「取引先の連絡先がすぐに見つからない」「商談に行った後のフォローが漏れてしまった」と感じたことはありませんか。
もし、取引先情報がすぐに見つからず、商談後のフォローが漏れてしまうなどの事態が頻繁に起こってしまうようなら、顧客・取引先管理が上手くできていないことが原因の一つと考えられます。
取引先管理や顧客管理に少ないコストで効率よく取り組むためには、以下のような施策が有効です。
- 売上が上がらない原因を突き止め、改善策を立てる
- どのフェーズで、どのくらいの数字を達成すべきかを予測する
そこで今回は、顧客・取引先管理をする目的に合わせた、効率的な管理方法を3つ紹介します。
この記事の内容
取引先管理とは？
取引先管理とは、取引先の所在地や担当者の氏名や年齢、与信枠などの基本情報を管理することです。
一般的に、取引先とは信用を担保に売掛金取引を行いますが、リスクが伴うため、情報を管理することで、お互いに安心して仕事ができるようになります。
取引先管理の目的
取引先管理の最大の目的は、売掛金未回収の防止です。取引先の状況がわからなければ貸したまま倒産するリスクもあり、自社が不利益を被る可能性もあります。
また、市場分析やマーケティングなど自社の売上をアップする際の施策にも有効活用できる点も大きな目的の一つと言えます。
取引先管理の4つの方法
まずは、一般的な取引先管理の方法は以下のようにまとめられます。
- Excelで管理
- SFAで管理
- DSRで管理
- CRMで管理
| 管理方法 | コスト | 同時編集 | 分析のしやすさ | おすすめの規模 |
| Excel | 無料 | △（重くなる） | ×（手動） | 1〜3名 |
| SFA/CRM | 有料 | ◎ | ◎（自動） | 5名以上 |
これらの管理方法にはそれぞれ異なるメリットとデメリットが存在します。
ここからは、各ツールについてメリット・デメリットを詳しく解説します。
関連記事：顧客管理とは？エクセルやシステムでの管理方法を分かりやすく解説
1. Excelで管理
Excel管理の方法は至ってシンプルです。
管理したい項目を決めてシートを作成し、あとは営業メンバーに適宜、入力してもらいます。
管理する項目については以下のものがおすすめです。ぜひご自身で管理される際に参考にしてください。
- 取引先管理：
顧客の企業情報や担当者情報
（記入項目：企業名、業界、社員数、会社ホームページのURL、住所など） - コンタクト管理：
商談についての経緯・進捗などの履歴
（記入項目：担当者（役職）、連絡先など） - 案件（商談）管理：
案件が顕在した段階からの進捗状況
（記入項目：案件名、企業名、商品、チャネル、フェーズ、課題など） - 行動（アクション）管理：
アポやクロージングなどの営業活動と数値データ
（記入項目：案件名、フェーズ、行動の内容・担当者・日付・施策、実施結果など）
Excelで管理するメリット
- 無料で今すぐ始められる
- シートを自分の管理スタイルに合わせて作ることが可能
- 入力するだけなので誰でも使える
Excelで管理するデメリット
- それぞれのデータが相互に紐付かない
- 入力作業が多く、更新が大変
- 入力内容の変更履歴を追うことが難しい（誰が入力したのか、変更をしたのかがわらかない）
- グラフ化や分析に時間と労力がかかる
▶︎▶︎Excel管理に限界を感じてきたら確認したい「Excelからの脱却タイミング」とは？
関連記事：エクセルで案件管理をするポイントと使い方【無料テンプレあり】
2.SFA/CRMで管理
営業活動の効率化（SFA）と、顧客との良好な関係構築（CRM）を統合して管理することで、単なる情報保管に留まらない、売上の最大化に向けた戦略的な顧客管理が可能になります。
ここでは、SFA/CRMツールである「Mazrica Sales（マツリカセールス）」を例に、具体的な管理手法を解説します。
効率的なデータ蓄積とアクション管理
まずは、日々の営業活動をデータ化し、組織全体で「今、何が起きているか」を可視化します。
取引先管理： 企業名を入力するだけで、データベースから企業情報が自動補完されます。手入力の手間を省き、1分程度で正確なマスタ作成が完了します。
進捗・案件管理： 「ヒアリング→提案→受注」といった営業フェーズごとの進捗を直感的に把握できます。
SFA/CRMツール「Mazrica Sales 」の案件ボード画面
アクション管理（行動管理）： 過去の接触履歴や次回のアクション予定を管理し、属人化を防ぎます。
SFA/CRMツール「Mazrica Sales 」のファネル分析レポート
戦略的な目標設定とモチベーション維持
蓄積されたデータは、個人の勘ではなく、数値に基づいた経営判断に活用されます。
売上目標設定： 案件ごとの成約確度から、会社・部門、さらには営業個人ごとの適切なノルマを設定します。Excelでの履歴管理をデジタル化することで、達成に向けた具体的な改善策を導き出せます。
SFA/CRMツール「Mazrica Sales 」の売上目標管理画面
モチベーション管理： 成果や活動を可視化し、適切な評価やフォローを行うことで、チームの士気を維持します。
カスタマージャーニーに沿った関係構築
SFAが「営業メンバーの動き」を管理するのに対し、CRMの視点では「顧客の体験（行動・感情）」を管理し、長期的な利益拡大を目指します。
コンバージョン設計： 「資料請求」や「セミナー申し込み」など、自社にとっての成果（ゴール）を定義し、どのタイミングで営業へパスするかを最適化します。
カスタマージャーニーの自動化： 「メールを開封したら商品案内を送る」といった顧客の行動に応じたシナリオを設定。ツールによる自動アプローチで、顧客が求める情報を最適なタイミングで提供します。
黄色：CRMが自動で行うアクション、緑：顧客が取ったアクション、赤：顧客が取らなかったアクション
関連記事：顧客管理システム（CRM）35選！正しい選び方とおすすめを紹介
取引先で管理すべき情報
企業情報
取引している企業の情報は、特にBtoBビジネスで必要になります。企業情報としては、以下の項目が必要です。
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名刺に記載されている住所や電話番号だけでなく、事業内容や社員数などの情報も把握しておくと、マーケティングや営業活動に活かすことができます。
また取引先企業の最新情報を把握するために、企業サイトやSNSアカウントも加えておきましょう。
個人情報
個人情報とは、BtoBならば取引先企業の担当者、BtoCならば各ユーザーの情報となります。主に以下の項目が個人情報に該当します。
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上記で挙げた項目は一例です。ビジネス形態によって不要なものもあるので、自社で精査しましょう。
なお、顧客データを蓄積・統合・分析するためのプラットフォーム、「CDP」についての記事もご参考ください。
関連記事：CDPとは？カスタマーデータプラットフォームのメリットや機能を解説
問い合わせ履歴情報
顧客からの問い合わせ内容も、顧客情報として管理できます。以下の項目を、各顧客に紐づいて管理しましょう。
- 問い合わせ日時
- 問い合わせ内容
- 対応履歴
問い合わせ内容を分析することで、どのような属性の顧客がどんな課題を抱えているのかを把握できます。
また自社での対応履歴も蓄積しておけば、対応の遅れや漏れを防ぐことができるでしょう。
コミュニケーション履歴情報
BtoB/BtoC問わず、顧客とのコミュニケーションの履歴を蓄積しておくと良いでしょう。コミュニケーション内容は、主に以下の項目があります。
- メルマガ配信日時・メルマガ内容・開封したかどうか・URLをクリックしたかどうか
- メールでのやり取りの日時・内容
- 電話でのやり取りの日時・内容
- SNSでのやり取りの日時・内容
コミュニケーションの内容から顧客の課題やニーズを深掘りし、提案内容を見極められます。
商談履歴情報
BtoBビジネスでは、各顧客との商談内容の履歴も顧客情報として管理しましょう。商談内容の履歴から、案件の進捗状況を把握します。
- 商談日時
- 商談担当者（営業担当者）
- 取引先の商談出席者
- 商談内容
- 宿題
- 受注予定日
決裁フローが複雑な企業や、決裁者が多い企業ほど、商談回数が増える傾向にあります。
そのため商談履歴を管理しておかなければ、どこまで商談が進んでいるのかを把握できなくなり、最悪の場合は失注してしまうので注意が必要です。
購入履歴（契約履歴）情報
顧客の購入履歴（契約履歴）も管理すべき項目です。
- 商材名
- 単価
- 個数
- 購入金額
- 契約日
- 納品日
サブスクリプション型のビジネスの場合は、上記項目に「契約更新予定日」も追加すると良いでしょう。
取引先管理方法を選ぶ際の5つのポイント
ここでは、取引先管理方法を選択する時に考えるべき5つのポイントをご紹介します。
- どんな情報が必要か
- 他のツールと連携するかどうか
- 閲覧、入力は誰がするのか
- 複数の人が同時に入力するかどうか
- 外出先から閲覧・入力するかどうか
どの方法が自社に合うのかを考えながら読み進めてみてください。
1. どんな情報が必要か
どんなことでも「小さい・少ない」よりも「大きい・多い方」がいいと言われますが、情報に関しては、必要最低限のものを集める・管理するのがベストです。
あれもこれもと大量に情報を集めても処理しきれないですし、そうなれば活用することもできません。
また、個人情報漏洩のリスクも高まります。
ポイントは、取引先管理の目的に合わせた情報だけを収集・管理すること。
請求書の発行のためだけにしか使わないのであればExcelで十分です。
一方で、B to Bで販売をしている会社であれば、企業情報、担当者情報、購入履歴、顧客の予算、営業のアプローチ履歴を管理することが必要になります。
この場合は、SFAやCRMシステムを導入することで管理がスムーズになり、成果に結びつけやすくなります。
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2. 他のツールと連携できるかどうか
マーケティング活動から営業活動、さらに長期的な顧客の管理までを行う場合、SFAとCRMの連携が必要不可欠です。
ここで気をつけたいのが、情報がきちんと紐づくかどうかという点です。
それぞれのツールに手入力しなくてはならないとなると、作業時間や労力が増えてしまいますし、入力ミスなども起こりやすくなります。
また、営業活動をExcelで管理していて、後から顧客管理のためにCRMを導入する時にも注意が必要です。
なぜならExcelのデータを自動でツールに反映させることはできないからです。
他のツールと連携できないことを踏まえた上で、それでもCRMを導入するのか、それとも営業活動はSFAで管理することにしてCRMと連携させるのか。
どの方法が一番、業務を効率的にできるのかを考えて選ぶようにしましょう。
関連記事：Mazrica Salesと連携できる外部サービス11選
3. 閲覧、入力は誰がするのか
取引先や顧客の情報は、全員が同じ情報を共有することが望ましいです。
しかし、自分に関係ない情報が大量に溢れてしまっていれば、情報を探すのにも手間がかかりますし、必要な情報を見逃してしまうことにもなりかねません。
情報量に混乱する事態を回避するには、情報を閲覧できる人、入力できる人を設定し、必要ない情報にはアクセスできないようにしましょう。
Excelの場合には、ファイルにパスワードを設定したり、読み取り専用にすることで、閲覧や入力を限定できます。
SFA・CRMの場合にはツールの機能で細かく権限を設定することができます。
4. 複数の人が同時に入力するかどうか
自分だけが使うものなのか、チームや会社全体で使うものなのかによっても、どの管理方法を選ぶのか変わってきます。
チームで使う場合には、複数の人が閲覧することが前提になるでしょう。そこで、同時に一人ずつしか入力できなければ仕事の効率は下がってしまいます。
小規模なチームであれば、Excelの共有設定やスプレッドシートで問題ありませんが、使用する人数や情報が増えるとファイルの動作が重くなったり、壊れてしまう可能性が高まります。
そのため、4〜5名以上で使う場合には、SFAやCRMの導入を検討してみた方がいいでしょう。
関連記事：【Mazrica Sales活用事例】営業チーム内の情報共有を促し営業効率の向上に繋げた事例
5. 外出先から閲覧・入力するかどうか
社内のパソコンからだけで閲覧・入力するのか、それとも外出先でスマートフォンやタブレットなどからも閲覧・入力できるようにするのかについても、考えておきましょう。
社内だけに限定した場合はセキュリティ面も安心ですし、管理手法もExcelで事足ります。
しかし、外出先で資料が閲覧できない、会社に戻らないと入力できないとなると、営業メンバーの負荷は大きくなってしまいます。
外出先での業務を考慮にいれて、どうすべきかを判断しましょう。
外出先からも閲覧・入力できるようにする場合には、画面や入力方法が自動でスマートフォンやタブレットに最適化されたSFAやCRMが便利です。
関連記事：SFA（営業支援ツール）おすすめ比較10選【2026年最新】
取引先管理ツール・テンプレート
最後に、取引先管理・顧客管理を効率化するおすすめのSFA/CRMツールと、今すぐ使えるエクセルテンプレートを紹介します。
おすすめSFA/CRM「Mazrica Sales」
株式会社マツリカが開発・提供しているMazrica Sales (マツリカセールス) は、「入力されない」「定着しない」「上手く使いこなせない」といった課題を解決すべく開発されたクラウド営業支援ツール（SFA/CRM）です。
営業管理と顧客管理の両方の側面を併せ持ったSFA/CRMであるため、営業活動の情報と顧客の企業情報・個人情報（担当者情報）のどちらもをスマートに一元管理します。
関連記事：【Mazrica Sales活用事例】取引先や担当者の顧客データを一元管理する方法
【費用】
- スタータープラン：月額6,500円／ID～
- グロースプラン：月額12,500円／ID～
- アンリミテッドプラン：月額18,500円／ID～
【特徴】
- Mazricaに蓄積された70万社以上の企業情報を自由に取り込み可能
- 直感的に進捗状況を確認できる案件ボード
- 売上実績や推移、着地見込みなど、さまざまな分析レポート
- AIによる受注確度予測、ネクストアクションのレコメンド、手書きメモや名刺スキャンからの自動入力
- 外部ツールとの連携によるデータの自動同期
- モバイルアプリで外出先や移動中でも操作可能
【導入効果】
Mazrica Sales の導入・活用により、以下のように営業現場で実際に活用しているユーザーが「売上向上」や「工数削減」を実現しています。
- 1人あたりの「売上アップ率」：+39.6%
- 1人あたりの「工数削減率」：-30.0%
▶▶【無料DL】取引先管理・顧客管理を効率化するMazrica Salesとは？
今すぐ使えるExcelテンプレート
Excelで営業管理を行う際、運用を続けていくとどうしても入力にバラつきが生じ、本来の営業管理の目的が見失われてしまう場合があります。
本テンプレートを活用して、チームで統一した営業管理の参考にしていただければと思います。
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おすすめツール-取引先とのコミュニケーションを可視化
Mazrica DSR
Mazrica DSRは、営業と買い手(顧客)の間に発生するコミュニケーションを一元管理できる「カスタマーコラボレーションプラットフォーム」です。
営業と顧客においてやり取りされる、
- 製品紹介や提案書などの資料
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- 議事録や案件サマリーなどのテキストメモ
- 約束や宿題、確認事項など双方のタスク管理
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これらの情報を、たったの数十秒で構築できる堅牢な招待制マイクロサイト（専用Webページ）のURL一つにまとめて共有します。買い手は、より早く、楽に、知りたい情報を取得でき購買体験が向上します。営業は、より早く、確実にお客様と信頼関係を築きながら案件を受注できます。Deal Roomを営業担当者間で共有することで取引先との詳細なやりとりが管理できまます。
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おわりに
取引先管理方法は、目的に合わせて選ぶことが大切だとお伝えしてきましたが、あと2つ、重要なポイントがあります。
- 規模に合わせた管理方法を選ぶ
SFAやCRMはたしかに便利なツールですが、使うユーザーが2〜3名など、ごく少人数であれば、Excelで十分な場合もあります。 - 社員のITリテラシーを考える
多機能なものは操作が複雑で、使わないメンバーも出てきてしまいます。
自社の社員がどのくらいのITリテラシーを持っているのかを見極めると同時に、できる限りシンプルに使えるものから管理を始めてみるのがいいでしょう。
記事の中でお伝えした、管理する目的に加えて上記も踏まえた上で、どの管理手法がいいかを検討してみてください。
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