営業組織は、適切な環境が整っていないと情報が閉鎖的になり、属人化してしまいやすいもの。
個人のスキルや経験に依存していて、案件の情報は担当者しか分からない…なんてことが起きていませんか?
本記事では、クラウド型営業支援ツールのMazrica Sales がどのように営業の属人化を改善し、生産性向上のための営業改革を推進する事ができるのかについて説明していきます。
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営業の属人化事例
営業の属人化とは、営業業務が特定の個人の経験やスキルに依存し、売上が左右されてしまう状態のことです。
属人化している営業部には、下記のような問題が発生してしまいます。
営業活動のノウハウが社内に残らない
営業担当者は、顧客に対して様々な働きかけをし、やり取りを行います。
しかし、営業が属人化していると、業務が個人の範囲内で完結してしまい、ノウハウを残していくことができません。
顧客との打ち合わせやメールでのやり取りが共有されないと、確認のために顧客に余計な手間を取らせてしまったり、社員ごとにバラバラな対応をして顧客を困惑させることになってしまいます。
優秀な営業パーソンのノウハウを蓄積することができないので、チーム全体の成長につなげることも不可能です。
営業活動を分析して改善策を考案・実行できない
営業が属人化していると、営業担当の活動情報を蓄積できないため、どういったアクションが成果につながり、逆にどういったアクションが成果に繋がらなかったのかを分析できなくなってしまいます。
失敗体験や成功体験をチームで共有し課題解決のための改善策を実行できなければ、継続的な成果を上げるのは難しいでしょう。
新人の教育に時間がかかる
営業職における新人教育では、商品知識や基本的な営業手法以外にも、顧客のニーズや悩みを引き出すヒアリング能力や、そのニーズをみたす適切な提案をベストタイミングで行うスキルまで伝えていく必要があります。
そのためには、ベテラン社員がロールプレイなどを通じてノウハウを伝えていくことが大切です。
しかし、属人化しているとそもそもチームでノウハウを共有できず、毎回ゼロからのスタートになってしまいます。
その結果、新人の教育に時間がかかり、時間をかけてもなお半端な段階にしか到達できません。
引き継ぎが上手くいかないなど、トラブルが発生しやすい
営業組織が属人化状態にあると、担当者が異動・退職した場合、他の営業パーソンには詳しい顧客情報やこれまでのやりとりがわからないため、引継ぎ時にトラブルが発生してしまうことがあります。
特定の担当者でなければ連絡のとれない顧客がいたり、特定の担当者に大口の顧客が集中している場合もあるため、対応によっては大事な顧客を失うことになりかねません。
Mazrica Salesが営業の属人化を改善する方法
上記のような属人化状況は一刻も早く改善されなければなりません。
Mazrica Salesには、属人化を効率良く解消できる機能が豊富に搭載されています。
SFAに関する紹介記事はこちら：
営業ナレッジの蓄積
Mazrica Salesを使えば、過去のやり取りや使った提案資料、先方のキーマンの情報などを、誰がいつ見ても分かりやすいように整理して蓄積できます。
社内での打ち合わせや議事録、営業に関わる資料も全て案件に紐付けてMazrica Salesに格納していくことが可能です。
メールに添付した提案書や見積書などのファイルは自動で取り込むことができます。
案件の進捗状況が一目でわかる案件ボード
Mazrica Salesの案件ボードは、営業プロセスのフェーズごとにカンバン形式で案件情報を表示します。
最終対応日からの経過日数に応じて色分けでアラートされるため、全てのチームメンバーが一目で案件の進捗度や優先度を把握することが可能です。
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営業担当の活動記録を蓄積するアクション管理機能
電話やメール、面談や社内会議、社外との調整といった日々の営業活動を「アクション」として登録し、管理できます。
いつだれがどんなことをしたのかを、時間をかけて入力したり、色々なツールを往復して追跡したりする必要がなく、Mazrica Sales一本でノウハウの集約が可能です。
登録したアクションは、アクション予測/分析/推移レポートにて自動分析されます。
AIによるデータに基づいた予測・提案機能
AIが過去の案件データをもとに受注確度/受注契約日/受注金額を解析して予測する、AIフォーキャスト機能。
過去の成功事例を検証してネクストアクションを提案してくれるため、「既存顧客にどのようなアプローチをしたら良いのかわからない」という場合でも、個人の経験や勘に依存しない営業アプローチが可能です。
外部ツールとの連携・データ同期
Mazrica Salesは、GoogleカレンダーやGmail、Office 365をはじめ様々な外部ツールと連携させることができます。
たとえば、Googleカレンダーに入力した営業担当者の商談スケジュールはMazrica Salesにも自動で同期されるので、メンバーの予定把握や進捗確認が容易に行えます。
Gmailではメールを送信するときに案件とアクションを選択するだけで、Mazrica Salesにメール内容が自動取り込みされ、営業状況の確認だけでなく、引継ぎの際に無駄な時間を減らすことが可能です。
Slackなどのビジネスチャットツールと連携すると、アラートや通知機能によって、情報共有の円滑化に貢献できます。
Mazrica Sales を導入して営業の属人化の改善に成功した企業事例【株式会社ファンケル】
株式会社ファンケルは、化粧品事業から健康食品、肌着や雑貨などさまざまな領域の商品を製造・販売している企業です。
【企業情報】 業種：製造業
従業員数：500名〜1000名
営業タイプ：BtoB 既存営業中心
課題：営業情報の属人化 営業活動の効率化・可視化
属人化を始めとする営業課題を解決し、情報やナレッジの共有が円滑にできる営業組織に改善することを目指してSFAが導入されました。
営業部の属人化状態
株式会社ファンケルの流通営業本部では、当初紙での管理、ExcelやWordファイルでの管理が多く、情報の属人化が深刻でした。
営業メンバーはそれぞれ個人で営業資料を作成するため、同じ商品であっても、人によって営業資料が異なるという状況が起きていたのです。
個人個人が頑張って成果を出そうとしても、情報が共有されないため全体の成果が伸びず、営業部長は歯がゆく感じていたそうです。
なぜMazrica Salesを導入したのか？
属人化問題の現状打破のため、営業部の対策チームはSFAツール導入へと舵を切りました。
対策チームは『管理するためのツール』ではなく『現場が活用して良くなるためのツール』としてSFAを導入することを軸としていたため、数多くあるSFAの中から現場の使いやすさにこだわったMazrica Salesの導入を決定。
チーム全体、個人の営業活動の情報がすぐに取り出せるMazrica Salesのレポート画面、さらに、ツール自体の使いやすさだけでなく、サポート面やコンセプトにも共感するところがあったといいます。
「Mazrica Salesに関しては、新機能追加やリリースなどでの『開発面』、そしてサポートやカスタマイズなど『運用面』、どちらも顧客に寄り添っていると感じました。 また、（当時マツリカが掲げていた）『世界を祭り化する』という企業コンセプトにも興味を持ちました。私たちと一緒に成長していけるのではないか、と。」（同社業務サポートグループ課長 小林様）
Mazrica Sales導入の効果と期待
ファンケルの流通営業本部では、Mazrica Sales導入後に運用を定着させるため、毎日の朝礼の中で『Senses（現Mazrica Sales）月間』と称する取り組みを実施しました。
名刺の取り込みや案件カードの作成などの基本操作を身につけるよう全体に促すことで、メンバーのMazrica Salesの利用度や関心度を高めるだけでなく、営業活動の課題解決のための意識向上にも繋がっています。
このように徐々に現場にMazrica Salesを定着させていき、次のステップとして属人化脱却やナレッジ共有などを促進させています。 また、Mazrica Sales活用が流通特有の売上管理の煩雑さを解消してくれるのではと期待しているとのこと。
「帳合や小売の管理が必要なので、流通業ではどうしても売上管理が煩雑になりがちです。 ただ、Mazrica Salesでは取引先の親子設定ができる機能が追加され、流通特有の課題にも対応できるようになりました。我々の期待通り、日々機能が進化しているのは心強いです。」（小林様）
さらに、Mazrica SalesのBI機能も注目されています。
「Mazrica BI」は、外部のデータベースとMazrica Sales上のデータを組み合わせて高速・柔軟に集計・分析できる機能です。
同社流通営業本部では、BI機能によって点在するPOSデータと顧客情報・案件情報の一元管理できる仕組みを構築し、さらなる事業発展を目指しています。
※部署名・役職は取材時点（2022年12月16日）
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終わりに
営業支援ツールMazrica Salesが、どのように営業の属人化を改善し、生産性の向上に貢献できるのかについて紹介してまいりましたが、いかがだったでしょうか？
営業改革に一歩踏み出せないと感じている方は、現状と予想される未来が今のままで良いのか？という疑問を一度持ってみてください。
Mazrica Salesについてもっとよく知りたいという方は、こちらのプロダクトページや、デモ動画で詳細情報をご覧ください。
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