営業活動の記録がそのまま日報になるのが、SFA/CRM連携の最大のメリットです。営業担当者にとって、これほど効率的な日報作成方法はないでしょう。

Mazrica Sales

Mazrica Salesは、営業支援と顧客管理を一体化したSFA/CRMツールです。案件管理や商談の進捗管理、顧客データの統合管理が可能で、営業活動の効率化を促進します。

直感的なUIを備えており、スマートフォンやPCからの入力もスムーズに行うことができます。

また、営業アクションを登録するだけで日報として活用可能で、手書きの情報をスマホで撮影すればメモ入力が自動でできたり、音声での入力も可能です。また、やカレンダー連携、レポート分析など、入力から活用までを支える機能が充実している点も魅力です。

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Salesforce Sales Cloud

Salesforce Sales Cloudは、世界No.1のCRM/SFAツールです。顧客管理から案件管理、活動履歴の記録まで、営業活動のすべてを一元的に管理できます。

日報機能も標準で搭載されており、日々の顧客訪問や商談内容をSalesforceに入力するだけで、それがそのまま活動履歴として蓄積され、レポートとして日報を自動生成できます。二重入力の手間が一切なく、データに基づいた精度の高い営業分析も可能です。

本格的な営業組織改革を目指す企業、データ活用を重視する企業におすすめです。料金は月額3,000円/ユーザーから利用できます。

Zoho CRM

Zoho CRMは、低価格でありながら高機能なCRMスイートを提供しています。営業支援、マーケティング、カスタマーサービスなど、幅広い機能を網羅しており、日報作成の効率化にも貢献します。

顧客情報や案件の進捗をZoho CRMに入力するだけで、活動レポートとして日報を自動生成できます。カスタマイズ性も高く、自社の営業プロセスに合わせて柔軟に設定可能です。

コストパフォーマンスを重視しつつ、多機能なCRMを導入したい中小企業におすすめです。月額1,680円/ユーザーから利用できます。

RPA2選

ITリテラシーが高い層や、全社的な効率化を目指す管理者向けの選択肢として、RPAやiPaaSを活用した自動化をご紹介します。

これらは、複数のツールやシステムを連携させ、より複雑な業務フロー全体を自動化できるのが特徴です。

UiPath

UiPathは、世界シェアNo.1を誇るRPAツールです。RPAとは、PCの中のロボットが、人間が行う定型的なPC操作を代行してくれるイメージです。

例えば、営業担当者が入力したExcelの日報データを自動でSFAシステムに転記したり、受信したメールの内容を解析して日報の特定項目に自動で入力したりといった、高度な連携や処理が可能です。

既存のシステム構成を変えずに、様々なアプリケーション間のデータ連携や定型作業を自動化したい大規模な組織や、複雑な日報業務を抱える企業におすすめです。

Zapier

ZapierやMake (旧Integromat) といったiPaaSツールは、プログラミング知識がなくても、異なるWebアプリケーションやサービス同士を連携させ、自動化を実現できるツールです。

例えば、「Googleフォームで日報が提出されたら、自動でSlackに通知を送り、同時にGoogleスプレッドシートにデータを追加する」といった連携や、「特定のメールが届いたら、その内容を読み取ってSalesforceの活動履歴に自動で記録する」といった設定が可能です。

複数のSaaSツールを組み合わせて利用しており、それらの間の情報連携を自動化したい企業や、ノーコードで柔軟な自動化を実現したい方におすすめです。

無料プランから利用できるため、まずは簡単な自動化から試してみるのも良いでしょう。

日報自動化ツールの選び方 3つのステップ

ここまで様々な日報自動化の方法やツールをご紹介しましたが、どれがいいかわからない人もいると思います。

そこで、あなたに最適なツールを選ぶための3つのステップを明確に提示します。

自動化したい範囲を決める

まず、日報自動化によってどこまで効率化したいのかという範囲を明確にしましょう。これによって、選ぶべきツールのカテゴリが大きく変わります。

個人の日報作成の手間だけを減らしたい場合はExcelマクロやGoogleフォームが適しています。

チームや部署全体での日報の入力・集計・共有を効率化したいなら専用アプリやSFA/CRMの一部機能が選択肢に入ります。もし営業活動全体の管理と日報を一体化し、データ活用まで見据えているのであれば、SFA/CRMの本格導入が検討対象です。

さらに、複数のシステムを連携させ、より複雑な業務プロセス全体を自動化したい場合は、RPAやiPaaSが有効でしょう。目的が明確であればあるほど、無駄な機能を持つツールを選んでしまうリスクを減らせます。

ITスキルと予算を把握する

次に、日報を作成する担当者のITスキルレベルと、ツール導入にかけられる予算を現実的に把握しましょう。

ITスキルに関しては、Excelの基本的な操作はできるが、関数やマクロは苦手というレベルであれば、Excelマクロの記録機能やGoogleフォームが手軽に始められます。

新しいアプリの設定や操作は問題ないというレベルであれば、専用アプリやSFA/CRMの導入も検討可能です。

プログラミングやシステム連携の知識がある、あるいは専門の担当者がいるのであれば、RPAやiPaaSといった高度な自動化も視野に入ってきます。

予算については、ExcelマクロやGoogleフォーム、HubSpot CRMの無料プランなど、費用をかけずに始められる選択肢があります。

日報専用アプリやZoho CRMなどの一部有料プランは、個人や小規模チームでも導入しやすい月額数千円からの価格帯です。

Salesforce Sales CloudやUiPathなど、高機能なSFA/CRMやRPAは、規模の大きい企業や本格的な投資を考えている場合に適した月額数万円からの費用感となります。

予算とスキルレベルを考慮することで、無理なく導入・運用できるツールが見えてきます。

必要な機能を洗い出す

最後に、日報を自動化する上でこれだけは絶対に必要という機能を具体的に洗い出しましょう。

外出先での入力が多い場合はスマートフォンからの入力対応、訪問履歴を自動で記録したい場合はGPS連携や位置情報記録、移動中や手を使えない状況で入力したい場合は音声入力機能が必須となるでしょう。

既存の営業活動管理と日報を一体化したいならSFA/CRM連携、現場の状況を写真で共有したい場合は写真・ファイル添付機能、日報提出後の承認プロセスを効率化したいなら承認フロー機能、チームや個人の活動を分析したい場合はレポート・集計機能も考慮すべきです。

これらの機能をチェックリストとして作成し、比較検討しているツールがどこまで対応しているかを確認してください。

まとめ

日報の自動化は、単なる入力作業の効率化に留まらず、営業組織全体の生産性向上に直結する重要な取り組みです。

本記事では、その具体的なメリットと、Excelや専用ツール、SFA/CRM、RPAなど、多様な自動化アプローチを解説しました。

効果的かつ手軽に始められる営業日報の活用にはSFAやCRMがおすすめです。

SFA・CRMを活用すると手間なく運用できるうえ、情報共有や分析などもスムーズに実現します。Excelなどで営業日報を運用している組織は、この機会にSFA・CRMへの移行を検討してみましょう。