Gmail連携機能で情報入力が自動化！ノンストレスでデータを蓄積できた

2011年に設立されたワウテック株式会社は、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」を提供している。東日本大震災をきっかけとしてコミュニケーションツールの必要性を背景に開発されたWowTalkは、企業内コミュニケーションのインフラとして活用されている。

また、同社提供の名刺管理ツールCAMCARD BUSINESSは、名刺をスマホカメラで撮影して最短5秒データ化されるという手軽さから、全世界で1.1億以上のビジネスパーソンが使用。

「ビジネスに新しい驚きを」という理念のもと、立場・時間・場所にとらわれずビジネスパーソン誰しもがシンプルに課題を解決できることを目指している。

同社にとってSFA/CRM導入は初めてのことではなかった。営業組織の強化のために他社のSFA/CRM（営業支援ツール）を導入していたが、SFA/CRMで本来実現したかったことが全くできていないという課題を抱えていた。

「商談のステータス管理、営業担当者別やチャネル別の売上管理などを目的に導入したのに、商談管理や顧客管理は属人化してしまっていて、結局SFA/CRMは売上実績の管理のみに使っていました。結果に至るまでの過程が分からなければ、営業のどのフェーズがボトルネックになっているのかも分からない。営業担当者にアドバイスすることも、PDCAを回すこともできませんでした。」同社のビジネス戦略部部長の壁本氏は以前の状態を振り返った。

せっかく導入したにも関わらず、そこまで定着しなかったのはなぜか。それは、ツールの重たさと複雑さが原因だった。

「とにかく操作が重たいんです。リアルタイムで入力したり、自社に合わせたカスタマイズをする気にもなりませんでした。重たさや煩雑さで営業現場もSFA/CRMを使うことにストレスを感じてしまい、月末にまとめて実績を入力して帳尻を合わせるような運用でした。」（壁本氏）

SFA/CRMを“今よりももっと活用したい”と感じるようになった同社。同じタイミングで、組織の再編成が行われた。会社として新規営業に力を入れていくという方向性のもと、効率的かつデータドリブンに新規の導入社数を増やすために、営業部門がフィールドセールスとインサイドセールスに分かれ、既存顧客への支援を行うカスタマーサクセスが新たに配置され、それぞれのチームでKPIを設定することになった。これにより、マーケティングからインサイドセールス、フィールドセールス、そしてカスタマーサクセスへの、業務の流れができた。一つの顧客に対して、インサイドセールス、フィールドセールス、カスタマーサクセスと各チームが順番に案件をパスしていくため、複数の担当者やチーム間で顧客の情報を共有できる基盤が必須となる。組織の体制が変化することで、従来の“活用できないSFA/CRM”ではチーム間の連携も取れないことから、SFA/CRMの切り替えが検討されることになったのだ。

SFA/CRMツールの検討を始めた同社。価格、機能、ユーザビリティの視点から検討し、最終的にMazrica Sales（旧Senses）ともう一つのツールで迷ったという。

そこで決め手となったのは、前回のSFA/CRM導入失敗を踏まえた反省点だった。

「とにかく、運用しにくいSFA/CRMはもうこりごりでした。もう一つのツールはできることが多いのですが、それまでと同様に設定や管理が大変そうでした。将来的な姿を想像した時に、自分たちでは活用しきれないと感じたんです。」（壁本氏）

その点、Mazrica Sales（旧Senses）には以下のような印象を抱いたという。

「直感的に使えそうな操作性、ダッシュボードやレポート機能などのわかりやすさが優れていて良いなと感じました。またサポート体制がしっかりしていて、無料トライアルの段階でも親身に相談に乗っていただけました。機能に関することだけではなく、組織を再編成する中でどのようにツールを活用すればいいのかというコンサルティング的なアドバイスもあったので、導入後もスムーズに運用できそうだと思ったんです。」（壁本氏）

営業現場でもマネージャー層にも、Mazrica Sales（旧Senses）が日々活用されている。カスタマーリレーション部のマネージャーである熊谷氏に、Mazrica Sales（旧Senses）の実際の活用の仕方について話を伺ってみた。

「企業マスタを使って取引先の管理ができるので、取引先が重複して登録されることがなく、常にデータが綺麗な状態で顧客管理を行うことができています。また、Gmailとの自動連携機能が便利で、わざわざツールに情報を入力し直す必要がない。以前はSFA/CRMへの情報入力を面倒がっていた営業担当者の間でも、Gmail連携によって自動的に蓄積される情報が役立つ機会は多く、SFA/CRMを活用していくことへの納得感が実体的に広がっています。」（熊谷氏）

それぞれのチームのマネージャーはレポート機能を活用し、日々の分析に役立てている。

「前回のSFA/CRMでは、レポートを確認するだけでも操作が複雑で時間を要していましたが、Mazrica Sales（旧Senses）は簡単な操作で担当者別・チャネル別のレポートが完成するので、今では毎日チェックできています。本来SFA/CRMを通して実現したかったことが、やっと叶ってきました。」（熊谷氏）

組織再編とSFA/CRMの乗り換えからわずか1〜2ヶ月にして、見事にデータドリブンな組織スタイルを確立することができたワウテック社。実際に感じている効果はどのようなものだろうか。

運用を始めて数ヶ月の現状でも、以下の効果が現れてきているという。

・チーム間で情報が共有されるようになり、データを根拠にした本質的なコミュニケーションが増加

・情報入力に費やす時間が大幅に削減

「これまでは営業活動が属人化しており、営業の数字の達成や未達の要因も他のチームからでは全くわかりませんでした。今ではMazrica Sales（旧Senses）の情報をベースに、マーケティング、インサイドセールス、フィールドセールス、カスタマーサクセスなどそれぞれのチーム間で、どうやったらより多くの案件をフィールドセールスにパスできるかや、新規の数字を積み増すために何ができるのかなどといった議論が活発になっています。組織体制が分業制になったことで、部署間の連携は必要不可欠なものとなりましたが、効率的に情報を残して共有・可視化できるMazrica Sales（旧Senses）は、当社の新たな組織体制にとてもマッチするツールです。」（壁本氏）

「以前は月末に半日くらい時間をかけて、案件の入力を一気に行っていましたね（笑）。使っていたSFA/CRMの操作が複雑で、どうしても日々入力する気が起きなかったからです。Mazrica Sales（旧Senses）はメール連携機能のおかげなどで気がついたら案件が作成されているので、入力作業に費やす時間は大幅に削減されました。ノンストレスで活用することができて、自分のために使っている実感が持てています。」（熊谷氏）

SFA/CRMの乗り換えにより、データドリブンな営業組織と社内体制をスピーディーに確立することに成功したワウテック社。同社の課題であった新規の営業力強化において、すでに確かな手応えを感じているようだ。