多くの企業で活用されている日報ですが、形式が決まっていないケースも多く、部下に何を書いてもらうか悩む管理職の方も多いのではないでしょうか。。日報を管理する手段としては、テンプレートで行うものや、アプリで行うものが挙げられます。
しかし、業務日報はただ書けば良いのではありません。
目的を理解して整理をしてから書くことで、作業の効率化に役立てたりコミュニケーションに役立てたりすることができます。
今回は、作業の効率化に役立つ日報の書き方を紹介します。
日報とは？
日報とは、業務の進捗状況、成果、課題、気づきなどを上司・チームメンバーと共有するために毎日記録する報告書です。
一般的に、社員がその日行った業務の内容をまとめ、翌日の業務計画も記載する形式で使用されます。
現在では、日報作成には紙媒体だけでなく、Excelや社内の専用システム、クラウドサービスなど様々なツールが用いられています。
関連記事：エクセル日報の作り方とテンプレートを紹介！管理のコツも解説
日報の目的とは
業務の可視化やコミュニケーションツールなど、多彩な目的で使用される日報。
日報を書くことを部下に義務付ける前に、「なぜ日報を書くのか」をきちんと説明することで、より有意義な日報になります。
関連記事：営業日報は意味がない？業務報告の必要性と活用に必要なツールを紹介
チーム内での情報共有
「日報を書く人」と「日報を読む人」、相互の情報共有ができるのが日報のポイントです。
日報は単に部下と上司が読むだけではなく、チームメンバー全員で共有し確認をすることができるようにしましょう。
そうすることで、メンバー全員の業務内容や業務量を理解し、適正な人物・人員で作業を分担することができるようになります。
業務を可視化する
部下が日報を書いて提出することで、その日一日の仕事の流れをチームリーダーが確認することができます。
また、日報で業務内容を可視化することで、どの業務に、どのくらいの時間が掛かるのかを可視化することができます。
日報は書いている部下のマネジメントに活用できるだけではなく、より効率的な作業分担を行うことができるのもメリットの一つといえるでしょう。
日報を書く・提出することで、業務の棚卸を行い、どんな業務にどのくらい時間が掛かってるのかを知るだけではなく、やるべき仕事・価値を知ることができるようになります。
コミュニケーションを円滑にする
日報は業務の報告をするだけではなく、コミュニケーションツールとして活用することも可能です。
商談で外出が多い日は、朝から夜まで帰社できないということもありますよね。
会話のやり取りが少なかったとしても、日報を見ることで管理職の人は仕事の進捗だけでなく、部下のコンディションを知ることができます。
たとえば、「妻が妊娠しました」というコメントがあれば、出産日前後に休暇を取ると予測できるので、あらかじめスケジュールに配慮をすることができますよね。
日報には、社内であったことや週末の様子、近場のランチ情報など、コミュニケーションに役立つ情報があれば記入してもらいましょう。
また、悩みや問題点が書かれていれば、大きな問題に繋がる前に適正な対応を取ることが可能です。
日報に書くべき項目
日報の構成やフォーマットは様々ですが、共通して書いておくべき項目を紹介します。
日時と氏名
日報を記入した日時と、記入者の氏名は必ず記入しましょう。
日報をデータとして蓄積する場合、日時と氏名が正しく記入されていると、後から過去の業務記録を調べる際に便利です。
業務内容
日報の中心となる項目が「業務内容」です。日報を記入する日に実施した具体的な業務内容をできるだけ詳細に記載しましょう。
業務内容には、取り組んだタスクやプロジェクトの概要、実行した手順、成果物などを含めることが一般的です。
所感（良かった点や反省点など）
「所感」の項目には、当日の業務に対する振り返りとして、良かった点や反省点などの自己評価を記しましょう。
所感を記載することで、自分の業務の中で特に良くできた部分や、改善が必要な部分が明確になります。
連絡事項
チーム内で共有すべき重要な情報や、他のメンバーに確認してほしい点は、「連絡事項」の項目に記入しましょう。
例えば、進行中のプロジェクトに関する変更事項や、他部署との調整が必要な事柄、上司に確認が求められる決定事項などが含まれます。
翌日の計画と目標
最後に記載するのが「翌日の計画と目標」です。
この項目では、翌日に予定している業務内容や達成すべき目標を具体的に記載しましょう。翌日の計画を立てることで、次の業務にスムーズに取り掛かる準備が整い、時間管理や優先順位の意識が向上します。
また、目標を明確にしておくと、業務のモチベーション維持にもつながります。
業務効率化に役立つ日報の書き方（テンプレート付き）
日報は、時間を掛けて書けば良いという訳ではありません。
効率的に日報を書いて業務改善に繋げる方法をご紹介します。
関連記事：営業日報・営業報告書の書き方とは？例文・テンプレを紹介
テンプレート化する
まず、日報のテンプレートを作り情報を蓄積できるようにしましょう。
▼日時
2024年10月16日 18:00
▼記入者
Mazrica Sales 太郎
▼業務内容
9:00～10:00 株式会社〇〇様 打ち合わせ
→議事録送付済
→内田さんにお見積りを依頼し、再度ご連絡。
（内田さんに依頼済み、23日までに対応をお約束）
10:30～12:00 □□様 サポート対応
→先方の都合で、Mazrica Salesの設定作業をサポート対応。
→以前も同じようなことがあり、工数を割かれたため、今後は費用をもらいたい。
13:00～15:00 △△株式会社様 打ち合わせ
→トライアル利用のフィードバックあり（議事録参照）
→同条件で契約延長決定（～2024年11月）
16:00～16:30 メール対応
16:30～18:00 ◎◎様 提案書作成
→Mazrica Salesの利用方法に関して、提案書を作成。
→来週、提案予定なのでチェックをお願いしたいです。
▼所感
【社内共有】
見積書のテンプレートが共有フォルダ内から移動されていました。
原本は上書きせず、必ず共有フォルダに残すようにして欲しいです。
個別のサポート依頼の際は、個別事情は汲みますが特定の業務に関しては費用が発生するという規定があると嬉しいです。
【営業申し送り】
△△株式会社様ですが、決裁権を持つのは鈴木様のようです。
競合サービスとの比較資料への反応が良かったです。
【その他】
週末は友達とバーベキューに行ってきました！
平和の森公園は、有料のアスレチックがあり、お子さん連れでも楽しめると思います。
社内レクでも活用できそうです。
伝わりやすいポイントを押さえた日報にする
日報はただ書くだけではなく、読み手に「伝わる」ことが大切なポイントです。
数字を使って明確にする
業務の進捗状況や成果など、数字を使用して具体的に日報を書くことで、経験を共有することができます。
たとえば、契約の延長が決まった場合。「契約延長」だけ書かれていると、いつまでなのか、どんな条件で再合意に至ったのかわかりませんよね。
具体的な数値を記入しておくことで、より伝わりやすい日報を書くことができます。
時系列でまとめる
「テンプレート化する」で紹介したように、時系列でまとめて、業務内容とどのくらい時間が掛かったかわかるようにしましょう。
また、重要なタスクがある場合には、タスク漏れを防ぐために記載しておくことも重要なポイントです。
日報の書き方のポイント
日報を有効活用するためには、以下のポイントを意識して作成することが重要です。
具体的な情報を記載する
日報には、抽象的な表現ではなく具体的な情報を盛り込みましょう。
業務の成果や内容を数値や事実に基づいて詳細に示すことで、読み手にとって分かりやすくなります。
例えば、プロジェクトの進捗について「進行中」と記載するのではなく、「タスクの80％を完了し、残りは来週の水曜日までに完了予定」といった具体的な数値や期限を記載することで、状況が明確になります。
これにより、他のメンバーは進捗状況を正確に把握し、次の行動を判断しやすくなります。
また、具体的な情報は誤解を防ぎ、チーム内のコミュニケーションを円滑にし、業務の透明性向上にも寄与します。
フォーマットの活用
日報は、統一されたフォーマットや分かりやすい構成を心がけて作成しましょう。
情報を見やすく整理することで、上司や他のメンバーが効率的に内容を把握できるようになります。
例えば、以下のように項目を明確に分けると効果的です：
- 業務内容
- 達成した成果
- 課題や反省点
- 改善策や今後の計画
箇条書きを使用すると、情報が簡潔にまとまり、読み手に負担をかけずに必要な情報を伝えることができます。
反省と改善策を含める
単なる業務報告で終わらせるのではなく、課題や反省点、改善案を含めることも重要です。
具体的な課題や問題点を記載し、それに対する解決策や次に取るべきアクションプランを提案しましょう。
こうすることで、報告者が積極的に問題解決に取り組んでいる姿勢を示せます。また、改善策を共有することで、チーム全体の業務効率や質の向上にもつながります。
関連記事：PDCAサイクルとは？PDCAを効率的に回すコツやOODAループとの違い
読み手に配慮する
日報の内容は、読む相手のニーズや期待に応えることを意識しましょう。
上司やチームメンバーがプロジェクトの背景や進捗を理解しやすいように、必要な情報を簡潔にまとめます。
さらに、課題や悩みについても具体的に記載することで、適切なサポートを得やすくなります。
読み手に配慮したわかりやすい日報は、業務の効率化やコミュニケーションの促進にもつながります。
日中のメモを活用する
日報を正確かつ効率的に作成するには、1日の業務中にメモを取る習慣を身につけましょう。
業務の進行中に成果や気づいたことを記録しておくことで、日報を書く際に記憶に頼らず、正確な情報を記載できます。
また、メモを取ることで、その瞬間に得た洞察や細かい出来事を見逃さず、業務内容を詳細に振り返ることができます。この習慣は日報作成の効率化にも役立ちます。
日報を定着させる方法
日報を定着させるためには、日報を有意義に活用することができる体制づくりが必要です。
短時間で書けるようにする
日報を書くことも大切な業務の一つですが、なるべく時間を掛けたくないものですよね。
テンプレートを使用することで、執筆に掛かる時間を軽減することができます。
また、クラウドを活用すると、移動中に日報の下書きを作成できるだけではなく、外出先でも日報の提出が可能です。
ツールを使用する
クラウドを活用したツールでは、スマートフォンやPCなどからいつでも日報を作成・更新することができます。
写真＋コメント機能があれば、より分かりやすい日報作成が可能です。
そして日報ツールのメリットは、日報に資料を添付したりURLを書き込むことができる点です。
クライアント企業に共有した資料が日報に添付してあれば、気になることをすぐに確認することができますよね。
手書きの日報にこだわらずツールを活用するのも、日報作成の業務を効率化する一歩といえます。から読み返せるようにする
日報の真価は、「成長の確認」や「過去の振り返り」で発揮されます。
関連記事：クラウド型日報アプリ・ツールのおすすめ7選！価格（無料あり）・特徴など徹底解説
問題点と施策、結果をまとめておく
問題点と施策をまとめておけば、同様のトラブルがあったときの参考になります。
PCDAサイクルを回すためにも、課題・施策・結果が分かるようにしておきましょう。
チームメンバーが誰でも閲覧できるようにする
チーム内での担当の変更や、クライアントの引継ぎを行うこともありますよね。
その際に日報を誰でも閲覧できるようにしておけば、前任者から引き継ぎのなかった細かい対応や課題についても知ることができます。
予備知識を持つためにも、課題解決のためにも、チームメンバーで日報を共有しましょう。
日報には必ずフィードバックを行う
日報が提出されても、忙しいからと確認をおろそかにしていませんか。
日報には必ずフィードバックを行いましょう。
部下よりも先に退社する場合には、朝出勤したらフィードバックの時間を設けたり、他のチームメンバーに確認をお願いするのも良いかもしれません。
フィードバックがあることで、モチベーションを保つことができます。
注意したいのが、「フィードバックはなるべくポジティブな内容にすること」です。
注意点は端的にし、成長した点や良かった点に気が付いたらそこを褒めます。
後から読み返すこともできるため、口頭ではなく文章で残すようにしましょう。
おわりに｜日報作成はSFA活用で効率化！
日報は書いた人だけではなく、会社にとっても重要な資産といえます。
日報を有効活用することで、業務改善を行うことができるだけではなく、部下の変化をキャッチアップして、適切な対応を取ることも可能です。
管理工数を軽減するためにも、ぜひ日報を活用してくださいね！
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エクセルシートや紙日報では、情報を確認したいときにリアルタイムで確認したり、他のツールと連携ができなかったり、他の人との共有がしづらかったりと、100点のツールとは言えません。
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