エクセル管理から脱却し、Mazrica Salesを活用して営業活動を効率化する方法について、詳しく紹介していきます。
エクセル管理に不満を抱えている方、Mazrica Salesで営業管理がどう変わるの？と思っている方は必見です！
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この記事の内容
エクセル管理のウィークポイント
エクセルは、無料で使えるソフトですし、「データ管理にまずはエクセルを活用する」という方は多いでしょう。
しかし、エクセル管理における以下のようなウィークポイントにお困りの方もいるのではないでしょうか。
関連記事：エクセルで案件管理をするポイントと使い方【無料テンプレあり】
データ入力にコストがかかる
エクセル管理をする場合、基本的にはデータの入力は手動で行います。
しかし、企業で扱う膨大なデータを一つ一つ入力していては、時間的コストが非常に多くかかってしまいますし、人員コストも必要になってきます。
また、大量のデータを手入力で入力するため、入力ミスは少なからず起きてしまうでしょう。
大量のデータ管理に向かない
エクセルの1シートで管理できるデータの最大行数は約100万行であり、保存できるデータ量には限りがあります。
大量の顧客データや商品データを管理しなければならない場合や、長期間にわたって記録する場合にはデータ容量が不足してしまう可能性があります。
また、エクセルは、データ量や複雑な関数が増えると処理速度が遅くなることがあります。処理速度の低下によって作業効率が落ち、担当者の負担が大きく増えることに繋がります。
ファイルサイズが大きくなると、ファイルが壊れることもあり、苦労して入力したのに最初からやり直す羽目に…なんてこともあるかもしれません。
複数人での共有・編集の非効率性
組織内でExcelファイルを共有・閲覧することは可能ですが、複数人で編集する場合には情報更新にラグがあったり、相手が編集中の情報が見られなかったりするなど、非効率性が伴います。
通知やチャットを利用して複数人で順に更新する等の方法を決めておく必要があるでしょう。
ちょっとした手違いによって最新情報が更新されていなかったり、ファイルが破損するなどの問題も生じ得ます。
属人化しやすく、メンテナンスが困難
前任者が作成したシートに複雑な関数が含まれていたり、マニュアル化されていない方法で作成されていたりすると、引継ぎが困難になり、メンテナンスされないまま使われなくなってしまう可能性があります。
エクセル管理は担当者のスキルの度合いによってポテンシャルが大きく変わり、属人化してしまいやすいのです。
また、複数人で編集する場合は誰がいつどこで編集したのかの履歴を追うことができないため、誤ったメンテナンスが行われた際に原因の究明を行うのが困難になります。
他ツールとの連携が困難
エクセルと他ツールのデータとの紐づけは難しいので、他の資料からエクセルにデータを移す場合は基本的にいちから手入力する必要があります。
そのため、作業が二度手間になったり、入力ミスが増えたりしてしまう恐れがあります。
Mazrica Sales（SFA/CRM）を導入してエクセル管理のウィークポイントを克服する方法
以上のようなウィークポイントは、Mazrica Salesを導入することで克服することができます！
営業管理の課題を解決するためにMazrica Salesで何ができるのか？具体的にご紹介します。
SFAに関する紹介記事はこちら：
見やすくて使いやすい直感的なUI/UX
リストで羅列するエクセルと違い、Mazrica Salesでは、特別な操作なしでツール内のデータを簡単にグラフ・レポート化<することができます。
また、案件の進捗情報は進捗度ごとに色別のカード形式で表すことができます。
特別な関数やテクニックを覚える必要がないため、誰でも直感的に使いこなせることが特徴です。
データのレポーティング・分析を一瞬で
Mazrica Salesでは、エクセルでは難しいレポーティングを一瞬で行うことができます。
取引先別の前月実績、3か月後の見込み売上額、商品毎の受注率など…、Mazrica Salesのソート機能やAI予測機能を用いれば、細かいデータ分析も実現可能です。
データがどこに行ったか探したり、容量が重すぎるのを気にしたりする必要がなく、スマートに大量のデータを操ることができるのです。
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リアルタイムの情報共有で工数削減
エクセルのように、ファイルを新しく作ったらその都度URLを作り、権限を付与して共有し…というような工程をとる必要がなく、サインインするだけで組織内の誰もがデータの利用・編集が可能です。
入力したデータはリアルタイムで更新されるため、保存し忘れるといったこともありません。
モバイルアプリからは、外出先でも簡単に情報の入力・閲覧ができるため、面倒くさいと思われがちな業務報告もすぐ完了。
コメント機能や通知機能も付いており、アプリがそのままコミュニケーションの場として活躍します！
関連記事：スマホ活用で変わるSFAによる営業生産性｜モバイル対応SFA10選
営業の見える化によって属人化回避
Mazrica Salesに入力された情報を見るだけで、顧客の予算や競合データ、各営業がどのフェーズや行動に時間をかけているのかをリアルタイムで把握が可能。
このように、営業の見える化がされることで、特定の人のスキルや能力に頼らない判断や的確なアドバイスができます。
さらに、上司・同僚も情報を確認できることや、アラーム機能を利用することなどにより、長期間訪問していない顧客や、やり残していることを漏れなく把握できます。
他ツールとの連携で業務効率アップ
Mazrica Salesは、様々な業務効率化ツールと連携できるため、無駄のないデータ入力やスピーディーな報連相という面で非常に効率高く利用することができます。
例えば、Google Workspaceと連携すると、GmailとGoogleカレンダーのデータを連携することが可能です。
Gmailでメールを送信するときに案件とアクションを選択するだけで、Mazrica Salesツール内に営業履歴としてメール内容が自動取り込みされます。
また、Googleカレンダー内のデータ、Mazrica Salesツールに登録したアクションデータをお互いに同時同期できます。
Mazrica Salesを導入してエクセル脱却から営業活動最適化に成功した企業事例【株式会社翻訳センター】
株式会社翻訳センターは、年間5万件以上もの翻訳案件を扱う日本最大規模の翻訳サービス企業です。
【株式会社翻訳センターの企業情報】
業種：サービス
従業員数：100名〜500名
営業タイプ：新規営業中心
課題：進捗管理（ヨミ管理） 営業情報の属人化 営業活動の可視化
営業部が抱える課題の解決策として、Mazrica Salesが導入されました。
営業部が抱えていた課題とは？
2018年に新設された、機械翻訳、翻訳支援ツール、文字起こしツールなど各種サブスクリプションツールの販売にあたるソリューション営業部は、設立当初はエクセルによる営業管理を行っていました。
案件数が少ない初期は、営業担当自身のメモがメインの記録として用いられていたため、属人的な管理状態でした。
しかし2019年以降、同社が代理販売する機械翻訳がSNSで話題になったことで問い合わせ件数が爆増し、エクセルの記録件数が1,000件を超えると、課題が顕在化してきました。
ソリューション営業部主任の東海氏によると、1000件を超えたあたりからエクセルシートの容量が重くなり、起動に時間がかかったり、データの扱いにストレスを感じるようになったということです。
また、課長の林氏は、自身の営業業務と並行して組織の営業管理を実現するためには、エクセルでは限界があると感じたそうです。
チーム全体で課題の改善方法を模索する中、同部署はSFAの役割や機能を知り、すぐさまSFA導入へと動き出しました。
なぜMazrica Salesを選んだのか？
SFAを導入すると決めてから、営業部はまずMust要件とWant要件を洗い出し、リスト化しました。
なかでも最重要視されたのがUI/UXです。せっかく導入しても定着しなければ意味がなく、とにかく使いやすさ・見やすさを重視することが決められました。
このリストを携えてSFAの展示会に赴き、メンバーそれぞれが各SFAの情報を集めてリストに当てはめ、要件を満たすSFAを選び出しました。
そして各ベンダーとの商談、トライアルと議論を進める過程で気づいたのが、Mazrica Salesの「使いやすさ」であったということです。
「実は最初の段階では、私は別のツールを推していました。しかしMazrica Salesのトライアルを経て、社内の導入研修が不要なくらい使いやすいと感じました。現場目線だと、直感的に使いやすいのは大きなメリットです。
前職でも別のSFAを使っていたのですが、入力項目が多すぎて負担が大きくて。でもMazrica Salesなら運用後の工数が最小限になると感じました。」（東海氏）
「展示会でMazrica Salesのブースを訪れた際『こんなことできますか？』といろいろ相談したところ、すべて『できます』との答えでしたが、実は半信半疑でした。それが実際にトライアルで使ってみると、本当にできたのです。
項目を作ったり営業プロセスを組んだりして構築し、自分が『こうしたい』と思う理想がカタチになっていくことが嬉しくて、楽しんで構築できました。」（林氏）
検討メンバー全員の想いや希望を叶えられるSFAとして、管理者目線・現場目線どちらからもお墨付きをもらったMazrica Sales。こうして同社へのMazrica Sales導入が決定しました。
Mazrica Sales導入による変化と効果とは
Mazrica Salesを導入したことで、ソリューション営業部に実際にどのような変化と効果が現れたのかをご紹介します。
【顧客を意識した営業管理により、解約率が1桁台に】
サブスクリプションサービスを提供する形態ながら、エクセル管理時代は既存顧客をフォローするための仕組みや、契約後のサポートが万全でなかった営業部。
しかし、Mazrica Salesを導入してからは、新規開拓と既存顧客対応を分けて管理できるようになったため、今まで以上に既存顧客を意識した営業管理を行えるようになったそうです。
さらに、「Mazrica Sales導入前と導入後で営業ミーティングの質が上がりました。以前は、各メンバーが記憶上の顧客状況を報告・相談するだけでしたが、Mazrica Salesの『売上予測レポート』から各顧客のフェーズを分析することで売上確度の見極めができるようになり、適切なアクションを考えられるようになりました。」
「それからMazrica Salesの営業アクション登録の機能を活用して、ルール化しました。新規契約した時点でCS向け案件を作り、契約更新の2ヶ月前にアクションを作成して予約登録しています。これにより対応漏れがなくなり、確実にフォローする運用を構築できました。この運用を取り入れたこともあり、現在では解約率は1桁台を維持しています。」（林氏）
サブスクリプションサービスは、適切なフォローをしてユーザーにサービスを利用し続けてもらい、解約率を低い水準で維持することが売上成長の鍵を握ります。そのため、同社の【解約率1桁台】がいかに優れた成果であるかわかっていただけることでしょう。
Mazrica Sales導入により新たな営業フローを構築したことで、もともとの高い営業力を活かせる営業活動が実現したのです。
【トラブル発生時の迅速な対処を実現】
また、リスクヘッジの面でもMazrica Salesが活躍しているということです。
「扱っている商材はソフトウェアやクラウドサービスなので、何か障害やトラブルが起こりえます。そのような状況になったとき、迅速にお客様に連絡できる仕組みが必要です。
そこで、Mazrica Salesに蓄積された顧客情報から商材別のメーリングリストを作成しました。以前、実際にシステム障害が起きたときにも、事前にリストを作成していたことで、迅速に対応できました。」（林氏）
部署内で危機感を共有していたからこそ、Mazrica Sales導入の際にも抵抗なく現場に受け入れられ、大きな成果を出すことができているようです。
【効率が悪かったエクセル管理から脱却し、業績拡大へ】
「取り扱う商材が増えたため、導入当時に設定していた入力項目を変える必要が出てきています。ビジネスの世界は流動的なので、Mazrica Salesを当社の状況に合うように柔軟に使っていけたらと思っています。Mazrica Salesはカスタマーサクセス担当者に気軽に相談できる体制なので、これからもアドバイスをいただきつつ、当社なりの運用方法を確立していきたいと考えています。」（東海氏）
エクセルやスプレッドシートで営業管理をしている組織は少なくありません。
しかし、案件数が多くなるほど、手間や工数が増え、営業プロセスを効率良く回すことができなくなってしまいます。同社もまさにそのような状況でした。
しかしMazrica Sales導入・運用によって、営業管理の改善に大きな成功を納めたといえるでしょう。
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終わりに｜Mazrica Salesのサービス紹介資料はこちらから無料ダウンロード！
エクセル管理から脱却し、Mazrica Salesを活用して営業活動を効率化する方法を紹介してまいりましたが、いかがだったでしょうか？
Mazrica Salesについてもっとよく知りたいという方は、こちらのプロダクトページや、デモ動画で詳細情報をご覧ください。
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